Peraturan Badan Nomor 17 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif Non Kepegawaian dan Non Keuangan Komisi Pemilihan Umum

Dalam Peraturan Komisi ini, yang dimaksud dengan:

1. Pemilihan Umum Anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, yang selanjutnya disebut Pemilu Anggota DPR, DPD dan DPRD, adalah Pemilu untuk memilih anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten/Kota dalam Negara Kesatuan Republik INDONESIA berdasarkan Pancasila dan UNDANG-UNDANG Dasar Negara Republik INDONESIA Tahun 1945.
2. Pemilihan Umum PRESIDEN dan Wakil PRESIDEN, yang selanjutnya disebut Pemilu PRESIDEN dan Wakil PRESIDEN, adalah Pemilihan Umum untuk memilih PRESIDEN dan Wakil

dalam Negara Kesatuan Republik INDONESIA berdasarkan Pancasila dan UNDANG-UNDANG Dasar Republik INDONESIA Tahun 1945. 3. Pemilihan Gubernur dan Wakil Gubernur, Bupati dan Wakil Bupati, dan/atau Walikota dan Wakil Walikota, yang selanjutnya disebut Pemilihan, adalah pelaksanaan kedaulatan rakyat di wilayah provinsi dan kabupaten/kota untuk memilih Gubernur dan Wakil Gubernur, Bupati dan Wakil Bupati, dan/atau Walikota dan Wakil Walikota secara langsung dan demokratis. 4. Komisi Pemilihan Umum Republik INDONESIA, yang selanjutnya disebut KPU, adalah lembaga penyelenggara pemilihan umum yang bersifat nasional, tetap, dan mandiri sebagaimana dimaksud dalam UNDANG-UNDANG penyelenggara pemilihan umum dan diberikan tugas dan wewenang dalam penyelenggaraan Pemilihan berdasarkan ketentuan yang diatur dalam UNDANG-UNDANG Pemilihan.

5. Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Komisi Independen Pemilihan Aceh, yang selanjutnya disebut KPU Provinsi/KIP Aceh, adalah lembaga penyelenggara pemilihan umum sebagaimana dimaksud dalam UNDANG-UNDANG penyelenggara pemilihan umum dan diberikan tugas menyelenggarakan Pemilihan Gubernur dan Wakil Gubernur berdasarkan ketentuan yang diatur dalam UNDANG-UNDANG Pemilihan.
6. Komisi Pemilihan Umum/Komisi Independen Pemilihan Kabupaten/Kota, yang selanjutnya disebut KPU/KIP Kabupaten/Kota, adalah lembaga penyelenggara pemilihan umum sebagaimana dimaksud dalam UNDANG-UNDANG penyelenggara pemilihan umum dan diberikan tugas menyelenggarakan Pemilihan Bupati dan Wakil Bupati atau Walikota dan Wakil Walikota berdasarkan ketentuan yang diatur dalam UNDANG-UNDANG Pemilihan.
7. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
8. Arsip Substantif adalah Arsip yang berasal dari kegiatan fungsional KPU, KPU Provinsi/KIP Aceh, KPU/KIP Kabupaten/Kota dalam penyelenggaraan tahapan Pemilu dan Pemilihan, yang berkaitan dengan bidang non kepegawaian dan non keuangan/fiskal.
9. Arsip Fasilitatif Non Kepegawaian dan Non Keuangan adalah Arsip yang berasal dari kegiatan pendukung penyelenggaraan Pemilu dan Pemilihan, yang berkaitan dengan bidang non kepegawaian dan non keuangan/fiskal yang meliputi perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan dan ketatausahaan, kerumahtanggaan, kehumasan dan keprotokolan, kepustakaan, teknologi informasi,

komunikasi dan pengawasan. 10. Jadwal Retensi Arsip, yang selanjutnya disingkat JRA, adalah daftar yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip, yang paling kurang berisi informasi jenis arsip, retensi arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip akan dimusnahkan, dipermanenkan, atau dinilai kembali. 11. Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah JRA untuk Arsip Substantif. 12. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Kepegawaian dan Non Keuangan adalah JRA untuk Arsip Fasilitatif Non Kepegawaian dan Non Keuangan. 13. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 14. Retensi Arsip Aktif adalah jangka waktu penyimpanan Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus di unit pengolah untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi. 15. Retensi Arsip Inaktif adalah jangka waktu penyimpanan Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, dan disimpan di unit kearsipan sampai dengan dimusnahkan atau diserahkan ke lembaga kearsipan. 16. Keterangan Musnah adalah informasi yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna, tidak ada peraturan perundang- undangan yang melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaian suatu kasus yang masih dalam proses hukum. 17. Keterangan Permanen adalah informasi yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan sebagai bukti pertanggungjawaban nasional sesuai dengan lingkup fungsi dan tugas masing- masing organisasi. 18. Keterangan Dinilai Kembali adalah informasi yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum ditentukan

nasib akhirnya apakah musnah atau permanen sehingga perlu dilakukan penilaian kembali dan pengkajian lagi. 19. Arsip Nasional

adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. 20. Lembaga Kearsipan Daerah, yang selanjutnya disingkat LKD, adalah lembaga kearsipan yang melaksanakan tugas pengelolaan Arsip Inaktif yang memiliki Retensi Arsip paling kurang 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintah daerah provinsi dan kabupaten/kota. 21. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungan KPU, KPU Provinsi/KIP Aceh atau KPU/KIP Kabupaten/Kota. 22. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungan KPU, KPU Provinsi/KIP Aceh atau KPU/KIP Kabupaten/Kota. 23. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

(1) Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif Non Kepegawaian dan Non Keuangan Komisi Pemilihan Umum sebagaimana tercantum dalam Lampiran I dan Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan KPU ini. (2) Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi pedoman Penyusutan Arsip bagi:

a. KPU; b. KPU Provinsi/KIP Aceh; dan c. KPU/KIP Kabupaten/Kota.

Bentuk dan susunan Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif Non Kepegawaian dan Non Keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, meliputi kolom: a. nomor; b. jenis Arsip; c. Retensi Aktif dan Inaktif; dan d. keterangan, yang berisi pernyataan musnah, permanen, atau dinilai kembali.

(1) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2), dilakukan dengan cara: a. pemindahan Arsip yang telah Inaktif menurut JRA, dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan di lingkungan KPU, KPU Provinsi/KIP Aceh atau KPU/KIP Kabupaten/Kota; b. penyerahan Arsip Inaktif Permanen dari Unit Kearsipan di lingkungan KPU kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA; c. penyerahan Arsip Inaktif Permanen dari Unit Kearsipan di lingkungan KPU Provinsi/KIP Aceh dan KPU/KIP Kabupaten/Kota kepada LKD; atau d. pemusnahan Arsip Inaktif Musnah yang dilakukan oleh Unit Kearsipan di lingkungan KPU, KPU Provinsi/KIP Aceh atau KPU/KIP Kabupaten/Kota. (2) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan Peraturan Komisi Pemilihan Umum yang mengatur tentang pengelolaan arsip dinamis.

(1) Retensi Arsip Substantif berupa Surat Suara yang telah digunakan pada Pemilihan tahun 2015 mengacu pada Peraturan KPU ini. (2) Terhadap Arsip Substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat dilakukan penyusutan dengan berpedoman pada Peraturan KPU yang mengatur tentang pengelolaan arsip dinamis setelah berkoordinasi dengan Arsip Nasional Republik INDONESIA.

Pada saat Peraturan KPU ini mulai berlaku, Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 18 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif Non Kepegawaian dan Non Keuangan Komisi Pemilihan Umum dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan KPU ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan KPU ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 18 November 2016 KETUA KOMISI PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA, ttd JURI ARDIANTORO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 22 November 2016 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA