Pasal 81
BAB 4 — PENGELOLAAN ARSIP
(1) Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan
sebagai berikut:
penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan;
penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah;
pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan;
verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya;
penetapan . . .
- penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip; dan
- pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan.
(2) Penyerahan arsip dilaksanakan dengan
memperhatikan format dan media arsip yang diserahkan.
(3) Arsip yang tercipta dari pelaksanaan penyerahan
arsip meliputi:
keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;
surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan untuk diserahkan dan telah memenuhi syarat untuk diserahkan;
surat persetujuan dari kepala lembaga kearsipan;
surat pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan;
keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan penyerahan arsip statis;
berita acara penyerahan arsip statis; dan
daftar arsip statis yang diserahkan.
(4) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) wajib
disimpan oleh pencipta arsip dan lembaga kearsipan serta diperlakukan sebagai arsip vital.