Peraturan Badan Nomor 5 Tahun 2023 tentang PEDOMAN PENYUSUNAN FORMASI JABATAN FUNGSIONAL ASISTEN PERPUSTAKAAN

Dalam Peraturan Perpustakaan Nasional ini yang dimaksud dengan:

1. Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.

2. Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga negara INDONESIA yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai pegawai aparatur sipil negara secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintah.

3. Jabatan Fungsional adalah sekelompok jabatan yang berisi fungsi dan tugas berkaitan dengan pelayanan fungsional yang berdasarkan pada keahlian dan keterampilan tertentu.

4. Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang, untuk melaksanakan kegiatan teknis administratif dalam operasional perpustakaan.

5. Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan adalah jumlah dan jenjang jabatan fungsional Asisten Perpustakaan yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi di instansi Pusat dan Instansi Daerah untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.

6. Pejabat Fungsional Asisten Perpustakaan yang selanjutnya disebut Asisten Perpustakaan adalah PNS yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang untuk melakukan kegiatan teknik administratif dalam operasional perpustakaan.

7. Angka Kredit yang selanjutnya disingkat AK adalah satuan nilai dari uraian kegiatan dan/atau akumulasi nilai dari uraian kegiatan yang harus dicapai oleh Asisten Perpustakaan dalam rangka pembinaan karier yang bersangkutan.

8. Beban Kerja adalah sejumlah target yang harus dihasilkan atau harus dicapai dalam satuan waktu tertentu.

9. Analisis Beban Kerja adalah teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja.

10. Instansi Pembina Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan yang selanjutnya disebut Instansi Pembina adalah Perpustakaan Nasional.

11. Instansi Pengguna Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan selanjutnya disebut Instansi pengguna adalah Instansi Pemerintah yang menggunakan Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan sesuai kebutuhan untuk melaksanakan kegiatan teknik administratif dalam operasional perpustakaan.

12. Instansi Pemerintah adalah Instansi Pusat dan Instansi Daerah.

13. Instansi Pusat adalah kementerian, lembaga pemerintah nonkementerian, kesekretariatan lembaga negara, dan kesekretariatan lembaga nonstruktural.

14. Instansi Daerah adalah perangkat daerah provinsi dan perangkat daerah kabupaten/kota yang meliputi sekretariat daerah, sekretariat dewan perwakilan rakyat daerah, dinas daerah, dan lembaga teknis daerah.

15. Perpustakaan Nasional adalah adalah lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas pemerintahan dalam bidang perpustakaan yang berfungsi sebagai Perpustakaan pembina, perpustakaan rujukan, Perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, Perpustakaan pelestarian, dan pusat jejaring Perpustakaan, serta berkedudukan di ibukota negara.

Pedoman Penyusunan Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan digunakan sebagai acuan dalam penyusunan formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan bagi Instansi Pusat dan Instansi Daerah.

(1) Jenjang Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan, terdiri atas: a. Asisten Perpustakaan terampil; b. Asisten Perpustakaan mahir; dan c. Asisten Perpustakaan penyelia. (2) Tugas Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan yaitu melaksanakan kegiatan teknis administratif dalam operasional Perpustakaan. (3) Uraian kegiatan tugas Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) sesuai dengan jenjang jabatannya, sebagai berikut: a. Asisten Perpustakaan terampil, meliputi:

1. menyiapkan atau mengumpulkan alat seleksi untuk keperluan pengadaan bahan Perpustakaan;
2. membuat daftar usulan pengadaan bahan Perpustakaan;
3. melakukan registrasi bahan Perpustakaan;
4. melakukan kegiatan pencegahan kerusakan koleksi Perpustakaan;
5. mereproduksi (produksi ulang) koleksi Perpustakaan;
6. melakukan kegiatan pascapengatalogan;
7. melakukan alih data bibliografi secara elektronik;
8. melakukan layanan Perpustakaan keliling;
9. memberikan layanan penelusuran informasi sederhana; dan
10. membuat kliping; b. Asisten Perpustakaan mahir, meliputi:
11. mengumpulkan bahan Perpustakaan sesuai hasil seleksi;
12. melakukan penjajaran koleksi Perpustakaan (shelving);
13. mengeluarkan koleksi Perpustakaan dari jajaran koleksi (discarding);
14. menjilid koleksi Perpustakaan;
15. mengidentifikasi kerusakan koleksi Perpustakaan;
16. melakukan pengatalogan deskriptif dan subjek sederhana;
17. melakukan referensi cepat (quick reference);
18. melakukan layanan peminjaman dan pengembalian koleksi Perpustakaan (sirkulasi);
19. menyiapkan bahan pameran Perpustakaan;
20. mengentri data kepustakawanan; dan
21. membuat anotasi koleksi Perpustakaan; c. Asisten Perpustakaan penyelia, meliputi:
22. melakukan identifikasi kebutuhan informasi pemustaka;
23. mengontrol kondisi lingkungan penyimpanan koleksi Perpustakaan;
24. melakukan validasi pengatalogan deskriptif dan subjek bahan Perpustakaan;
25. menata tata naskah terbitan berkala;
26. menyusun rencana kerja teknis Perpustakaan;
27. melakukan layanan penuturan cerita (storytelling);
28. melakukan layanan penyebaran informasi terbaru/kilat (current awareness service);
29. melakukan layanan tur Perpustakaan (library tour); dan
30. membuat statistik Perpustakaan.

(1) Bagi PNS yang diangkat dalam Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan melalui pengangkatan pertama harus memenuhi persyaratan berijazah paling rendah diploma tiga Perpustakaan/ilmu Perpustakaan/ Perpustakaan dan informasi/Perpustakaan dan kearsipan/ Perpustakaan, informasi, dan kearsipan/ilmu Perpustakaan dan informasi/ilmu informasi dan Perpustakaan/ilmu Perpustakaan dan informasi Islam/teknik Perpustakaan, dokumentasi dan informasi. (2) Bagi PNS yang diangkat dalam Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan melalui perpindahan dari jabatan lain harus memenuhi persyaratan berijazah paling rendah diploma tiga Perpustakaan/ilmu Perpustakaan/ Perpustakaan dan informasi/Perpustakaan dan kearsipan/Perpustakaan, informasi, dan kearsipan/ilmu Perpustakaan dan informasi/ilmu informasi dan Perpustakaan/ilmu Perpustakaan dan informasi Islam/teknik perpustakaan, dokumentasi dan informasi atau kualifikasi pendidikan lain yang relevan dengan tugas Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan terampil, Asisten Perpustakaan mahir dan Asisten Perpustakaan penyelia yang ditetapkan Instansi Pembina. (3) Bagi PNS yang diangkat dalam Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan melalui promosi harus berijazah paling rendah diploma tiga untuk Asisten Perpustakaan terampil, Asisten Perpustakaan mahir dan Asisten Perpustakaan penyelia. (4) Bagi PNS yang diangkat dalam Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan melalui penyesuaian harus memiliki kualifikasi pendidikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Asisten Perpustakaan berkedudukan sebagai pelaksana teknis fungsional dan administratif dalam mendukung operasional Perpustakaan pada Instansi Pemerintah. (2) Asisten Perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab secara langsung kepada pejabat pimpinan tinggi pratama, pejabat administrator, atau pejabat pengawas yang memiliki keterkaitan dengan pelaksanaan tugas Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan.

(3) Kedudukan Asisten Perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan dalam peta jabatan berdasarkan analisis tugas dan fungsi unit kerja, analisis jabatan, dan analisis beban kerja dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penyusunan Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan digunakan sebagai dasar dalam: a. pengangkatan PNS dalam Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan; dan b. pembinaan karier Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan.

Tahapan penyusunan Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan meliputi: a. penghitungan; b. pengusulan; c. verifikasi dan validasi; d. rekomendasi dan usulan penetapan; dan e. pelaporan.

