Peraturan Menteri Nomor 4 Tahun 2011 tentang PENILAIAN KOMPETENSI INDIVIDU PEGAWAI DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERTAHANAN

Dalam Peraturan Menteri Pertahanan ini, yang dimaksud dengan :

1. Pegawai Kementerian Pertahanan adalah Pegawai Negeri Sipil dan Anggota Tentara Nasional INDONESIA (TNI) yang ditugaskan di Kementerian Pertahanan.

2. Kemhan adalah Kementerian Pertahanan.

3. Pejabat yang berwenang adalah pejabat yang mempunyai kewenangan dalam menyelenggarakan Penilaian Kompetensi Individu Pegawai di lingkungan Kemhan.

4. Kompetensi adalah kemampuan dan karakteristik yang dimiliki oleh seorang pegawai berupa pengetahuan, keterampilan, dan sikap perilaku yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas jabatannya, sehingga pegawai tersebut dapat melaksanakan tugasnya secara profesional, efektif, dan efisien.

5. Penilaian kompetensi Pegawai Kemhan adalah suatu proses untuk mengukur kemampuan dan karakteristik yang dimiliki oleh seorang pegawai Kemhan dengan membandingkan kompetensi jabatan yang dipersyaratkan dengan menggunakan beberapa/berbagai metode penilaian.

6. Assessor adalah seorang penilai yang memenuhi syarat-syarat tertentu, dan telah mengikuti pelatihan assessor serta memiliki keahlian teknis untuk melakukan penilaian kompetensi individu pegawai.

7. Assessee adalah orang yang akan dinilai kompetensinya.

8. Administrator adalah Assessor yang mengkoordinasikan dan bertanggung jawab atas pelaksanaan dan hasil Assessment Center.

9. Angkatan (batch) adalah satu kelompok assessee yang mengikuti proses Assessment Center pada periode waktu tertentu.

10. Simulasi adalah metode/alat yang dirancang untuk memunculkan kompetensi tertentu yang dimiliki assessee.

11. Unit Penilaian Kompetensi Pegawai Kemhan yang selanjutnya disebut UPKPK adalah unit organisasi yang mempunyai tugas melaksanakan perencanaan dan pelaksanaan penilaian kompetensi pegawai Kemhan yang akan diangkat dalam jabatan struktural dengan menggunakan beberapa/ berbagai metode penilaian.

12. Tim Penilai Kompetensi Pegawai Kemhan yang selanjutnya disebut TPKPK adalah Tim yang dibentuk selama UPKPK belum terbentuk yang mempunyai tugas melaksanakan perencanaan dan pelaksanaan penilaian kompetensi pegawai Kemhan dengan menggunakan beberapa/berbagai metode penilaian kecuali metode Assessment Center.

(1) Penilaian kompetensi individu dilakukan ketika akan menempatkan Pegawai Kemhan dalam suatu jabatan struktural dengan menggunakan beberapa/berbagai metode penilaian. (2) Pelaksanaan penilaian kompetensi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut : a. pegawai Kemhan yang akan diangkat dalam jabatan struktural dilakukan Penilaian Kompetensi; b. penilaian kompetensi dilakukan oleh UPKPK atau TPKPK dan dalam pelaksanaan tugasnya bersifat independen; c. anggota TPKPK harus ganjil, minimal berjumlah lima orang assessor diantaranya psikolog; d. pembentukan TPKPK ditetapkan oleh Sekretaris Jenderal Kemhan; e. hasil penilaian kompetensi individu digunakan sebagai rekomendasi pejabat Pembina Kepegawaian dalam Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan (BAPERJAKAT) bidang jabatan.

Dalam rangka penilaian kompetensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. prinsip-prinsip penilaian :

1. obyektif, bahwa hasil penilaian kompetensi menggambarkan potensi dan kompetensi sesungguhnya yang dimiliki Pegawai Kemhan;

2. transparan, bahwa hasil penilaian kompetensi yang menggambarkan potensi dan kompetensi yang dimiliki Pegawai Kemhan dapat diketahui oleh Pegawai Kemhan yang dinilai dan/atau pejabat yang berwenang;

3. valid, bahwa alat ukur yang digunakan harus menjamin keakuratan dan dapat mengungkap kompetensi yang akan dinilai;

4. reliabel, bahwa alat ukur yang digunakan harus mencerminkan konsistensi tingkat kompetensi yang dimiliki Pegawai Kemhan dalam kurun waktu tertentu;

5. manfaat, bahwa hasil penilaian kompetensi berlaku selama 2 (dua) tahun dan dimanfaatkan untuk pengangkatan Pegawai Kemhan dalam jabatan struktural. b. metode penilaian :

6. wawancara kompetensi yaitu metode yang dilakukan dengan menggunakan panduan wawancara terstruktur yang disusun berdasarkan kompetensi jabatan yang akan diduduki.

7. kuesioner kompetensi yaitu metode yang dilakukan dengan menggunakan daftar pertanyaan yang disusun berdasarkan kompetensi jabatan yang akan diduduki.

8. psikometri yaitu metode yang dilakukan oleh psikolog untuk mengetahui kecendrungan potensi yang dimiliki Pegawai Kemhan yang dapat dijadikan salah satu prediksi keberhasilan Pegawai Kemhan dalam suatu pekerjaan.

9. analisis kasus yaitu metode yang dilakukan untuk mengukur kemampuan menangani atau menyelesaikan tugas-tugas yang spesifik.

10. presentasi yaitu metode yang dilakukan untuk menyampaikan suatu informasi atau permasalahan dan penyelesaian permasalahan di hadapan orang lain secara sistematis.

11. diskusi kelompok yaitu metode yang dilakukan dengan menggunakan satu atau beberapa persoalan yang harus diselesaikan secara bersama oleh para assesse.

12. Assessment Center yaitu metode terstandar yang dilakukan untuk menilai/mengukur potensi dan prediksi keberhasilan Pegawai Kemhan dalam suatu jabatan melalui beberapa simulasi/alat ukur berdasarkan kompetensi jabatan dan dilakukan oleh beberapa assessor. c. penggunaan metode penilaian :

13. penilaian kompetensi dengan metode Assessment Center digunakan untuk menilai kompetensi Pegawai Kemhan yang akan diangkat dalam jabatan struktural khususnya Eselon I dan II.

14. untuk pengangkatan dalam jabatan struktural Eselon III dan IV diatur sebagai berikut: a) penilaian kompetensi Pegawai Kemhan yang akan diangkat dalam jabatan struktural eselon III, apabila tidak menggunakan metode Assessment Center, menggunakan paling sedikit 3 (tiga) metode berupa psikometri, wawancara kompetensi, dan analisis kasus atau presentasi. b) penilaian kompetensi Pegawai Kemhan yang akan diangkat dalam jabatan struktural eselon IV, apabila tidak menggunakan metode Assessment Center, menggunakan paling kurang dua metode berupa psikometri dan wawancara kompetensi. c) penilaian kompetensi sebagaimana tersebut pada angka 1 dan huruf a) dan huruf b), apabila perlu dapat ditambahkan dengan menggunakan metode lain sesuai dengan kebutuhan.

Tahapan penilaian kompetensi individu meliputi seleksi administrasi, tes substansi jabatan dan pelaksanaan penilaian kompetensi : a. seleksi administrasi dan tes substansi jabatan, diatur sebagai berikut :

1. pejabat yang secara fungsional membidangi kepegawaian mengajukan nama-nama pegawai Kemhan kepada Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kemhan untuk ditetapkan mengikuti penilaian kompetensi;
2. seleksi administrasi dan tes substansi jabatan dilaksanakan oleh pejabat Pembina kepegawaian Kemhan;
3. penilaian Kompetensi dilakukan bagi pegawai Kemhan yang telah mengikuti dan dinyatakan lulus seleksi administrasi dan tes substansi jabatan; dan
4. berdasarkan penetapan pejabat yang secara fungsional membidangi kepegawaian menyerahkan pelaksanaan penilaian kompetensi kepada UPKPK atau TPKPK;

b. pelaksanaan penilaian kompetensi

1. persiapan : a) PKPK atau TPKPK menentukan metode yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan dan menyiapkan dokumen-dokumen; b) berupa standar kompetensi jabatan, biodata dan lain-lain yang berkaitan dengan penilaian kompetensi; dan c) UPKPK atau TPKPK dalam melaksanakan penilaian kompetensi atas permintaan dan perencanaan pejabat pembina kepegawaian Kemhan.
2. pelaksanaan : a) penilaian kompetensi dilaksanakan di lingkungan Kemhan; b) waktu penilaian kompetensi dengan menggunakan metode Assessment Center dilaksanakan paling singkat 2 (dua) hari; dan c) waktu penilaian kompetensi dengan menggunakan metode selain Assessment Center dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan;
3. penetapan a) UPKPK atau TPKPK wajib membuat laporan hasil penilaian kompeten dan disampaikan kepada Kepala Biro Kepegawaian; b) hasil penilaian kompetensi memuat gambaran tentang potensi dan kompetensi Pegawai Kemhan yang bersangkutan; dan c) penetapan hasil penilaian kompetensi bersifat konfidensial dan digunakan sebagai bahan rekomendasi dalam sidang Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan (BAPERJAKAT) bidang Jabatan.

Selama UPKPK belum terbentuk, Penyelenggaraan Penilaian Kompetensi Pegawai Kemhan dengan metode Assessment Center dapat difasilitasi oleh unit Penilaian Kompetensi yang direkomendasikan oleh Badan Kepegawaian Negara.

UPKPK sebagai penyelenggara penilaian kompetensi dengan menggunakan metode Assessment Center memerlukan personel yang kompeten dengan jumlah memadai, yang dalam setiap kegiatan penyelenggaraan Assessment Center diperlukan 1 (satu) orang Administrator dan 6 (enam) orang Assessor.

Personel dalam UPKPK harus memiliki integritas, profesional dan mandiri : a. Assessor.

1. Persyaratan untuk dapat diangkat sebagai assessor sebagai berikut : a) pendidikan minimal Strata Satu (S-1); b) mengikuti pelatihan assessor dan mengikuti proses pemagangan di UPK penyelenggara Assessment Center; dan c) mengikuti kegiatan penyegaran dalam bidang Assessment Center secara berkala.

2. tugas yang harus dilakukan oleh assessor sebagai berikut : a) mengkaji ulang profil kompetensi jabatan; b) menyusun simulasi; c) melakukan wawancara, observasi dan mencatat perilaku assessee; d) melakukan analis dan membuat penilaian; e) mengikuti Assessor Meeting; f) menyusun laporan hasil penilaian; dan g) memberikan umpan balik (feed back) kepada assessee. b. Administrator

3. persyaratan : a) memenuhi persyaratan sebagai assesso;. b) mempunyai pengetahuan dan pengalaman yang luas mengenai Assessment Center; dan c) mempunyai kepercayaan diri yang tinggi, rasa tanggung jawab, kemampuan memimpin dan bekerja dalam kelompok.

4. tugas : a) MENETAPKAN kompetensi yang akan diukur; b) MENETAPKAN simulasi yang akan digunakan; c) menentukan penugasan assessor; d) memberikan pengarahan kepada assessor dan assessee; e) memantau pelaksanaan Assessment Center; f) memimpin Assessor Meeting; g) menyelaraskan hasil Assessment Center sebagai bahan laporan; h) mempresentasikan hasil penilaian dan rekomendasi kepada pengguna;dan i) memberikan umpan balik (feed back) kepada pengguna. c. tenaga pendukung

5. persyaratan telah memiliki keterampilan sesuai tugas dalam pelaksanaan Assessment Center; dan

6. bertugas untuk mendukung pelaksanaan Assessment Center sesuai dengan tugas yang diberikan oleh Administrator.

Penyediaan fasilitas UPKPK berupa gedung/ruang-ruang yang memenuhi persyaratan paling rendah yaitu : a. ruang Assessee dan ruang Assessor harus terpisah; b. ruang Assessee harus kedap suara dan dilengkapi dengan kamera pemantau (Closed Circuit Television/CCTV), yang terdiri dari: ruang individu; ruang kelas dan ruang diskusi;dan c. ruang Assessor paling rendah memiliki :

1. ruang Pengamatan, dengan dilengkapi kaca tembus pandang satu arah (oneway mirror), yang digunakan untuk mengamati assessee yang sedang melakukan simulasi;
2. ruang Rekam Data, digunakan untuk merekam seluruh kegiatan Assessment kompetensi individu, dilengkapi dengan peralatan audio visual dan komputer;
3. ruang Assessor Meeting, digunakan oleh Assessor untuk integrasi data hasil Assessment kompetensi individu;
4. ruang Kerja Assessor; digunakan sebagai tempat kerja bagi assessor;dan
5. ruang Pendukung, digunakan untuk mendukung kegiatan pelaksanaan Penilaian kompetensi individu, seperti ruang makan, istirahat, tempat ibadah, perpustakaan, dan lain-lain.

Pelaksanaan metode Assessment Center, perlu memperhatikan tahap-tahap sebagai berikut : a. pra penilaian kompetensi individu :

1. kaji ulang (review) kompetensi jabatan : UPKPK sebagai penyelenggara mengkaji ulang (review) standar kompetensi jabatan yang telah disusun oleh unit lain sebagai bahan penyusunan simulasi.

2. penyusunan simulasi : menyusun simulasi yang dirancang untuk memunculkan kompetensi tertentu yang dimiliki Assessee, dan jenis-jenis simulasi yang dapat digunakan dalam Assessment Center antara lain: a) Leaderless Group Discussion (LGD); b) in-basket exercise; c) proposal writing; d) presentasi; e) analisa kasus; f) role play; g) psikometri; h) wawancara kompetensi; i) fact finding; j) government game; dan k) interview simulation;

3. jumlah simulasi : jumlah simulasi yang digunakan pada metode Assessment Center paling sedikit 3 (tiga) simulasi disamping psikometri dan wawancara kompetensi;

4. uji coba simulasi dilaksanakan untuk mengetahui ketepatan instrumen dengan kompetensi jabatan yang akan dinilai;

5. penyusunan jadwal pelaksanaan dilaksanakan dengan prinsip efesiensi dan efektif;

6. penyiapan sarana dan prasarana;dan penentuan dan pengarahan Tim Assessment Center . b. pelaksanaan Assessment Center :

7. pengarahan assessee : sebelum pelaksanaan, assessee diberi pengarahan mengenai tujuan, tahapan dan tata tertib selama mengikuti proses penilaian kompetensi individu.

8. pengisian daftar riwayat hidup : Assessee mengisi daftar riwayat hidup sebagai kelengkapan administrasi dan data tambahan untuk wawancara dan integrasi data.

9. tes dan simulasi : tes dan simulasi yang diberikan sesuai dengan kebutuhan penilaian.

10. perekam data : mencatat dan merekam semua perilaku assessee.

11. analisis data dan penilaian hasil penilaian kompetensi individu oleh assessor : analisa data dan penilaian meliputi skoring, interpretasi, rating dan pemeringkatan (ranking). c. Assessor Meeting : Assessor Meeting dilaksanakan untuk integrasi data dalam rangka menentukan klasifikasi dan rekomendasi mengenai saran penempatan serta pengembangan yang harus dilakukan oleh assesse, dan klasifikasi dalam rangka promosi jabatan dengan kriteria :

12. memenuhi syarat (MS) apabila aspek kompetensi yang dimiliki individu memenuhi persyaratan minimal jabatan;

13. masih memenuhi syarat (MMS) apabila terdapat kompetensi yang masih memerlukan pengembangan untuk dapat memenuhi persyaratan minimal jabatan;

14. kurang memenuhi syarat (KMS) apabila kompetensi yang dimiliki individu kurang memenuhi persyaratan dan diperlukan pengembangan dalam waktu yang cukup lama;dan

15. tidak memenuhi syarat (TMS) apabila kompetensi yang dimiliki individu tidak memenuhi persyaratan dan sulit untuk dikembangkan; d. pembuatan laporan individu : sesuai dengan hasil Assessor Meeting antara lain :

16. profil Kompetensi, menggambarkan profil setiap kompetensi dengan skala penilaian 1sampai dengan 5;

17. uraian per kompetensi, menguraikan profil kompetensi assessee dibandingkan dengan profil jabatan;

18. kesimpulan dan Rekomendasi, menguraikan kesesuaian assesseee berdasarkan kompetensi yang dimiliki terhadap jabatannya saat ini dan terhadap jabatan yang lebih tinggi;

19. saran pengembangan, berisi uraian yang menggambarkan aspek kompetensi yang perlu dikembangkan sesuai dengan kebutuhan organisasi;dan

20. penyusunan laporan komperehensif; administrator menyusun laporan menyeluruh untuk disampaikan kepada Pejabat Pembina Kepegawaian. e. pasca Assessment Center, dengan kegiatannya antara lain : a. mempresentasikan hasil Assessment Center secara menyeluruh kepada Pejabat Pembina Kepegawaian; b. memberikan umpan balik kepada assessee;dan c. melakukan evaluasi pelaksanaan penilaian kompetensi individu.

(1) TPKPK dapat melaksanakan penilaian kompetensi Pegawai Kemhan dengan menggunakan metode selain Assessment Center sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b angka 1 sampai dengan angka 6. (2) Personel TPKPK sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memiliki integritas, profesional dan mandiri.

Penentuan metode penilaian yang akan digunakan dalam kegiatan Penilaian Kompetensi dilakukan oleh TPKPK, meliputi : a. metode Psikometri yaitu metode dengan menggunakan berbagai alat tes psikologi yang sudah terstandard untuk melihat kecenderungan potensi kecerdasan serta preferensi assessee; b. wawancara kompetensi dilakukan secara individual oleh paling sedikit 3 (tiga) assessor yang diantaranya Psikolog, dengan menggunakan Panduan Wawancara Terstruktur dan dapat ditambah Kuesioner Kompetensi yang telah diisi oleh assessee sebagai bahan pendalaman;

c. analisis kasus dikerjakan secara individual oleh assessee dan hasilnya dapat digunakan sebagai bahan presentasi dan diskusi kelompok; d. presentasi dilakukan setelah assessee terlebih dahulu membuat bahan presentasi berdasarkan analisis kasus yang telah dibuat atau topik lain yang ditentukan oleh TPKPK; dan e. diskusi kelompok dilakukan oleh paling sedikit 5 (lima) assessee dan paling banyak 7 (tujuh) assessee dengan menggunakan materi hasil analisis kasus masing-masing assessee atau dapat diberikan topik lain.

Pejabat Pembina Kepegawaian di Satker/Sub Satker Kemhan dapat menggunakan laporan hasil penilaian kompetensi jabatan sebagai umpan balik dalam pembinaan Pegawai Kemhan.

Peraturan Menteri Pertahanan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri Pertahanan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 9 Maret 2011 MENTERI PERTAHANAN REPUBLIK INDONESIA,

PURNOMO YUSGIANTORO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 28 Maret 2011 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

PATRIALIS AKBAR

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2011 NOMOR 170