Peraturan Badan Nomor 7 Tahun 2021 tentang SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS KOMISI PEMILIHAN UMUM

Dalam Peraturan Komisi ini yang dimaksud dengan:

1. Komisi Pemilihan Umum yang selanjutnya disingkat KPU

adalah lembaga penyelenggara pemilihan umum yang bersifat nasional, tetap, dan mandiri yang bertugas melaksanakan pemilihan umum sebagaimana dimaksud dalam UNDANG-UNDANG pemilihan umum dan diberikan tugas dan wewenang dalam penyelenggaraan Pemilihan berdasarkan ketentuan yang diatur dalam UNDANG-UNDANG pemilihan. 2. KPU Provinsi adalah lembaga penyelenggara pemilihan umum di provinsi. 3. KPU Kabupaten/Kota adalah lembaga penyelenggara pemilihan umum di kabupaten/kota. 4. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 5. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 7. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengkategorian/penggolongan Arsip Dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik, dan perorangan. 8. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip. 9. Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan Arsip Dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta Arsip untuk mempermudah pemanfaatan Arsip.

Ruang lingkup Peraturan Komisi ini meliputi: a. penetapan klasifikasi keamanan dan hak Akses Arsip Dinamis; b. pemberian hak Akses Arsip Dinamis; c. pengamanan Arsip Dinamis; d. penyampaian Arsip Dinamis; dan e. penetapan daftar klasifikasi keamanan dan hak Akses Arsip Dinamis.

Sistem klasifikasi keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan KPU dimaksudkan untuk: a. memberikan panduan penyusunan klasifikasi keamanan dan Akses Arsip Dinamis; b. melindungi fisik dan informasi Arsip Dinamis dari kerusakan dan kehilangan; c. menyediakan layanan informasi Arsip Dinamis kepada publik dengan prinsip cepat, tepat, murah, dan aman; d. menyediakan informasi yang dikategorikan terbuka dan dapat diakses oleh publik; e. melakukan pemberkasan Arsip Dinamis dengan tertib; f. mengamankan Arsip Dinamis berdasarkan kewenangan akses terhadap klasifikasi informasi Arsip yang telah ditetapkan; dan g. mencegah penyalahgunaan Arsip oleh pihak yang tidak berhak.

Prinsip dasar dalam penetapan hak Akses Arsip Dinamis yaitu: a. pengaksesan Arsip Dinamis hanya dapat dilakukan oleh pejabat dan staf yang mempunyai kewenangan untuk akses; b. pejabat yang lebih tinggi kedudukannya dapat mengakses Arsip yang dibuat oleh pejabat atau staf di bawahnya sesuai dengan hierarki kewenangannya dalam

struktur organisasi; dan c. pejabat atau staf yang lebih rendah kedudukannya tidak dapat mengakses Arsip yang dibuat oleh pejabat di atasnya kecuali sebelumnya telah diberikan izin oleh pejabat yang berwenang.

(1) Penetapan klasifikasi keamanan dan hak Akses Arsip Dinamis di lingkungan KPU dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: a. identifikasi ketentuan peraturan perundang- undangan; b. analisis fungsi unit kerja dalam organisasi; c. analisis uraian jabatan; dan d. analisis risiko. (2) Identifikasi ketentuan peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan identifikasi terhadap peraturan perundang-undangan untuk menentukan tingkat klasifikasi keamanan dan hak Akses Arsip Dinamis. (3) Analisis fungsi unit kerja dalam organisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan terhadap unit kerja di lingkungan KPU yang menjalankan fungsi substantif atau fasilitatif untuk menentukan fungsi strategis dalam organisasi. (4) Analisis uraian jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dilakukan terhadap uraian jabatan, pejabat, dan pegawai di lingkungan KPU yang mempunyai wewenang dan tanggung jawab terhadap penentuan tingkat klasifikasi keamanan dan hak Akses

Arsip Dinamis, pembuatan, penanganan, pengelolaan keamanan informasi Arsip Dinamis dan mempunyai hak Akses Arsip Dinamis. (5) Analisis risiko sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d terhadap risiko atau kerugian dan manfaat keamanan Arsip Dinamis dengan memperhatikan tingkat keseriusan dampak yang timbul jika terdapat penyalahgunaan Arsip Dinamis oleh pihak yang tidak berhak.

