Peraturan Badan Nomor 18 Tahun 2017 tentang Jadwal Retensi Arsip Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:

1. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.

2. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau di permanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

3. JRA Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif kepegawaian, keuangan, perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, persuratan dan kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, perlengkapan, hubungan masyarakat, perpustakaan, teknologi informasi dan komunikasi, dan pengawasan.

4. JRA Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip Substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif bidang kebijakan pencarian dan pertolongan, potensi pencarian dan pertolongan, operasi pencarian dan pertolongan, dan data dan informasi.

5. Berkas adalah naskah atau sekumpulan naskah atau dokumen yang saling berhubungan dan ditata dalam bentuk rubric dan dossier.

6. Retensi Aktif adalah adalah jangka waktu penyimpanan arsip di unit pengolah untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi.

7. Retensi Inaktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip di unit kearsipan sampai dengan dimusnahkan atau diserahkan ke lembaga kearsipan.

8. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi.

9. Keterangan Permanen adalah adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing.

10. Keterangan Dinilai Kembali adalah arsip yang memerlukan penilaian ulang, setelah batas masa jangka simpannya berakhir.

JRA digunakan sebagai pedoman bagi pejabat kearsipan dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip di lingkungan Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan.

JRA bertujuan untuk: a. menjamin kemantapan jangka waktu penyimpanan arsip; b. mempermudah pemisahan antara arsip yang telah habis jangka waktu penyimpanannya dengan arsip yang masih perlu disimpan untuk kepentingan administrasi kantor; c. menghemat waktu dan tempat serta mempermudah penemuan kembali arsip yang diperlukan; d. mempermudah dan memperlancar penyusutan dan penyerahan arsip yang sudah statis ke Arsip Nasional Republik INDONESIA Pusat atau Arsip Nasional Republik INDONESIA Wilayah; dan e. menciptakan arsip yang tertib.

(1) JRA Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan terdiri atas: a. JRA Substantif; dan

b. JRA Fasilitatif. (2) JRA Substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a paling sedikit meliputi jenis arsip: a. kebijakan pencarian dan pertolongan; b. potensi pencarian dan pertolongan; c. operasi pencarian dan pertolongan; dan d. data dan informasi. (3) JRA Fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b paling sedikit meliputi jenis arsip: a. kepegawaian; b. keuangan; c. perencanaan; d. hukum; e. organisasi dan ketatalaksanaan; f. persuratan dan kearsipan; g. ketatausahaan dan kerumahtanggaan; h. perlengkapan; i. hubungan masyarakat; j. perpustakaan; k. teknologi informasi dan komunikasi; dan l. pengawasan. (4) Ketentuan mengenai JRA Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan tercantum dalam Lampiran I untuk JRA Substantif dan Lampiran II untuk JRA Fasilitatif yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Retensi Arsip ditentukan untuk Retensi Aktif dan Retensi Inaktif. (2) Dalam menentukan Retensi Aktif dan Retensi Inaktif dilaksanakan berdasarkan kriteria sebagai berikut: a. Retensi Aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah; dan

b. Retensi Inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga. (3) Retensi Arsip dihitung sejak arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses.

(1) JRA Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan memuat jenis arsip, retensi dan keterangan. (2) Keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat rekomendasi yang MENETAPKAN arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan berdasarkan pertimbangan: a. Keterangan Musnah ditentukan apabila pada masa akhir Retensi Arsip tersebut tidak memiliki nilai guna; b. Keterangan Permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan; dan c. Keterangan Dinilai Kembali ditentukan pada arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan sengketa atau perselisihan.

Pada saat Peraturan Badan ini mulai berlaku, Peraturan Kepala Badan SAR Nasional Nomor PK 3 Tahun 2010 tentang Jadwal Reterensi Arsip Badan SAR Nasional, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 2 November 2017

KEPALA BADAN NASIONAL PENCARIAN DAN PERTOLONGAN,

ttd

M. SYAUGI

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 19 Desember 2017

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA