Peraturan Badan Nomor hk-04-1-03-11-01799 Tahun 2011 tentang JADWAL RETENSI ARSIP BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN REPUBLIK INDONESIA

Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan :

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi www.djpp.kemenkumham.go.id

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian adalah arsip yang berkaitan dengan bidang non keuangan/ fiskal dan non kepegawaian yang meliputi informasi center, perlengkapan dan rumah tangga, pengawasan intern/ audit, perencanaan dan organisasi, hukum, kerjasama luar negeri, kehumasan, ketatausahaan dan kepustakaan. 3. Arsip keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan bidang keuangan. 4. Arsip kepegawaian adalah arsip yang berkaitan dengan bidang kepegawaian. 5. Arsip Substantif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang pengawasan obat dan makanan yang meliputi penilaian, inspeksi, sertifikasi, surveilan, standardisasi, penyuluhan, pengawasan, pengembangan obat asli INDONESIA, pengujian obat dan makanan nasional, penyidikan obat dan makanan, dan riset obat dan makanan. 6. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi jenis arsip, jangka waktu penyimpanan aktif dan inaktif, dan nilai guna arsip. 7. Pemusnahan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang tidak bernilai guna dan pengamanan informasi yang dilakukan dengan cara penghancuran fisik arsip sampai tidak dapat dikenali lagi. 8. Jenis Arsip adalah kelompok dokumen yang diatur dalam suatu sistem pemberkasan tertentu atau dipertahankan sebagai satuan unit karena tercipta dari kesamaan proses akumulasi dan pemberkasan, kesamaan aktivitas, memiliki bentuk khusus, atau karena beberapa keterkaitan lain yang muncul dari penerimaan, penciptaan atau penggunaannya. 9. Jangka Waktu Simpan (Retensi) adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Eselon II Pusat dan Daerah dan/atau Unit Eselon III Daerah dan/atau Biro Umum. 10. Jangka Waktu Simpan (Retensi) Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Eselon II Pusat dan Daerah dan/ atau Unit Eselon III Daerah. Jangka waktu simpan arsip aktif dihitung sejak arsip diciptakan mulai diregistrasi hingga selesai diproses. 11. Jangka Waktu Simpan (Retensi) Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/ Pusat Arsip. Jangka waktu simpan inaktif dihitung sejak habisnya masa retensi aktif sampai nilaigunanya untuk kepentingan referensi akhir. 12. Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi. www.djpp.kemenkumham.go.id

13. Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilaiguna sekunder atau nilaiguna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagai bukti pertanggung jawaban sesuai dengan lingkup tugas dan fungsi masing- masing.
14. Dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum dapat ditentukan nasib akhirnya apakah musnah atau permanen, sehingga perlu dilakukan penilaian kembali lagi.

Ruang lingkup pengaturan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dalam Peraturan ini meliputi:

1. JRA fasilitatif non keuangan dan non kepegawaian;
2. JRA keuangan;
3. JRA kepegawaian pegawai negeri sipil dan pejabat negara; dan
4. JRA substantif.

JRA fasilitatif non keuangan dan non kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 angka 1 terdiri atas arsip yang terkait dengan:

1. informasi center;
2. perlengkapan dan rumah tangga;
3. pengawasan internal/audit;
4. perencanaan dan organisasi;
5. hukum;
6. kerjasama luar negeri;
7. kehumasan;
8. ketatausahaan; dan
9. kepustakaan.

JRA keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 angka 3 terdiri atas arsip yang terkait dengan:

1. perencanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;

2. penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;

3. pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; www.djpp.kemenkumham.go.id

4. bantuan/pinjaman luar negeri;

5. pengelolaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara/Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri;

6. sistem akuntansi instansi; dan

7. pertanggungjawaban keuangan negara.

JRA kepegawaian pegawai negeri sipil dan pejabat negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 angka 3 terdiri atas arsip yang terkait dengan:

1. formasi pegawai;
2. pengadaan pegawai;
3. pembinaan karir pegawai;
4. penyelesaian pengelolaan keberatan pegawai;
5. mutasi pegawai;
6. administrasi pegawai;
7. kesejahteraan pegawai;
8. berkas perseorangan pegawai negeri sipil; dan
9. berkas perseorangan pejabat negara.

JRA substantif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 angka 4 terdiri atas arsip yang terkait dengan:

1. penilaian;
2. inspeksi;
3. sertifikasi;
4. surveilan;
5. standardisasi;
6. penyuluhan;
7. pengawasan;
8. pengembangan Obat Asli INDONESIA;
9. pengujian obat dan makanan;
10. penyidikan obat dan makanan; dan
11. riset obat dan makanan. www.djpp.kemenkumham.go.id

JRA fasilitatif non keuangan dan non kepegawaian sebagaimana tercantum dalam Lampiran 1 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

JRA keuangan sebagaimana tercantum dalam Lampiran 2 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

JRA kepegawaian pegawai negeri sipil dan pejabat negara sebagaimana tercantum dalam Lampiran 3 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

JRA substantif sebagaimana tercantum dalam Lampiran 4 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

JRA sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 sampai dengan Pasal 10 digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan.

Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal diundangkan. www.djpp.kemenkumham.go.id

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan peraturan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 4 Maret 2011 KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN REPUBLIK INDONESIA, KUSTANTINAH Diundangkan di Jakarta pada tanggal 21 September 2011 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, PATRIALIS AKBAR www.djpp.kemenkumham.go.id