Peraturan Menteri Nomor 40 Tahun 2008 tentang PEDOMAN PEMBENTUKAN DAN PEMBIAYAAN KELOMPOK KERJA DI LINGKUNGAN DEPHAN DAN TNI

Dalam Peraturan Menteri Pertahanan ini, yang dimaksud dengan :

1. Kelompok Kerja yang selanjutnya disingkat Pokja adalah suatu organisasi di luar struktur organisasi yang sudah ada, termasuk bentuk panitia atau Tim yang bersifat sementara, anggotanya terdiri dari unsur-unsur intern maupun ekstern organisasi yang bersangkutan, dibentuk berdasarkan Surat

Perintah pejabat yang berwenang, bertugas untuk membantu pimpinan dalam menghasilkan konsep peranti lunak atau naskah. 2. Konsep peranti lunak adalah konsep dokumen tertulis yang bersifat mengatur, yang dihasilkan oleh Pokja dan setelah disahkan oleh pejabat yang berwenang menjadi peraturan/ketentuan yang berlaku dalam suatu lingkungan atau organisasi tertentu. 3. Konsep naskah adalah konsep dokumen tertulis yang bersifat tidak mengatur, yang dihasilkan oleh Pokja dan setelah disahkan oleh pejabat yang berwenang menjadi suatu naskah resmi. 4. Nara Sumber adalah pejabat atau personel yang memiliki keahlian atau pengetahuan tertentu sebagai sumber informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas Pokja, Nara sumber dapat tercantum atau tidak tercantum dalam Surat Perintah Pokja, dalam hal tidak tercantum dalam Surat Perintah Pokja, kehadirannya berdasarkan undangan dari pejabat yang berwenang. 5. Anggota Pokja adalah prajurit TNI berpangkat Perwira/Pegawai Negeri Sipil (PNS) Golongan III ke atas sesuai bidangnya dan prajurit TNI/PNS lainnya yang mempunyai keahlian tertentu yang ditunjuk berdasarkan Surat Perintah dari pejabat yang berwenang. 6. Anggota Pendukung adalah prajurit TNI/PNS yang ditugaskan untuk mendukung kelancaran penyelenggaraan Pokja berdasarkan Surat Perintah pejabat yang berwenang. 7. Biaya Pokja adalah biaya yang disediakan untuk mendukung kegiatan Pokja yang terdiri dari honorarium, biaya ATK, biaya reproduksi, biaya konsumsi, biaya akomodasi, biaya perjalanan dinas, biaya cetak, dan biaya lainnya dalam rangka pemberian dukungan pada penyelenggaraan Pokja. 8. Rapat/Sidang adalah pertemuan antara seluruh atau sebagian anggota Pokja untuk mengadakan diskusi/pembahasan mengenai pokok masalah yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas Pokja. 9. Honorarium Pokja adalah sejumlah uang yang diberikan kepada nara sumber, anggota Pokja, dan anggota pendukung Pokja sebagai imbalan atas pelaksanaan pekerjaan dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas Pokja. 10. Biaya Perjalanan Dinas adalah biaya yang diberikan kepada peserta Pokja bila rapat/sidang dilaksanakan di luar satuan atau daerah, terdiri dari uang harian, uang penginapan dan transportasi dari tempat kedudukan ke tempat yang dituju dan kembali ketempat kedudukan semula.

11. Alat Tulis Kantor (ATK) Pokja adalah alat tulis kantor yang dipergunakan untuk mendukung kegiatan dalam suatu Pokja.
12. Konsumsi adalah makanan dan minuman yang diberikan kepada peserta Pokja selama mengikuti kegiatan Pokja.
13. Biaya akomodasi adalah biaya yang dikeluarkan untuk mendukung kegiatan Pokja yang dilaksanakan di luar satuan atau daerah.
14. Biaya Reproduksi adalah biaya yang dikeluarkan untuk menggandakan hasil konsep Pokja yang diberikan kepada anggota Pokja untuk dikoreksi sebelum pengesahan pimpinan.
15. Biaya Cetak adalah biaya yang dikeluarkan untuk memperbanyak naskah hasil Pokja yang telah ditandatangani oleh pimpinan.
16. Biaya Distribusi adalah biaya pengiriman naskah/buku yang telah dicetak.

Dasar pembentukan Pokja harus memperhatikan Keputusan PRESIDEN Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Pasal 13 ayat (2) yang berbunyi : Penyelenggaraan rapat, rapat dinas, seminar, pertemuan, lokakarya, peresmian kantor/proyek, dan sejenisnya, dibatasi pada hal-hal yang sangat penting dan dilakukan sesederhana mungkin.

Syarat-syarat pembentukan Pokja adalah sebagai berikut : a. adanya kebutuhan untuk menyusun peranti lunak/naskah baru, mengubah atau menyempurnakan peranti lunak/naskah yang berasal dari eselon atas; b. kegiatan sebagaimana dimaksud pada huruf a, memerlukan keterlibatan unsur Unit Organisasi di lingkungan Dephan dan TNI, baik pada saat penyusunan maupun pada saat pelaksanaan peranti lunak/naskah yang akan diterbitkan; c. pembentukan Pokja tersebut sesuai dengan kebijaksanaan atau mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang atau pejabat di atasnya; d. pembentukan dan pembiayaan Pokja harus berdasarkan Rencana Kerja Dephan/TNI/Unit Organisasi/Kotama, dan sebelumnya telah tercantum/ termuat dalam dokumen DIPA, Amanat Anggaran Menhan, Petunjuk Pelaksanaan Program dan Anggaran TNI, Petunjuk Pelaksanaan Program dan Anggaran Unit Organisasi dan Program Kerja Kotama;

e. pembentukan Pokja harus dilaksanakan dengan Surat Perintah dari pejabat yang berwenang sesuai tingkat Pokja yang akan dilaksanakan; f. tersedianya anggaran/dana untuk mendukung penyelenggaraan Pokja, sesuai alokasi yang tercantum/termuat didalam DIPA; g. apabila dukungan anggaran/dana tidak atau belum tercantum/termuat didalam DIPA, maka sebelum pembentukan Pokja terlebih dahulu harus diajukan dan mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang; dan h. besarnya indeks biaya untuk tiap-tiap komponen Pokja setinggi-tingginya sebagaimana tercantum dalam lampiran Peraturan Menteri Pertahanan ini.

Pejabat yang berwenang membentuk Pokja di lingkungan Dephan dan TNI adalah : a. Pokja Tingkat I : Menhan/Panglima TNI atau pejabat yang ditunjuk atas nama Menhan/Panglima TNI, atau Pejabat Eselon I/Dirjen di lingkungan Dephan untuk hal yang berkaitan dengan bidang/fungsi dari Ditjen yang bersangkutan; b. Pokja Tingkat II : Ka Unit Organisasi atau pejabat yang ditunjuk atas nama Ka Unit Organisasi; dan c. Pokja Tingkat III : Pimpinan Kotama atau pejabat yang ditunjuk atas nama Pimpinan Kotama.

Pokja digolongkan sebagai berikut: a. Pokja Tingkat I adalah:

1. dilaksanakan di tingkat Dephan dan TNI yang melibatkan unsur-unsur angkatan dan atau Departemen/Lembaga Non Departemen; dan

2. membantu pimpinan untuk menyusun/merumuskan/menjabarkan peraturan perundang-undangan dalam bentuk konsep peranti lunak atau naskah yang akan diberlakukan pada skala nasional atau yang akan diberlakukan di lingkungan Dephan dan TNI;

3. menghasilkan produk berupa konsep peranti lunak/naskah yang disahkan oleh PRESIDEN/Menhan/Panglima TNI atau pejabat lain yang ditunjuk atas nama Menhan/Panglima TNI atau Pejabat Eselon

I/Dirjen di lingkungan Dephan untuk hal yang berkaitan dengan bidang/fungsi dari Ditjen yang bersangkutan. b. Pokja Tingkat II adalah :

1. dilaksanakan di tingkat Unit Organisasi yang melibatkan unsur intern Unit Organisasi, antar Staf/Balakpus/Kotama yang secara fungsional memiliki keterkaitan maupun yang melibatkan unsur ekstern Unit Organisasi;
2. membantu pimpinan untuk menyusun/merumuskan/menjabarkan peraturan-peraturan atau naskah dari eselon atas untuk diberlakukan dan disesuaikan dengan mekanisme atau prosedur yang berlaku di lingkungan Unit Organisasi yang bersangkutan, dengan tidak menyimpang dari isi dan maksud dari peraturan atau naskah eselon atas, atau merupakan naskah yang bersifat saran atas usul atau hasil kajian dari Unit Organisasi mengenai suatu hal yang akan disampaikan kepada eselon atas; dan
3. menghasilkan produk berupa konsep peranti lunak/naskah yang akan disahkan oleh Ka Unit Organisasi atau pejabat lain yang ditunjuk atas nama Ka Unit Organisasi. c. Pokja Tingkat III adalah :
4. dilaksanakan ditingkat Kotama yang melibatkan unsur-unsur intern Kotama antar badan fungsional dan atau satker yang memiliki keterkaitan fungsi/tugas maupun yang melibatkan unsur ekstern Kotama;
5. membantu pimpinan untuk menyusun/merumuskan/menjabarkan peraturan-peraturan atau naskah dari Unit Organisasi untuk diberlakukan di lingkungan Kotama yang bersangkutan dengan tidak menyimpang dari isi dan maksud dari peraturan atau naskah dari Unit Organisasi, atau merupakan naskah bersifat saran atau usul atau hasil kajian Kotama mengenai suatu hal yang akan disampaikan kepada Unit Organisasi; dan
6. menghasilkan produk berupa konsep peranti lunak/naskah yang akan disahkan oleh Pimpinan Kotama.

Susunan Tim Pokja terdiri atas : a. Nara Sumber (bila diperlukan);

b. Ketua; c. Wakil Ketua (bila diperlukan); d. Sekretaris atau Sekretaris I; e. Sekretaris II (bila diperlukan); f. Anggota; dan g. Kelompok Pendukung.

Tugas dan Kewajiban Tim Pokja adalah : a. Nara Sumber mempunyai tugas dan kewajiban memberikan informasi yang diperlukan oleh Pokja atas dasar wewenang dalam jabatan atau fungsi atau keahlian. b. Ketua mempunyai tugas dan kewajiban :

1. merencanakan, melaksanakan, memimpin, dan mengendalikan kegiatan-kegiatan Pokja;
2. bertanggungjawab atas pelaksanaan Pokja dari awal kegiatan sampai selesai hingga menghasilkan suatu peranti lunak/naskah; dan
3. melaporkan dan menyerahkan hasil Pokja kepada pejabat yang mengeluarkan Surat Perintah Pokja.

c. Wakil Ketua mempunyai tugas dan kewajiban membantu/mewakili Ketua dalam pelaksanaan tugas-tugas Ketua. d. Sekretaris atau Sekretaris I mempunyai tugas dan kewajiban :

1. membantu Ketua dalam tugas-tugas kesekretariatan mulai dari persiapan, pelaksanaan sampai dengan penyelesaian dan menyusun serta penyerahan konsep peranti lunak/naskah; dan

2. bertanggungjawab kepada Ketua. e. Sekretaris II mempunyai tugas dan kewajiban membantu/mewakili Sekretaris I dalam pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan. f. Anggota mempunyai tugas dan kewajiban Tim Pokja :

3. mengikuti rapat-rapat/sidang dalam rangka pelaksanaan seluruh kegiatan Pokja;

4. memberikan saran, usul, tanggapan, dan bahan dalam penambahan materi Pokja baik secara lisan atau tertulis;

5. melaksanakan tugas yang dibebankan oleh Ketua Pokja yang berkaitan dengan tugas Pokja; dan

6. bertanggung jawab atas penyelesaian administrasi Pokja. g. Kelompok Pendukung mempunyai tugas dan kewajiban Tim Pokja :

7. mendukung kelancaran pelaksanaan Pokja meliputi penyiapan tempat beserta peralatan/bekal yang diperlukan untuk mendukung kegiatan Pokja mulai dari persiapan sampai dengan pelaporan/penyerahan hasil Pokja;

8. membantu menyiapkan sarana dan prasarana yang diperlukan Pokja; dan

9. melaksanakan tugas yang dibebankan oleh Ketua Pokja yang berkaitan dengan tugas dukungan pelaksanaan Pokja.

(1) Ketentuan rapat/sidang Pokja adalah : a. selama-lamanya 48 hari sidang dan minimal 4 hari sidang; dan b. akomodasi maksimal 12 hari. (2) Jumlah peserta Pokja ditetapkan sebagai berikut : a. untuk Pokja Tingkat I sebanyak-banyaknya 50 orang dan paling sedikit 5 orang; b. untuk Pokja Tingkat II sebanyak-banyaknya 40 orang dan paling sedikit 5 orang; dan c. untuk Pokja Tingkat II sebanyak-banyaknya 30 orang dan paling sedikit 5 orang. (3) Dukungan biaya Pokja berdasarkan pada : a. DIPA Dephan dan TNI, Amanat Anggaran Menhan, PPPA Unit Organisasi Dephan, PPPA Unit Organisasi Mabes TNI, PPPA Unit Organisasi Angkatan dan Program Kerja Kotama;

b. otorisasi yang telah diterbitkan untuk pelaksanaan kegiatan Pokja; dan c. penyaluran dana untuk mendukung otorisasi sesuai ketentuan yang berlaku. (4) Komponen biaya Pokja terdiri dari : a. honorarium; b. biaya ATK, cetak, reproduksi, dan distribusi naskah; c. akomodasi; d. konsumsi; dan e. biaya perjalanan dinas (apabila diperlukan rapat/sidang di luar Kota). (5) Tiap-tiap komponen biaya Pokja dibebankan pada jenis belanja sebagai berikut :

a. honorarium dibebankan pada jenis Belanja Pegawai Sub MAK. 5604; b. ATK dan dibebankan pada jenis Belanja Barang Sub MAK. 5701; c. distribusi naskah dibebankan pada jenis Belanja Barang Sub MAK. 5703; d. konsumsi dan akomodasi dibebankan pada jenis Belanja Barang Sub MAK. 5705; e. biaya cetak dan reproduksi dibebankan pada jenis Belanja Barang Sub MAK. 5509; dan f. biaya perjalanan dinas dibebankan pada jenis Belanja Perjalanan Dinas Sub MAK. 5411.

Hasil Pokja berupa konsep peranti lunak/konsep naskah, setelah dilaporkan dan diserahkan kepada pimpinan merupakan bahan pertimbangan bagi pimpinan dalam menerbitkan peranti lunak/naskah yang akan disahkan dan diberlakukan dalam lingkungannya atau sebagai bahan pertimbangan bagi pimpinan dalam menyumbangkan saran atau usul kepada eselon atasnya, oleh karena itu pimpinan dapat MENETAPKAN beberapa pilihan sebagai berikut :

a. dapat menerima seluruh isi konsep peranti lunak/naskah hasil Pokja yang selanjutnya mengesahkannya menjadi peranti lunak/naskah yang berlaku di lingkungannya atau menyetujuinya sebagai saran atau usul berupa konsep peranti lunak/naskah untuk diteruskan kepada Pejabat Eselon yang lebih tinggi; b. menerima dengan perubahan-perubahan sesuai kebijaksanaan pimpinan baik sebagai peranti lunak/naskah yang berlaku di lingkungannya maupun sebagai konsep peranti lunak/naskah untuk diteruskan kepada Pejabat Eselon yang lebih tinggi; c. tidak dapat menerima hasil Pokja karena dianggap tidak sesuai atau bertentangan dengan ketentuan yang lebih tinggi atau tidak sesuai dengan kebijakan pimpinan; dan d. dalam hal pimpinan dapat atau tidak dapat menerima dengan perubahan, maka pimpinan dapat membentuk Pokja baru untuk mengadakan pembahasan ulang atau mengadakan perbaikan/penyempurnaan dengan memperhatikan anggaran/dana yang tersedia dan dialokasikan dalam dokumen perencanaan bagi Kuasa Pengguna Anggaran penyelenggara Pokja.

Pada saat berlakunya Peraturan Menteri Pertahanan ini, seluruh kegiatan Pokja yang dilaksanakan berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pertahanan Nomor : Skep/454/VII/2004 tanggal 12 Juli 2004 dinyatakan tetap dilaksanakan sampai dengan selesainya kegiatan Pokja tersebut sesuai Surat Keputusan atau Surat Perintah yang telah ditetapkan.

Pada saat Peraturan Menteri Pertahanan ini mulai berlaku, Surat Keputusan Menteri Pertahanan Nomor : Skep/454/VII/2004 tanggal 12 Juli 2004 tentang Pedoman Pembentukan dan Pembiayaan Kelompok Kerja di lingkungan Dephan dan TNI dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri Pertahanan ini, mulai berlaku pada tanggal 2 Januari 2009. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri Pertahanan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 30 Desember 2008 MENTERI PERTAHANAN,

JUWONO SUDARSONO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 31 Desember 2008 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ANDI MATTALATTA

BESARNYA INDEKS TIAP-TIAP KELOMPOK KERJA DI LINGKUNGAN DEPHAN DAN TNI

NO URUT JENIS POKJA / URAIAN KEBUTUHAN MA / SUB MAK JUMLAH PESERTA INDEKS BIAYA KET 1 2 3 4 5 6

1. Pokja Tk. I

Maks. 50 Org Min. 5 Org

a. Honor Pokja 5604

Per Orang/Per Hari Sidang

1. Nara Sumber

Rp. 105.000,-

2. Ketua

Rp. 84.000,-

3. Wakil Ketua

Rp. 77.000,-

4. Sekretaris I

Rp. 77.000,-

5. Sekretaris II

Rp. 63.000,-

6. Anggota

Rp. 63.000,-

7. Pendukung

Rp. 42.000,-

b. ATK 5701

Rp. 4.500.000,- 1 Paket Pokja

c. Konsumsi 5705

Per Orang/Per Hari

1. Makan

Rp. 60.000,- 3 x sajian

2. Snack, Teh dan Kopi

Rp. 22.500,- 3 x sajian

d. Akomodasi 5705

Per Orang/Per Hari

Hotel

1. Pati/PNS setingkat

Rp. 600.000,-

2. Pamen/PNS setingkat

Rp. 450.000,-

3. Pama/PNS setingkat

Rp. 350.000,-

4. Ba/Ta/PNS setingkat

Rp. 250.000,-

Ruang Sidang

1. Sidang Paripurna

Rp. 750.000,-

2. Sidang Komisi

Rp. 400.000,-

e. Reproduksi (bahan rapat) 5509

Rp. 4.500.000,- 1 Paket Pokja

f. Cetak 5707

• Sesuai Kebu-tuhan g. Distribusi 5703

• Sesuai Kebu-tuhan h. Jaldis 5411

• Sesuai Keten-tuan Jaldis DN yang berlaku