Tingkat Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis di lingkungan KPU meliputi: a. sangat rahasia; b. rahasia; c. terbatas; dan d. biasa/terbuka.

(1) Sangat rahasia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a merupakan klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang jika diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA, dan/atau keselamatan bangsa. (2) Rahasia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b merupakan klasifikasi informasi dari Arsip yang jika diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, dan/atau ketertiban umum. (3) Terbatas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c merupakan klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang jika diketahui oleh pihak yang tidak

berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan. (4) Biasa/terbuka sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf d merupakan klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang jika diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun.

(1) Arsip Dinamis KPU dapat diakses oleh: a. pengguna internal; dan b. pengguna eksternal. (2) Pengguna internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, meliputi: a. pengguna internal KPU; b. pengguna internal KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota; dan c. pengawas internal. (3) Pengguna eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, meliputi: a. publik; b. pengawas eksternal; dan c. aparat penegak hukum. (4) Selain pengguna eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (3), Arsip Dinamis KPU dapat diakses oleh kementerian/lembaga, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota.

(1) Pengguna internal KPU sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) huruf a terdiri atas: a. Anggota KPU; b. Sekretaris Jenderal KPU; c. Inspektur Utama dan Deputi; d. Kepala Biro, Inspektur Wilayah, dan Kepala Pusat;

dan e. pejabat administrasi dan pejabat fungsional. (2) Anggota KPU dan Sekretaris Jenderal KPU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dan huruf b berwenang mengakses seluruh Arsip di lingkungan KPU dengan tingkat klasifikasi keamanan: a. sangat rahasia; b. rahasia; c. terbatas; dan d. biasa/terbuka. (3) Inspektur Utama dan Deputi, Kepala Biro, Inspektur Wilayah, dan Kepala Pusat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dan huruf d, berwenang mengakses Arsip yang terdapat pada unit kerja di bawah kewenangannya dengan tingkat klasifikasi keamanan: a. sangat rahasia; b. rahasia; c. terbatas; dan d. biasa/terbuka. (4) Pejabat administrasi dan pejabat fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf e berwenang mengakses seluruh Arsip yang berada pada tanggung jawab, tugas, dan kewenangannya, dengan tingkat klasifikasi keamanan biasa/terbuka.

(1) Pengguna internal KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) huruf b terdiri atas: a. Anggota KPU Provinsi dan Anggota KPU Kabupaten/Kota; b. Sekretaris KPU Provinsi dan Sekretaris KPU Kabupaten/Kota; dan c. pejabat administrasi dan pejabat fungsional. (2) Anggota KPU Provinsi, Anggota KPU Kabupaten/Kota, Sekretaris KPU Provinsi, dan Sekretaris KPU Kabupaten/Kota sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

huruf a dan huruf b berwenang mengakses seluruh Arsip di KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota sesuai tingkatannya dengan tingkat klasifikasi keamanan: a. sangat rahasia; b. rahasia; c. terbatas; dan d. biasa/terbuka. (3) Pejabat administrasi dan pejabat fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c berwenang mengakses seluruh Arsip yang berada pada tanggung jawab, tugas, dan kewenangannya, dengan tingkat klasifikasi keamanan biasa/terbuka.

Pengawas internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) huruf c berwenang mengakses seluruh Arsip di KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, dengan tingkat klasifikasi keamanan: a. sangat rahasia; b. rahasia; c. terbatas; dan d. biasa/terbuka.

(1) Publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (3) huruf a dapat mengakses Arsip KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota dengan tingkat klasifikasi biasa/terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Pengawas eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (3) huruf b berwenang mengakses seluruh Arsip KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dengan tingkat klasifikasi keamanan:

a. sangat rahasia; b. rahasia; c. terbatas; dan d. biasa/terbuka. (3) Aparat penegak hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (3) huruf c berwenang mengakses Arsip KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditanganinya dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum, dengan tingkat klasifikasi keamanan: a. sangat rahasia; b. rahasia; c. terbatas; dan d. biasa/terbuka. (5) Kementerian/lembaga, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (4) dapat mengakses Arsip KPU, KPU Provinsi, dan Kabupaten/Kota dengan tingkat klasifikasi biasa/terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Arsip Dinamis diklasifikasikan dalam bentuk: a. konvensional; dan b. elektronik.

Pengamanan Arsip Dinamis dilakukan berdasarkan tingkat Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6.

(1) Pengamanan Arsip Dinamis konvensional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf a dilakukan sesuai

tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6. (2) Pengamanan Arsip Dinamis konvensional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan tingkat klasifikasi keamanan sangat rahasia dilakukan dengan ketentuan: a. fisik Arsip diberi cap “SANGAT RAHASIA”; b. Arsip dapat diakses oleh penentu kebijakan, pengawas internal, pengawas eksternal, dan aparat penegak hukum; c. Arsip disimpan dalam zona yang sangat aman, dengan penelusuran jejak akses; dan d. penerapan kebijakan “meja harus bersih”. (3) Pengamanan Arsip Dinamis konvensional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan tingkat klasifikasi keamanan rahasia dilakukan dengan ketentuan: a. fisik Arsip diberi cap “RAHASIA”; b. Arsip tidak diletakkan secara sembarangan; c. Arsip dapat diakses oleh penentu kebijakan, pengawas internal, pengawas eksternal, dan aparat penegak hukum; dan d. Arsip disimpan di lokasi yang aman. (4) Pengamanan Arsip Dinamis konvensional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan tingkat klasifikasi keamanan terbatas dilakukan dengan ketentuan: a. fisik Arsip diberi cap “TERBATAS”; b. Arsip dapat diakses oleh penentu kebijakan, pengawas internal, pengawas eksternal, dan aparat penegak hukum; dan c. Arsip disimpan di tempat yang aman. (5) Pengamanan Arsip Dinamis konvensional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan tingkat klasifikasi keamanan biasa/terbuka dilakukan dengan ketentuan: a. tidak ada persyaratan dan prosedur khusus; b. Arsip dapat diakses oleh pengguna internal dan eksternal yang mempunyai hak akses; dan c. tidak memerlukan sarana dan prasarana khusus.

(1) Pengamanan Arsip Dinamis elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf b dilakukan sesuai tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6. (2) Pengamanan Arsip Dinamis elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan tingkat klasifikasi keamanan sangat rahasia dilakukan dengan ketentuan: a. Arsip dicadangkan secara teratur; b. Arsip elektronik harus dilindungi dari pihak yang tidak berhak; c. pengguna Arsip diberikan autentikasi pengguna; d. sarana dan prasarana diberikan autentikasi server; dan e. sarana dan prasarana harus mempunyai sistem operasi khusus atau aplikasi khusus, firewall, dan sistem serta prosedur deteksi terhadap intrusi. (3) Pengamanan Arsip Dinamis elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan tingkat klasifikasi keamanan rahasia dilakukan dengan ketentuan: a. Arsip dicadangkan secara teratur; b. Arsip elektronik harus dilindungi dari pihak yang tidak berhak; c. Arsip hanya bisa diakses oleh pihak yang berhak atau pegawai yang diberikan izin oleh pejabat yang berwenang 1 (satu) tingkat di atasnya secara berjenjang; d. pengguna Arsip diberikan autentikasi pengguna; dan e. sarana dan prasarana harus mempunyai sistem operasi khusus atau aplikasi khusus, firewall, dan sistem serta prosedur deteksi terhadap intrusi. (4) Pengamanan Arsip Dinamis elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan tingkat klasifikasi keamanan terbatas dilakukan dengan ketentuan: a. Arsip dicadangkan secara teratur; b. Arsip elektronik harus dilindungi dari pihak yang

tidak berhak; c. pengguna Arsip diberikan autentikasi pengguna; dan d. sarana dan prasarana harus mempunyai sistem operasi khusus atau aplikasi khusus, firewall, dan sistem serta prosedur deteksi terhadap intrusi. (5) Pengamanan Arsip Dinamis elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan tingkat klasifikasi keamanan biasa/terbuka dilakukan dengan ketentuan: a. Arsip dicadangkan secara teratur; b. Arsip dapat diakses oleh pengguna internal dan eksternal yang mempunyai hak akses; dan c. tidak memerlukan sarana dan prasarana khusus.

Penyampaian Arsip Dinamis dilakukan melalui pengiriman Arsip Dinamis yang terlindungi sesuai dengan tingkat Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6.

(1) Pengiriman Arsip Dinamis konvensional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf a dilakukan sesuai tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6. (2) Pengiriman Arsip Dinamis konvensional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan tingkat klasifikasi keamanan sangat rahasia harus memenuhi ketentuan: a. menggunakan warna kertas yang berbeda; b. menggunakan amplop dobel bersegel; c. audit jejak untuk setiap titik akses; dan d. melakukan pengiriman Arsip Dinamis oleh pegawai aparatur sipil negara yang sudah diberi wewenang dan tanggung jawab terhadap pengendalian

Arsip/dokumen rahasia. (3) Pengiriman Arsip Dinamis konvensional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan tingkat klasifikasi keamanan rahasia harus memenuhi ketentuan: a. menggunakan warna kertas yang berbeda; b. memberikan kode rahasia; c. menggunakan amplop dobel, bersegel, dan berstempel rahasia; d. mencatat dalam lembar konfirmasi tanda terima Arsip Dinamis; dan e. melakukan pengiriman Arsip Dinamis oleh pegawai aparatur sipil negara yang sudah diberi wewenang dan tanggung jawab terhadap pengendalian Arsip/dokumen rahasia. (4) Pengiriman Arsip Dinamis konvensional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan tingkat klasifikasi keamanan terbatas dilakukan dengan menggunakan amplop segel. (5) Pengiriman Arsip Dinamis konvensional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan tingkat klasifikasi keamanan biasa/terbuka tidak ada persyaratan prosedur khusus.

(1) Pengiriman Arsip Dinamis elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf b dilakukan sesuai tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6. (2) Pengiriman Arsip Dinamis elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan tingkat klasifikasi keamanan sangat rahasia harus memenuhi ketentuan: a. mendapatkan konfirmasi dari penerima pesan atau surat elektronik; b. menggunakan perangkat yang dikhususkan bagi pesan atau surat elektronik; c. menggunakan persandian atau kriptografi; dan

d. menggunakan pelacakan akses informasi untuk suatu pesan atau surat elektronik. (3) Pengiriman Arsip Dinamis elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan tingkat klasifikasi keamanan rahasia harus memenuhi ketentuan: a. mendapatkan konfirmasi dari penerima pesan atau surat elektronik; b. menggunakan perangkat yang dikhususkan untuk pesan atau surat elektronik; dan c. menggunakan persandian atau kriptografi. (4) Pengiriman Arsip Dinamis elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan tingkat klasifikasi keamanan terbatas dilakukan dengan ketentuan apabila pesan atau surat elektronik berisi data mengenai informasi personal, harus menggunakan enkripsi, surat elektronik yang dikirim dengan alamat khusus dan kata sandi. (5) Pengiriman Arsip Dinamis elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan tingkat klasifikasi keamanan biasa/terbuka tidak ada prosedur khusus.

(1) Daftar klasifikasi keamanan dan hak Akses Arsip Dinamis ditetapkan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dengan berpedoman pada format tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Komisi ini. (2) Daftar klasifikasi keamanan dan hak Akses Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan Keputusan KPU.

Peraturan Komisi ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Komisi ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 23 Desember 2021

KETUA KOMISI PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA,

ttd

ILHAM SAPUTRA

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 24 Desember 2021

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

BENNY RIYANTO