Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:

1. Badan Kepegawaian Negara yang selanjutnya disingkat

BKN adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang

diberi kewenangan melakukan pembinaan dan

menyelenggarakan manajemen aparatur sipil negara

secara nasional.

1. Kantor Regional Badan Kepegawaian Negara yang

selanjutnya disebut Kanreg BKN adalah instansi Badan

Kepegawaian Negara di daerah yang berada di bawah

dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan

Kepegawaian Negara.

1. Pusat Pengembangan Kepegawaian Aparatur Sipil Negara

yang selanjutnya disebut Pusbangpeg ASN adalah unsur

pendukung pelaksanaan tugas dan fungsi BKN yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala

BKN melalui Sekretaris Utama.

1. Unit Penyelenggara Seleksi Calon dan Penilaian

Kompetensi Pegawai ASN yang selanjutnya disebut

UPT BKN adalah unit pelaksana teknis di lingkungan

BKN yang berada di bawah dan bertanggung jawab

kepada Deputi yang membidangi Sistem Informasi

Kepegawaian melalui Kepala Kanreg BKN sesuai dengan

wilayah kerja Kanreg BKN yang bersangkutan.

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh Badan Kepegawaian Negara

dalam rangka pelaksanaan tugas, fungsi, dan

kewenangannya.

1. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara

langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan

selama jangka waktu tertentu.

1. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya

tinggi dan/atau terus menerus.

1. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya

telah menurun.

1. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan

persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional

pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak

tergantikan apabila rusak atau hilang.

1. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta

Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah

habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan

yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun

tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.

1. Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan

keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara

yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan

keselamatannya

1. Unit Pengolah adalah satuan/unit kerja pada pencipta

Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab

mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan

penciptaan Arsip di lingkungannya.

1. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan Arsip

dengan cara pemindahan Arsip inaktif dari unit kerja ke

UK, pemusnahan Arsip yang tidak bernilai guna, dan

penyerahan Arsip statis ke Arsip Nasional Republik

Indonesia.

1. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian

Arsip Dinamis secara efisien, efektif dan sistematis

meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan,

serta penyusutan Arsip.

(1) Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis dimaksudkan

untuk mewujudkan keseragaman dan kelancaran

pelaksanaan dan pengelolaan kegiatan kearsipan di

lingkungan BKN.

(2) Tujuan Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi:

• standardisasi dalam penerapan sistem kearsipan di

seluruh unit kerja sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan;

• kelancaran komunikasi kedinasan, baik di

lingkungan internal maupun eksternal;

• keselamatan bahan-bahan bukti

pertanggungjawaban nasional dan bernilai historis

instansi;

• terciptanya Arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh

unit kerja di lingkungan BKN;

• ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya

sebagai alat bukti yang sah;

• penyelenggaraan kearsipan sebagai suatu sistem

yang terpadu; dan

• terkelolanya Arsip Dinamis sesuai dengan kaidah-

kaidah kearsipan dan peraturan perundang-

undangan.

(3) Sasaran Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi:

• tercapainya kesamaan pengertian, penafsiran, dan

pemahaman dalam melakukan kegiatan pengelolaan

Arsip Dinamis di lingkungan BKN;

• terwujudnya keterpaduan tindakan antara unit

kearsipan dengan unit pengolah dalam melakukan

pengelolaan Arsip Dinamis di lingkungan BKN; dan

• terwujudnya pengelolaan Arsip Dinamis secara

efektif dan efisien di lingkungan BKN sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pedoman pengelolaan Arsip Dinamis berasaskan pada:

• asas pengorganisasian; dan

• asas penyelenggaraan.

Ruang lingkup Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 meliputi:

• Pendahuluan;

• Organisasi Kearsipan;

• Pengelolaan Arsip Aktif;

• Pengelolaan Arsip Inaktif;

• Pengelolaan Arsip Vital;

• Pengelolaan Arsip Terjaga;

• Alih Media; dan

• Penyusutan Arsip.

(1) Pedoman pengelolaan Arsip Dinamis digunakan sebagai

panduan bagi Unit Pengolah dan Unit Kearsipan di

lingkungan BKN dalam melakukan kegiatan pengelolaan

Arsip Dinamis.

(2) Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Pusat BKN

dilakukan oleh unit kerja yang membidangi kearsipan

pada Sekretaris Utama BKN.

(3) Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kanreg BKN dan

Pusbangpeg ASN dilakukan oleh Bagian Tata Usaha.

(4) Pengelolaan Arsip Dinamis pada UPT dilakukan oleh

Kepala UPT BKN.

Rincian pedoman pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 2 sampai dengan Pasal 5 tercantum

dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan

dari Peraturan Badan ini.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal

diundangkan.