Peraturan Badan Nomor 12 Tahun 2017 tentang Grand Design Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan

Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan:

1. GrandDesign Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan adalah rancangan induk yangberisi arah kebijakan pelaksanaan sistem pembinaan sumber daya manusia kearsipan melalui peningkatan manajemen kinerja dan peningkatan mutu Sumber Daya Manusia Kearsipan.
2. Manajemen Kinerjaadalah aktivitas untuk memastikan bahwa sasaran organisasi telah dicapai secara efisien dan efektif melalui terselenggaranya pembinaan Sumber Daya ManusiaKearsipan sejak perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan secara lebih efektif, efisien, dan terpercaya.
3. Manajemen Mutu adalahsuatu tatanan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran terciptanya kualitas Sumber Daya ManusiaKearsipan yang profesional sesuai kebutuhan Sumber Daya ManusiaKearsipan secara nasional dan standar kompetensi bidang kearsipan

melalui penerapan manajemen Aparatur Sipil Negara yang transparan, kompetitif, dan berbasis kompetensi. 4. Sumber Daya Manusia Kearsipan yang selanjutnya disebut SDM Kearsipan adalah pejabat struktural di bidang kearsipan, arsiparis dan fungsional umum di bidang kearsipan. 5. KegiatanPembinaan Kearsipan adalah kegiatan untuk memberi pengarahan, penguatan, dan pemberdayaan kepada pencipta arsip, lembaga kearsipan, dan Sumber Daya Manusia kearsipan serta pemangku kepentingan lainnya, berkenaan dengan arsip guna mencapai tujuan penyelenggaraan kearsipan secara efektif dan optimal. 6. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 7. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 8. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 9. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. 10. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 11. Arsip Nasional Republik INDONESIA yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.

12. Pola Pembinaan SDM Kearsipan adalah cara untuk memberdayakan keberadaan SDM Kearsipan dalam suatu organisasi sebagai aset yang berharga bagi organisasi dengan mengoptimalkan peran ANRI sebagai instansi Pembina Jabatan Fungsional Arsiparis.
13. Pola Pembinaan SDM Kearsipan Berbasis Kompetensi adalah bentuk pengelolaan SDM Kearsipan melalui strategi pembinaan SDM Kearsipan yang terpadu dan terintegrasi dalam manajemen Aparatur Sipil Negara sehingga mampu menjadikan SDM Kearsipan sebagai aset utama organisasi dalam mendukung tujuan penyelenggaraan kearsipan.

Grand Design Pembinaan SDM Kearsipan bertujuan: a. memberi arah, acuan dan persamaan persepsi mengenai prioritas langkah-langkah operasional dalam meningkatkan kualitas dan

profesionalitas SDM Kearsipan; b. memantapkan arah kebijakan dan strategi pembinaan SDM kearsipan yang berbasis kompetensi; c. mengoptimalkan pola dan koordinasi pembinaan SDM kearsipan; dan d. mempercepat kerangka dasar dalam menyusun langkah yang lebih rinci (road map) pembinaan SDM kearsipan.

Ruang lingkup Grand Design Pembinaan SDM Kearsipan meliputi: a. strategi pembinaan SDM Kearsipan; b. pola dan pelaksanaan pembinaan SDM Kearsipan; dan c. target kinerja dan pendanaan.

Pelaksana pembinaan SDM Kearsipan di Lingkungan ANRI, terdiri atas: a. deputi yang menyelenggarakan urusan bidang pembinaan kearsipan; b. unit eselon II yang menyelenggarakan urusan bidang SDM Kearsipan; c. tim penjamin kualitas yang meliputi tim penilai kinerja dan assesor; d. tim pusatsebagai penggerak, pelaksana, pengawal kegiatan pembinaan SDM kearsipan di tingkat pusat; e. tim wilayah binaan sebagai penggerak, pelaksana, pengawal di kementerian, lembaga negara, pemerintahan daerah, BUMN/BUMD, dan perguruan tinggi negeri; dan f. tim monitoring dan evaluasi yang melakukan monitoring dan evaluasi baik di tingkat pusat atau wilayah binaan.

Strategi pembinaan SDM kearsipan dilaksanakan sebagai berikut: a. peningkatan manajemen kinerja; dan b. peningkatan mutu SDM Kearsipan.

(1) Pelaksanaan peningkatan manajemen kinerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a, dilaksanakan melalui kegiatan: a. penguatan regulasi di bidang kearsipan; b. koordinasi dan hubungan kerjasama secara sinergi antar pemangku kepentingan; c. mempercepat program kerja yang terkait dengan kebutuhan dan pengembangan karier SDM Kearsipan; d. membangun database pembinaan SDM Kearsipan;

e. pelaksanaan sertifikasi SDM Kearsipan berbasis teknologi informasi; f. memberikan fasilitas layanan akses pembinaan SDM Kearsipan; dan g. monitoring dan evaluasi pengembangan pembinaan SDM Kearsipan. (2) Pelaksanaan peningkatan mutu SDM Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b, melaluikegiatan: a. pelaksanaan bimbingan teknis yang bertumpu kepada standar kompetensi bidang kearsipan; b. meningkatkan kompetensi SDM Kearsipan melalui kegiatan pelatihan dan pelatihan kearsipan yang terukur; c. menjalin kerjasama dengan kementerian, pemerintah daerah provinsi, pemerintah daerah kabupaten/kota, serta perguruan tinggi negeri untuk menyediakan sarana dan prasarana dalam pelaksanaan pembinaan SDM kearsipan melalui pembangunan Tempat Uji Kompetensi (TUK) dengan melakukan kerjasama ; d. melaksanakan sertifikasi dalam jabatan bagi seluruh Arsiparis, sertifikasi dalam bidang teknis tertentu sesuai lingkup pekerjaan bagi SDM kearsipan, sertifikasi tim penilai kinerja dan sertifikasi dalam assesordi bidang kearsipan; e. kaderisasi assesordi bidang kearsipan secara terbuka dengan mengikutsertakan SDM Kearsipan, Asosiasi Arsiparis INDONESIA/AAI; f. memberikan bantuan beasiswa; dan g. mempercepat layanan penilaian prestasi kerja SDM Kearsipan. (3) Bagan model analisis kebijakan pembinaan SDM Kearsipantercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

(1) SDM Kearsipan wajib melaksanakan peningkatan manajemen kinerja sejak dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan secara efektif, efisien, dan terpercaya melalui manajemen kinerja yang handal, komprehensif, dan terpadu. (2) SDM Kearsipan wajib melaksanakan peningkatan mutu dengan tujuan terciptanya kualitas SDM kearsipan yang profesional sesuai kebutuhan dan standar kompetensi bidang kearsipan melalui penerapan manajemen Aparatur Sipil Negara yang transparan, kompetitif, dan berbasis kompetensi.

Keberhasilan pembinaan SDM Kearsipan diukur dari pencapaian sasaran sebagai berikut: a. terwujudnya peningkatan manajemen kinerja, melalui penguatan kapabilitas dan akuntabilitas kinerja ANRI dalam rangka pembinaan dan pengembangan SDM Kearsipan; dan b. terwujudnya peningkatan mutu SDM kearsipan melalui terciptanya kualitas dan kuantitas SDM Kearsipan yang proporsional dan right sizing, serta terkelola arsip sebagai pilar good governance dan integrasi memori kolektif bangsa.

(1) Pola pembinaan SDM Kearsipan diarahkan untuk: a. menghadapi tantangan strategis di bidang kearsipan; b. pergeseran dalam wacana tata kelola pemerintahan (governance issues); c. kebijakan desentralisasi dan otonomi daerah; dan

d. prinsip reformasi birokrasi /penataan kelembagaan yang efektif dan efisien. (2) Pola pembinaan SDM Kearsipan tertuang dalam bagan kebijakan, strategi, sasaran, dan indikator kinerja utama pembinaan SDM Kearsipantercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dengan Peraturan Kepala ini.

(1) Pola Pembinaan SDM Kearsipan Berbasis Kompetensi dilaksanakan untuk mengembangkan manajemen kompetensi secara terintegrasi mulai dari rekruitmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan, penilaian, remunerasi, dan karier. (2) Ketentuan mengenai Pola Pembinaan SDM Kearsipan Berbasis Kompetensisebagaimana dimaksud pada ayat (1)tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dengan Peraturan Kepala ini.

(1) Prinsip Pola Pembinaan SDM Kearsipan Berbasis Kompetensi, meliputi: a. profesional, bahwa

penyelenggara harus dilaksanakan oleh SDM Kearsipan yang profesional dan memiliki kompetensi di bidang penyelenggaraan kearsipan; b. antisipasif, bahwa penyelenggaraan pembinaan SDM Kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan; c. kemandirian dan independen, bahwa SDM Kearsipan berpegang pada kompetensi yang dimiliki, bebas dari pengaruh pihak manapun dalam melaksanakan kewenangannya; d. akuntabilitas, bahwa dalam pelaksanaan pembinaan SDM Kearsipan menekankan pada pertanggungjawaban pada implementasi;

e. responsif, bahwa penyelenggara pembinaan SDM Kearsipan harus tanggap atas permasalahan terkait penyelenggaraan kearsipan. (2) Bagan Pola Pembinaan SDM Kearsipan Berbasis Kompetensi sebagai sistem sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dengan Peraturan Kepala ini.

(1) Proses pembinaan SDM Kearsipan dilaksanakan melalui tahapan: a. perencanaan; b. pengorganisasian; c. pelaksanaan; dan d. pengawasan. (2) Selain proses pembinaan SDM Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ANRI melaksanakan penguatan komponen kompetensi yang meliputi: a. standar kompetensi; b. kurikulum dan pembelajaran; c. sarana dan prasarana; d. assesor; e. sertifikasi; dan f. penilaian prestasi kerja.

(1) Pelaksanaan dalam melakukan pembinaan SDM Kearsipan dikelompokkan menjadi: a. secara makro dilaksanakan dengan penyempurnaan regulasi dan menjalankan fungsi manajerial di tingkat pusat dan wilayah binaan; dan b. secaramikro dilaksanakan melalui implementasi program/kegiatan pembinaan SDM kearsipan. (2) Pelaksanaan pembinaan SDM Kearsipan dilakukan melalui program/kegiatan yang berorientasi pada hasil kegiatan.

(3) Pelaksanaan pembinaan SDM Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dengan Peraturan Kepala ini.

(1) Metode yang digunakan dalam pembinaan SDM Kearsipan dilakukan secara: a. langsung; atau b. tidak langsung. (2) Metode langsung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilaksanakan dengan bertemu langsung dengan pihak yang dibina melalui tatap muka di kelas dan praktik lapangan. (3) Metode tidak langsung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilaksanakan melalui jarak jauh dengan menggunakan sarana teknologi informasi dan komunikasi.

Jenis pembinaan SDM Kearsipan yang diberikan kepada pihak yang dibina dapat berupa: a. bimbingan; b. konsultasi; c. penyuluhan; d. pendidikan dan pelatihan; e. apresiasi; dan f. sosialisasi.

(1) ANRI menyusun target kinerja pembinaan SDM Kearsipan yang diukur dan di evaluasi secara berkala pada akhir tahun berjalan. (2) Pelaksanaan penyusunan target kinerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dengan Peraturan Kepala ini.

(1) Sumber pendanaan pembinaan SDM Kearsipan berasal dari APBN yang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Selain sumber dana sebagimana dimaksud pada ayat (1), pendanaan pembinaan SDM kearsipan juga dapat dilakukan melalui dukungan dana dari pemerintah daerah, BUMN/BUMD, dan perguruan tinggi negeri.

Peraturan Kepala ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 11 Juli 2017

KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

ttd

MUSTARI IRAWAN

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 4 Agustus 2017

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA