Peraturan Menteri Nomor 14 Tahun 2019 tentang TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEMENTERIAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAK

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.

3. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.

4. Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan Arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

5. Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak yang selanjutnya disebut Kemen PPPA adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak.

JRA Kemen PPPA digunakan sebagai pedoman bagi Unit Pengolah dan Unit Kearsipan dalam melaksanakan penyusutan dan penyelamatan Arsip di lingkungan Kemen PPPA.

Penyusunan JRA Kemen PPPA bertujuan agar Arsip yang tersedia memiliki nilai guna sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan Arsip yang digunakan sebagai bahan kegiatan dan pertanggungjawaban nasional.

(1) JRA Kemen PPPA terdiri atas: a. JRA fasilitatif; dan b. JRA substantif. (2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat: a. jenis Arsip; b. retensi atau jangka waktu penyimpanan Arsip; dan c. keterangan.

(1) JRA fasilitatif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a terdiri atas: a. perencanaan; b. kerja sama lembaga; c. hukum; d. organisasi dan ketatalaksanaan; e. hubungan masyarakat; f. tata usaha; g. kearsipan; h. kepustakaan; i. kepegawaian; j. keuangan; k. perlengkapan; l. kerumahtanggaan; m. pengawasan; dan n. data dan teknologi informasi. (2) JRA substantif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b terdiri atas: a. kesetaraan gender; b. perlindungan hak perempuan; c. perlindungan anak; d. tumbuh kembang anak; e. partisipasi masyarakat; f. kajian tentang pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak; dan g. pengaduan masyarakat.

(1) Retensi Arsip atau jangka waktu penyimpanan jenis Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 dimulai setelah kegiatan dinyatakan selesai. (2) Kegiatan dinyatakan selesai sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditentukan dengan pernyataan: a. sejak berakhirnya masa 1 (satu) tahun anggaran; b. setelah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan;

c. sejak penetapan keputusan yang terbaru atau sejak keputusan lama dinyatakan tidak berlaku; d. sejak peraturan perundang-undangan diundangkan; e. setelah perjanjian, kontrak, atau kerja sama berakhir dan kewajiban para pihak telah dilaksanakan; f. sejak hak dan kewajiban para pihak berakhir; g. sejak selesainya pertanggungjawaban suatu penugasan; h. setelah kegiatan dipertanggungjawabkan atau diaudit; i. setelah serah terima proyek dan retensi pemeliharaannya berakhir; j. setelah laporan hasil penelitian dipublikasikan; k. setelah data diperbaharui; dan/atau l. setelah sistem aplikasi ditingkatkan dan dikembangkan. (3) Pencantuman pernyataan kegiatan dinyatakan selesai sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diletakkan pada kolom retensi Arsip aktif di dalam JRA.

(1) Jangka waktu penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 terdiri atas: a. jangka waktu penyimpanan aktif; dan b. jangka waktu penyimpanan inaktif. (2) Pembagian porsi antara jangka waktu penyimpanan aktif dan inaktif dilakukan berdasarkan kepentingan Unit Pengolah dan Unit Kearsipan.

(1) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 terdiri atas: a. musnah; b. permanen; dan c. dinilai kembali.

(2) Keterangan musnah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan informasi yang menyatakan bahwa suatu jenis Arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna, tidak ada peraturan perundang- undangan yang melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaian suatu kasus yang masih dalam proses hukum. (3) Keterangan permanen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan informasi yang menyatakan bahwa suatu jenis Arsip memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan sebagai bukti pertanggungjawaban nasional sesuai dengan lingkup fungsi dan tugas masing- masing organisasi. (4) Keterangan dinilai kembali sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c merupakan informasi yang menyatakan bahwa Arsip dimaksud setelah jangka waktu simpannya habis memerlukan penilaian kembali guna menentukan nasib akhirnya.

JRA sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 tercantum dalam Lampiran I dan Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Nomor 13 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2016 Nomor 44), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 16 Desember 2019

MENTERI PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAK REPUBLIK INDONESIA,

ttd

I GUSTI AYU BINTANG DARMAWATI

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 17 Desember 2019

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA