Pasal 38

(1) PPID Utama wajib mengoordinasikan pencatatan permohonan informasi publik dalam buku register permohonan. (2) PPID Utama wajib memastikan formulir permohonan yang telah diberikan nomor pendaftaran sebagai tanda bukti permohonan informasi publik diserahkan kepada pemohon informasi publik. (3) Dalam hal permohonan informasi publik dilakukan melalui surat elektornik atau pemohon datang langsung, PPID Utama wajib memastikan diberikannya nomor pedaftaran pada saat permohonan diterima. (4) Dalam hal permohonan informasi publik dilakukan melalui surat atau faksimili atau cara lain yang tidak memungkinkan bagi PPID Utama untuk meberikan nomor pendaftaran secara langsung, PPID Utama wajib memastikan nomor pendaftaran dikirimkan kepada pemohon informasi publik. (5) Nomor pendaftaran sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dapat diberikan bersamaan dengan pengiriman informasi publik. (6) PPID Utama wajib menyimpan salinan formulir permohonan yang telah diberikan nomor pendaftaran sebagai tanda bukti permohonan informasi publik.

(7) Buku register permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat: a. nomor pendaftaran permohonan; b. tanggal permohonan; c. nama pemohon informasi publik; d. alamat; e. nomor kontak; f. informasi yang diminta; g. tujuan penggunaan informasi; h. status informasi untuk mencatat apakah informasi sudah berada di bawah penguasaan PPID Utama atau telah didokumentasikan; i. format informasi yang dikuasai; j. jenis permohonan untuk mencatat apakah pemohon informasi ingin melihat atau mendapatkan salinan informasi; k. keputusan untuk menerima, menolak, atau menyarankan ke PPID lain bila informasi yang diminta dibawah kewenangan PPID lain; l. alasan penolakan apabila permohonan informasi publik ditolak; m. hari dan tanggal pemberitahuan tertulis serta pemberian informasi; dan n. biaya serta cara pembayaran untuk mendapatkan informasi publik yang diminta. (8) Format buku register permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (7) terdapat dalam Lampiran V yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.