Penghitungan formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf a, oleh instansi Pusat dan Instansi Daerah dilakukan dengan ketentuan: a. dilakukan jangka waktu 5 (lima) tahun sesuai dengan rencana strategis dan mempertimbangkan dinamika/ perkembangan organisasi; b. Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diperinci setiap 1 (satu) tahun berdasarkan prioritas kebutuhan; dan c. Instansi Pemerintah atau unit organisasi pada Instansi Pemerintah yang memiliki tugas dan fungsi di bidang Perpustakaan sesuai dengan organisasi dan tata kerja.

Penghitungan Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 dilaksanakan melalui tahapan: a. menghitung rata-rata AK per jam untuk setiap jenjang jabatan dilakukan dengan cara membagi selisih AK

kumulatif minimal di jenjang pangkat di atasnya dengan AK kumulatif minimal di jenjang pangkatnya dengan perkalian antara jumlah jam kerja efektif selama 1 (satu) tahun (1.250 jam) dan waktu kenaikan kepangkatan secara normal (4 tahun) sebagaimana tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Perpustakaan Nasional ini; b. menginventarisasi seluruh ruang lingkup tugas Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan sebagaimana diatur dalam Peraturan menteri yang mengatur mengenai Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan berikut perkiraan jumlah/volume hasil (output) dari setiap butir kegiatan selama kurun waktu tertentu; c. menginventarisasi nilai AK untuk setiap butir kegiatan sesuai dengan Peraturan menteri yang mengatur mengenai Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan yang besaran AK tersebut telah mencerminkan jam kerja efektif yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap hasil (output) kegiatan; d. menghitung waktu efektif penyelesaian kegiatan dengan cara membagi besaran AK untuk seluruh kegiatan dalam 1 (satu) tahun dengan rata-rata AK per jam (konstanta) sesuai jenjang jabatan; e. menghitung jumlah Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan per jenjang jabatan dengan rumus sebagaimana tercantum pada Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Perpustakaan Nasional ini; dan f. menghitung persediaan pegawai (bezetting) dengan ketentuan:

1. menghitung perkiraan persediaan pegawai tahun yang akan datang dengan mengurangi jumlah pegawai yang ada dengan jumlah pegawai yang akan pensiun dalam tahun yang bersangkutan; dan 2) pengurangan pegawai sebagaimana dimaksud pada angka 1 tidak termasuk pegawai yang mutasi dan promosi.

Langkah-langkah menghitung persediaan pegawai (bezetting) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf f sebagai berikut: a. menyusun daftar jabatan beserta uraian ringkasnya (ikhtisar) disertai dengan syarat pendidikan, pelatihan, pengalaman, dan syarat lain yang bukan menjadi syarat mental; b. menyusun daftar pegawai menurut jabatan. Daftar pegawai memuat nama jabatan, nama pegawai, tahun pengangkatan, tahun pensiun, dan kualifikasi pegawai yang bersangkutan; c. menyusun daftar perkiraan perubahan komposisi pegawai yang akan pensiun, dan rencana promosi serta mutasi untuk mengetahui kemungkinan perubahan posisi pegawai dalam jabatan; dan

d. menyusun daftar persediaan pegawai untuk waktu yang ditentukan dengan inventarisasi jumlah pegawai yang sudah final.

(1) Penghitungan perkiraan volume kegiatan atau hasil kerja (output) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf b mempertimbangkan: a. pertumbuhan jumlah koleksi dan produk pengetahuan di lingkungan Perpustakaan; b. jumlah jenis layanan Perpustakaan; dan c. jumlah dan karakteristik pemustaka. (2) Penghitungan perkiraan volume kegiatan atau hasil kerja (output) dibuat sesuai dengan formulir sebagaimana tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Perpustakaan Nasional ini.

