Peraturan Menteri Nomor 11 Tahun 2016 tentang JADWAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN SOSIAL

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksudkan dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
2. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
3. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
4. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional

dan/atau lembaga kearsipan. 5. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 6. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 7. Arsip Umum adalah yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

8. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahakan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
9. Pusat Penyimpanan Arsip adalah gedung yang dipergunakan untuk pengolahan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharaan dan pelayanan jasa peminjaman Arsip inaktif.
10. Nilai Guna Arsip adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunannya bagi kepentingan pengguna arsip.
11. Jenis/Seri Arsip adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur dan dikelola sebagai suatu unit karena berhubungan secara fungsi atau subyek, merupakan hasil dari kegiatan yang sama.
12. Jangka Waktu Simpan adalah masa simpan minimal suatu jenis/seri arsip pada Unit Pengelola dan/atau Unit Kearsipan.
13. Jangka Waktu Simpan Arsip Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis/seri arsip pada unit pengelola.
14. Jangka Waktu Simpan Arsip Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis/seri arsip pada Unit Kearsipan/Pusat Arsip.

Penyusutan Arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip yang dilakukan dengan cara : a. memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; b. memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan; dan c. menyerahkan Arsip Statis kepada Arsip Nasional dan/atau Arsip Nasional Daerah.

(1) Setiap arsip di lingkungan Kementerian Sosial ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya. (2) Retensi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip. (3) Jadwal Retensi Arsip terdiri dari Jadwal Retensi Arsip fasilitatif dan Jadwal Retensi Arsip subtantif sebagaimana tercantum dalam Lampiran I dan Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Jadwal Retensi Arsip dipergunakan sebagai pedoman untuk: a. melakukan penyusutan arsip bagi pelaksanaan pengelolaan arsip di lingkungan Kementerian Sosial; b. menentukan nilai guna arsip; c. memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan di lingkungan Kementerian Sosial; dan d. penyerahan arsip permanen dari Unit Arsip di lingkungan Kementerian Sosial kepada Arsip Nasional atau dari Unit Arsip pada masing-masing satuan Unit Kerja Kementerian Sosial di daerah kepada Arsip Nasional Daerah.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Sosial Nomor 11 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Kementerian Sosial (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2013 Nomor 1211), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 18 Agustus 2016 MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA, ttd. KHOFIFAH INDAR PARAWANSA Diundangkan di Jakarta pada tanggal 29 Agustus 2016 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. WIDODO EKATJAHJANA