Peraturan Menteri Nomor 3 Tahun 2019 tentang TATA NASKAH DINAS DI KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis yang digunakan sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.

3. Penyelenggaraan Tata Naskah Dinas adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan Naskah Dinas dalam suatu Sistem Kearsipan Kementerian yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

4. Kearsipan adalah hal-hal yang berkaitan dengan Arsip.

5. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan/atau diterima oleh Kementerian Ketenagakerjaan dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.

6. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Kementerian dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.

7. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, kop Naskah Dinas, dan cap Naskah Dinas.

8. Cap Dinas adalah cap untuk mengetahui identitas jabatan atau unit organisasi.

9. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam (acid free) atau memiliki tingkat keasaman rendah, memiliki keawetan, dan daya tahan tinggi dalam jangka waktu lama.

10. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

11. Kode Klasifikasi Arsip adalah tanda pengenal urusan suatu Arsip yang terdiri atas huruf dan angka (alfanumerik) dari klasifikasi arsip yang telah ditetapkan.

12. Kode Unit Kerja adalah tanda pengenal asal Naskah Dinas diciptakan di Kementerian.

13. Kop Naskah Dinas adalah kepala surat yang terdiri atas logo Kementerian, nama dan alamat yang meliputi nama jalan, nomor, kode pos, nomor telepon, faksimile, surat elektronik, dan situs web.

14. Kop Amplop Naskah Dinas adalah kepala sampul Naskah Dinas yang menunjukkan jabatan atau nama Kementerian yang ditempatkan di bagian atas sampul Naskah Dinas.

15. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

16. Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas Kementerian.

17. Ralat adalah perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi Naskah Dinas melalui pernyataan ralat dalam Naskah Dinas yang baru.

18. Sistem Informasi Kearsipan Dinamis yang selanjutnya disingkat SIKD adalah model aplikasi yang dapat dipergunakan dalam pengelolaan Arsip Dinamis bagi pencipta arsip.

19. Stempel Paraf adalah sarana tempat untuk membubuhkan paraf pejabat/petugas terkait dalam pimpinan sebagai tanda bahwa Naskah Dinas tersebut dapat dipertanggungjawabkan kebenaran materinya.

20. Unit Kearsipan adalah unit kerja pada pencipta arsip/Naskah Dinas yang mempunyai tugas, fungsi, dan tanggung jawab dalam Penyelenggaraan Kearsipan.

21. Unit Kearsipan I yang selanjutnya disingkat UK I adalah Unit Kearsipan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan tata kearsipan tingkat Kementerian, berkedudukan di Sekretariat Jenderal yang dilaksanakan oleh Biro Umum.

22. Unit Kearsipan II yang selanjutnya disingkat UK II adalah Unit Kearsipan tingkat Eselon I yang dilaksanakan oleh Biro Umum untuk Sekretariat Jenderal dan oleh bagian umum masing-masing Sekretariat Direktorat Jenderal/Sekretariat Badan/Sekretariat Inspektorat Jenderal.

23. Unit Kearsipan III yang selanjutnya disebut UK III adalah Unit Kearsipan pada UPTP.

24. Unit Pengolah yang selanjutnya disingkat UP adalah unit organisasi pelaksana yang diserahi pimpinan pengolah untuk menangani, melaksanakan suatu kegiatan, menyelesaikan suatu kegiatan teknis administrasi dan teknis operasional serta melaksanakan sebagian fungsi pengelolaan Naskah Dinas khususnya dalam proses penciptaan Naskah Dinas ke Unit Tata Usaha Pengolah.

25. Unit Pencipta/Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab mengelola Arsip Dinamis.

26. Unit Pelaksana Teknis Pusat yang selanjutnya disingkat UPTP adalah organisasi yang bersifat mandiri yang melaksanakan tugas teknis operasional tertentu dan/atau tugas teknis penunjang Kementerian.

27. Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang ketenagakerjaan.

28. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang ketenagakerjaan.

Peraturan Menteri ini digunakan sebagai pedoman dalam penyelenggaraan Tata Naskah Dinas dan pelaksanaan e-office di Kementerian.

(1) Penyelenggaraan Tata Naskah Dinas di Kementerian meliputi: a. jenis dan format; b. pembuatan; c. penandatanganan; d. pengamanan; e. organisasi pengelolaan; f. pengendalian; dan g. singkatan, akronim, dan kode unit kerja. (2) Jenis Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. Naskah Dinas arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; dan c. Naskah Dinas lainnya. (3) Naskah dinas arahan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a meliputi: a. peraturan; b. pedoman/petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis; c. standar operasional prosedur administrasi pemerintahan; dan d. surat edaran. (4) Naskah Dinas korespondensi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b meliputi: a. Naskah Dinas korespondensi intern; dan b. Naskah Dinas korespondensi ekstern. (5) Naskah Dinas korespondensi intern sebagaimana dimaksud pada ayat (4) huruf a meliputi: a. nota dinas; b. memorandum; c. lembar disposisi; dan d. surat undangan intern. (6) Naskah Dinas korespondensi ekstern sebagaimana dimaksud pada ayat (4) huruf b meliputi:

a. surat dinas; dan b. surat undangan ekstern. (7) Naskah Dinas lainnya sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c meliputi: a. surat keputusan tim; b. surat perjanjian; c. surat kuasa; d. berita acara; e. berita faksimile; f. surat keterangan; g. surat pengantar; h. pengumuman; i. notula; j. sambutan tertulis menteri; k. siaran pers; l. surat perjalanan dinas; m. sertifikat; n. surat tanda tamat pelatihan; o. piagam penghargaan; p. laporan; q. telaahan staf; r. formulir; dan s. Naskah Dinas elektronik. (8) Penyelenggaraan Tata Naskah Dinas di Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pelaksanaan e-office di Kementerian menjadi tanggung jawab: a. Pusat Data dan Informasi, untuk pengelolaan dan pemeliharaan jaringan; dan b. Biro Umum, untuk pembinaan dan pengawasan e-office di Kementerian.

Pelaksanaan e-office di Kementerian dilakukan paling lama 6 (enam) bulan sejak Peraturan Menteri ini diundangkan.

Penyelenggaran Tata Naskah Dinas ini mulai berlaku 3 (tiga) bulan sejak Peraturan Menteri ini diundangkan.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 17 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Kementerian Ketenagakerjaan Republik INDONESIA (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2015 Nomor 1046), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 25 Maret 2019

MENTERI KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA,

ttd

M. HANIF DHAKIRI

Diudangkan di Jakarta pada tanggal 27 Maret 2019

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

ttd

WIDODO EKATJAHJANA