(1) Instansi Pengguna menyampaikan surat usulan Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan beserta kelengkapannya kepada Kepala Perpustakaan Nasional melalui pejabat pimpinan tinggi pratama yang membidangi pembinaan Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan. (2) Surat usulan formasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat sesuai dengan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran VI yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Perpustakaan Nasional ini, dan ditandatangani oleh Pejabat Pembina Kepegawaian, pejabat yang berwenang, atau pejabat pimpinan tinggi pratama yang membidangi kepegawaian/sumber daya manusia. (3) Surat usulan formasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilengkapi dengan: a. struktur organisasi dan tata kerja; b. rencana strategis organisasi; c. hasil penghitungan kebutuhan Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan berdasarkan Analisis Beban Kerja; d. peta Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan; e. rekapitulasi Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan; f. proyeksi Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan untuk jangka waktu 5 (lima) tahun; dan g. laporan kinerja intansi pemerintah, paling sedikit memuat:

1. jumlah dan karakteristik pemustaka;
2. jumlah jenis layanan Perpustakaan; dan
3. pertumbuhan jumlah koleksi dan produk pengetahuan di lingkungan Perpustakaan.

h. laporan pelaksanaan program/kegiatan Perpustakaan selama 1 (satu) tahun.

(1) Kepala Perpustakaan Nasional melalui pejabat pimpinan tinggi pratama yang membidangi pembinaan Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan melakukan verifikasi dan validasi terhadap usulan Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12. (2) Verifikasi dan validasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. pemeriksaan dan konfirmasi kelengkapan usulan formasi; b. analisis kebutuhan formasi berdasarkan dokumen usulan; dan c. penyampaian hasil analisis dan konfirmasi kepada instansi pengusul untuk dilakukan perbaikan apabila ditemukan ketidaksesuaian. (3) Berdasarkan verifikasi dan validasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Perpustakaan Nasional membuat berita acara hasil verifikasi dan validasi sesuai dengan format yang tercantum dalam Lampiran IV yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Perpustakaan Nasional ini.

(1) Kepala Perpustakaan Nasional menerbitkan surat rekomendasi Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan berdasarkan berita acara hasil verifikasi dan validasi, yang dibuat sesuai dengan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran V yang merupakan bagian tidak terpisahkan dalam Peraturan Perpustakaan Nasional ini. (2) Surat rekomendasi Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada Instansi Pengguna, dengan tembusan kepada menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pendayagunaan aparatur negara. (3) Berdasarkan rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Instansi Pengguna menyampaikan usulan penetapan Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan kepada menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pendayagunaan aparatur negara sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang- undangan.

(1) Instansi Pengguna menyampaikan laporan penetapan Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan kepada Kepala Perpustakaan Nasional. (2) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi dasar bagi Instansi Pembina untuk melakukan monitoring, evaluasi, dan pengendalian kebutuhan Jabatan Fungsional Asisten Perpustkaan secara nasional. (3) Laporan penetapan Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat sesuai dengan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran VII yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Perpustakaan Nasional ini.

Instansi Pengguna melakukan pembaruan Penghitungan dan mengajukan kembali usulan Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan dalam hal terdapat: a. pembentukan atau perubahan unit kerja baru; b. Pejabat Fungsional Asisten Perpustakaan yang mutasi, pindah ke dalam jabatan lain, berhenti, meninggal dunia, dan/atau pensiun; dan/atau c. perubahan volume Beban Kerja organisasi.

(1) Pada saat Peraturan Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku, usulan Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan yang sudah disampaikan kepada Instansi Pembina harus menyesuaikan dengan ketentuan dalam Peraturan Perpustakaan Nasional ini paling lama 3 (tiga) bulan sejak Peraturan Perpustakaan Nasional ini diundangkan. (2) Apabila dalam jangka waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Instansi Pengguna tidak melakukan penyesuaian usulan Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan berdasarkan ketentuan dalam Peraturan Perpustakaan Nasional ini, permohonan usulan Formasi Jabatan Fungsional Asisten Perpustakaan yang sudah disampaikan kepada Instansi Pembina tidak dapat diproses.

Peraturan Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Perpustakaan Nasional ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 17 Maret 2023 KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd. MUHAMMAD SYARIF BANDO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 27 Maret 2023 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. ASEP N. MULYANA