Peraturan Menteri Nomor 12 Tahun 2014 tentang TATA CARA SERAH SIMPAN KARYA CETAK DAN/ATAU KARYA REKAM BIDANG KESEJAHTERAAN SOSIAL

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Perpustakaan Khusus adalah perpustakaan yang diperuntukan secara terbatas bagi pemustaka di lingkungan lembaga pemerintah, lembaga masyarakat, lembaga pendidikan keagamaan, rumah ibadah, atau organisasi lain.

2. Perpustakaan Kementerian Sosial adalah perpustakaan khusus yang mempunyai tugas melakukan pengelolaan urusan perpustakaan dan fungsi untuk mengumpulkan, mengelola, dan menyebarluaskan pengetahuan informasi tercetak dan terekam bidang kesejahteraan sosial dengan cara khusus guna memenuhi kebutuhan intelektualitas para penggunanya melalui beragam cara interaksi pengetahuan dalam rangka penyelenggaraan kesejahteraan sosial.

3. Karya Cetak adalah semua jenis terbitan dari setiap karya intelektual dan atau artistik yang dicetak dan digandakan dalam bentuk buku, majalah, surat kabar, peta, brosur, dan sejenisnya yang diperuntukkan bagi umum

4. Karya Rekam adalah semua jenis rekaman dari setiap karya intelektual dan atau artistik yang direkam dan digandakan dalam bentuk pita, piringan, dan bentuk lain sesuai dengan perkembangan teknologi yang diperuntukkan bagi umum.

5. Koleksi Deposit adalah tempat kumpulan bahan perpustakaan yang diterbitkan oleh suatu instansi.

6. Pemustaka adalah pengguna perpustakaan, yaitu perseorangan, kelompok orang, masyarakat, atau lembaga yang menyediakan fasilitas layanan perpustakaan.

7. Serah Simpan Karya Cetak dan/atau Karya Rekam adalah proses menyerahkan karya cetak dan/atau karya rekam dari perseorangan, unit kerja kepada Perpustakaan Kementerian Sosial untuk disimpan dan dimanfaatkan bukan untuk tujuan komersial.

8. Penyelenggaraan Kesejahteraan Sosial adalah upaya yang terarah, terpadu, dan berkelanjutan yang dilakukan Pemerintah, pemerintah daerah, dan masyarakat dalam bentuk pelayanan sosial guna memenuhi kebutuhan dasar setiap warga negara, yang meliputi rehabilitasi sosial, jaminan sosial, pemberdayaan sosial, dan perlindungan sosial.

9. Unit Kerja adalah bagian dari suatu satuan kerja pada Kementerian Sosial yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari suatu kegiatan Kementerian Sosial.

Serah simpan karya cetak dan/atau karya rekam bidang kesejahteraan sosial dimaksudkan untuk menunjang penyelenggaraan kesejahteraan sosial dan penyebarluasan informasi serta pelestarian karya cetak dan/atau karya rekam yang telah dihasilkan.

Serah simpan karya cetak dan/atau karya rekam bidang kesejahteraan sosial bertujuan: a. meningkatkan peranan Perpustakaan Kementerian Sosial sebagai pusat informasi kesejahteraan sosial dan wahana terapi; b. meningkatkan pemanfaatan perpustakaan kementerian dalam Penyelenggaraan Kesejahteraan Sosial; c. mendokumentasikan, melestarikan, dan melindungi karya intelektual yang berkaitan dengan karya cetak dan/atau karya rekam Penyelenggaraan Kesejahteraan Sosial; d. mempermudah penelusuran informasi yang berkaitan dengan karya cetak dan/ atau karya rekam Penyelenggaraan Kesejahteraan Sosial; dan e. mewujudkan koleksi deposit dan melestarikannya sebagai karya budaya bangsa.

Serah Simpan Karya Cetak dan/atau Karya Rekam bidang kesejahteraan sosial diatur untuk kepentingan:

a. penyelenggaraan kesejahteraan sosial; b. penyebarluasan informasi; c. penelitian; d. pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi; e. pendidikan; dan/atau f. pelestarian hasil budaya bangsa.

Perpustakaan Kementerian Sosial berkewajiban untuk menghimpun, menyimpan, memelihara, melestarikan, melindungi, dan mendayagunakan karya cetak dan/atau karya rekam bidang kesejahteraan sosial sebagai koleksi deposit Perpustakaan Kementerian Sosial.

(1) Jenis karya cetak meliputi : a. buku fiksi; b. buku nonfiksi; c. buku rujukan/pedoman umum/petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis; d. karya artistik; e. karya ilmiah yang dipublikasikan; f. majalah/jurnal/buletin; g. surat kabar; h. peta; i. brosur; j. leaflet; dan/atau k. karya cetak lainnya. (2) Jenis karya cetak sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a termasuk juga edisi cetakan kedua, ketiga, dan seterusnya yang mengalami perubahan isi dan/atau bentuk. (3) Karya ilmiah yang dipublikasikan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf e meliputi :

a. buku teks, buku/modul ajar, laporan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, pidato pengukuhan, buku pedoman praktikum, jurnal ilmiah, hasil paten; dan b. tugas akhir/skripsi, tesis, disertasi, laporan kerja praktik, prosiding workshop/lokakarya/seminar dan sejenisnya, orasi ilmiah, hasil karya tulis ilmiah yang dilombakan dan mendapat juara I, II, atau III pada semua tingkat kejuaraan.

Jenis karya rekam terdiri atas karya intelektual dan/atau artistik yang direkam dan digandakan dalam bentuk pita atau piringan, seperti film, kaset audio, kaset video, video disk, piringan hitam, disket dan bentuk lain sesuai dengan perkembangan teknologi.

(1) Penyerahan karya cetak dan/atau karya rekam kepada Perpustakaan Kementerian Sosial dilakukan oleh : a. unit kerja di lingkungan Kementerian Sosial; b. perseorangan; c. instansi/lembaga pendidikan pemerintah bidang kesejahteraan sosial; d. lembaga kesejahteraan sosial; atau e. persekutuan yang tidak atau berbadan hukum. (2) Penyerahan karya cetak dan/atau karya rekam juga ditujukan untuk karya cetak dan/atau karya rekam yang merupakan hasil penelitian baik yang diterbitkan di dalam dan/atau di luar negeri. (3) Penyerahan yang dilakukan oleh para pihak sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) diharuskan bagi pihak yang secara fungsional bagian dari Kementerian Sosial.

(1) Karya cetak dan/atau karya rekam sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1) diserahkan sebanyak 2 (dua) buah cetakan dari setiap judul. (2) Karya cetak dan/atau karya rekam sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak dalam bentuk fotokopi.

(3) Penyerahan karya cetak dan/atau karya rekam sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilengkapi dengan softcopy karya cetak.

Karya cetak dan/atau karya rekam yang diserahkan dan disimpan di Perpustakaan Kementerian Sosial tidak dimanfaatkan untuk tujuan komersial.

(1) Karya cetak dan/atau karya rekam yang diserahkan harus memenuhi persyaratan kualitas, dimana bahan yang digunakan tahan lama untuk disimpan dan tidak mudah rusak. (2) Ketentuan mengenai pelaksanaan kewajiban serah-simpan karya rekam dengan menggunakan bahan baku yang memerlukan penyimpanan secara khusus, dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Karya cetak dan/atau karya rekam yang diserahkan dapat dilakukan secara langsung atau dapat pula secara tidak langsung melalui jasa kurir/pos tercatat. (2) Pengiriman karya cetak dan/ atau karya rekam melalui jasa kurir/pos, harus dilakukan dengan cara yang baik dan aman sesuai dengan ketentuan pengiriman jasa kurir/pos. (3) Pengiriman karya cetak dan/atau karya rekam dilakukan paling lambat 3 (tiga) bulan sejak diterbitkan dengan dibuktikan tanggal pengiriman dari jasa kurir/pos.

(1) Perpustakaan Kementerian Sosial memberikan tanda bukti penerimaan karya cetak dan/atau karya rekam yang memenuhi persyaratan kepada para pihak yang telah menyerahkan karya cetak dan/atau karya rekam. (2) Tanda bukti penerimaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) khusus untuk karya cetak memuat keterangan paling sedikit judul karya cetak, nama pengarang/penyusun/penerjemah, tempat terbit, nama penerbit, tahun terbit, dan jumlah terbitan. (3) Tanda bukti penerimaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) khusus untuk karya rekam memuat keterangan paling sedikit judul karya rekam, nama pencipta/komposer/pengaransir/sutradara, nama perusahaan rekaman, tahun rekaman, dan jumlah rekaman.

(1) Pengelolaan karya cetak dan/atau karya rekam dilakukan oleh Perpustakaan Kementerian Sosial. (2) Kepala Perpustakaan Kementerian Sosial bertanggung jawab atas pengelolaan karya cetak dan/atau karya rekam yang diserah simpankan. (3) Pengelolaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi penerimaan, pengolahan, penyimpanan, pendayagunaan, pelestarian, pengawasan, atau pelaksanaan serah simpan karya cetak dan/atau karya rekam.

Karya cetak dan/atau karya rekam yang diterima oleh Perpustakaan Kementerian Sosial dicatat, diolah, disimpan, didayagunakan, dan dilestarikan sesuai dengan ketentuan pengelolaan karya cetak dan/atau karya rekam.

Terhadap karya cetak dan/atau karya rekam yang merupakan koleksi Perpustakaan Kementerian Sosial yang karena sifatnya dilarang oleh Pemerintah untuk diedarkan kepada umum, hanya dapat dimanfaatkan untuk kepentingan tertentu setelah mendapat izin khusus dari pejabat yang berwenang.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 19 AGUSTUS 2014 MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA, SALIM SEGAF AL JUFRI Diundangkan di Jakarta pada tanggal 22 Agustus 2014 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, AMIR SYAMSUDIN