Peraturan Menteri Nomor 3 Tahun 2017 tentang Klasifikasi Arsip di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

3. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.

5. Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip.

(1) Klasifikasi Arsip di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan merupakan acuan bagi unit organisasi di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan dalam rangka pengelolaan Arsip Dinamis. (2) Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berbentuk kode yang terdiri atas huruf dan angka dan selanjutnya disebut Kode Klasifikasi Arsip. (3) Kode sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berfungsi sebagai pemisah Arsip atas dasar perbedaan yang ada serta pengelompokan Arsip atas dasar kesamaan jenis dan isi atau keterkaitan isi antara satu dengan yang lain. (4) Kode Klasifikasi Arsip digunakan sebagai dasar pemberkasan dan diberikan pada setiap naskah dinas yang masuk atau keluar dari Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.

Susunan Kode Klasifikasi Arsip di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan mengikuti sifat permasalahan sesuai dengan tugas dan fungsi setiap unsur yang ada dalam struktur organisasi Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, yaitu:

a. klasifikasi fasilitatif; dan b. klasifikasi substantif.

(1) Klasifikasi fasilitatif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a merupakan klasifikasi yang berkaitan dengan kegiatan penunjang tugas dan fungsi Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan yaitu menyangkut pekerjaan pengorganisasian, ketatalaksanaan, kerumahtanggaan, pelayanan hukum, keuangan, kepegawaian, dan ketatausahaan. (2) Klasifikasi Substantif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b merupakan klasifikasi yang berkaitan dengan tugas dan fungsi sesuai dengan maksud dan tujuan dari Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan yang secara operasional substantif mempunyai kepentingan bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Kode Klasifikasi Arsip baik klasifikasi fasilitatif maupun klasifikasi substantif terdiri atas 3 (tiga) unsur, yaitu: a. pokok masalah; b. sub masalah; dan c. sub-sub masalah.

(1) Pokok masalah merupakan masalah utama yang terdapat pada klasifikasi diberi kode huruf ganda yang mengandung arti singkatan penyebutan pokok masalah. (2) Sub masalah merupakan bagian dari pokok masalah yang diberi kode angka secara berurutan dari 00 (nol nol), 01 (nol satu), dan seterusnya. (3) Sub-sub masalah merupakan bagian dari sub masalah yang diberi kode angka secara berurutan dari 00 (nol nol), 01 (nol satu), dan seterusnya yang diawali dengan 2

(dua) angka di depannya sesuai dengan kode sub masalah.

Pemberian Kode Klasifikasi Arsip pada setiap naskah dinas, ditulis dengan susunan sebagai berikut: a. kode huruf untuk pengenal pokok masalah ditempatkan pada bagian pertama dari susunan kode; b. kode angka untuk sub masalah ditempatkan pada bagian kedua; c. kode angka sub-sub masalah ditempatkan pada bagian ketiga dari susunan kode; dan d. tanda titik (.) ditulis sebagai pemisah antar unsur, sehingga penulisan Kode Klasifikasi Arsip menjadi pokok masalah, sub masalah, dan sub-sub masalah.

Rincian lengkap Kode Klasifikasi Arsip di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor Per-16/Menko/Polhukam/12/2012 tentang Kode Klasifikasi Arsip Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Republik INDONESIA sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor Per- 16/Menko/Polhukam/12/2012 tentang Kode Klasifikasi Arsip Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Republik INDONESIA, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 13 Juli 2017

MENTERI KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIRANTO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 21 Juli 2017

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA