Peraturan Badan Nomor 3 Tahun 2024 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis Di Lingkungan Badan Pangan Nasional

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

2. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu

3. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

4. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

5. Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

6. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

7. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah kategori kerahasiaan informasi Arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat dan perorangan.

8. Akses arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.

9. Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah kategori pembatasan akses terhadap Arsip berdasarkan kewenangan penggunaan Arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu, baik pengguna internal maupun pengguna eksternal.

10. Pengamanan arsip adalah program perlindungan fisik dan informasi Arsip berdasarkan klasifikasi keamanannya.

11. Biasa/Terbuka adalah Arsip yang memiliki informasi yang jika diketahui oleh orang banyak tidak merugikan siapapun.

12. Terbatas adalah Arsip yang memiliki informasi jika diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.

13. Rahasia adalah Arsip yang memiliki informasi jika diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat pada Arsip bersifat sensitif bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privasi, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi.

14. Informasi yang dikecualikan adalah informasi yang jika dipertimbangkan bahwa membuka informasi publik tersebut dapat menimbulkan konsekuensi sebagaimana diatur dalam Pasal 17 UNDANG-UNDANG Keterbukaan Informasi Publik serta setelah dipertimbangkan secara seksama bahwa dengan menutup informasi dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya.

15. Penggunaan Arsip adalah adalah kegiatan penyediaan dan pemanfaatan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.

16. Pengguna Internal adalah setiap orang atau unit kerja yang menggunakan arsip dan berasal dari lingkungan Badan Pangan Nasional.

17. Pengguna Eksternal adalah setiap orang atau badan hukum yang menggunakan arsip dan berasal dari luar lingkungan Badan Pangan Nasional.

18. Pengawas Internal adalah pejabat pimpinan tinggi pratama yang mempunyai tugas melaksanakan pengawasan intern di lingkungan Badan Pangan Nasional.

19. Penentu Kebijakan adalah Kepala Badan Pangan Nasional, pejabat pimpinan tinggi madya, dan pejabat pimpinan tinggi pratama di lingkungan Badan Pangan Nasional.

20. Pelaksana Kebijakan adalah pejabat administrator, pejabat pengawas, pejabat fungsional, dan pelaksana di lingkungan Badan Pangan Nasional.

Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis bertujuan untuk: a. menjadi acuan pelaksanaan dalam pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Badan Pangan Nasional;

b. melindungi fisik dan informasi Arsip Dinamis dari kerusakan dan kehilangan sehingga kebutuhan akan ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, integritas, otentisitas dan reliabilitas Arsip tetap dapat terpenuhi; dan c. mengatur akses Arsip Dinamis agar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan Arsip oleh pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah.

(1) Pengamanan Arsip Dinamis dengan melaksanakan pengamanan fisik dan informasi Arsip Dinamis sesuai dengan tingkat klasifikasi keamanan. (2) Pengamanan fisik dan informasi Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan: a. penyimpanan Arsip Dinamis; dan b. penyampaian Arsip Dinamis.

(1) Penyimpanan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) huruf a menggunakan sarana perangkat keras dan perangkat lunak. (2) Perangkat keras sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. tempat penyimpanan Arsip konvensional paling sedikit berupa:

1. filling cabinet dan rak arsip untuk menyimpan Arsip Biasa/Terbuka dan Terbatas; dan
2. brankas atau lemari besi untuk menyimpan Arsip Rahasia. b. tempat penyimpanan Arsip media baru berupa lemari Arsip sesuai dengan tingkat klasifikasi keamanan; dan c. ruang penyimpanan yang representatif sesuai dengan tingkat klasifikasi keamanan paling sedikit berupa pusat arsip (record center). (3) Perangkat lunak sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) meliputi: a. daftar Arsip Aktif, Arsip Inaktif, Arsip Terjaga dan Arsip Vital; dan b. aplikasi pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif. (4) Ruang penyimpanan Arsip Dinamis dilengkapi dengan fasilitas pengamanan paling sedikit berupa: a. kamera pengawas; b. kunci pengamanan ruangan; dan c. media simpan Arsip. (5) Ketentuan mengenai penyimpanan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada Pasal 3 ayat (2) huruf a tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Penyampaian Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) huruf b terbagi menjadi 2 (dua) jenis Arsip;

a. Arsip media konvensional; dan b. Arsip media elektronik. (2) Penyampaian informasi Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan tingkat klasifikasi keamanan. (3) Ketentuan mengenai penyampaian Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) huruf b tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis dikategorikan menjadi: a. Biasa/Terbuka; b. Terbatas; dan c. Rahasia.

(1) Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis yang termasuk ke dalam kategori Arsip Biasa/Terbuka sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a merupakan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis yang dari segi bobot informasinya tidak memiliki dampak mengganggu kinerja Badan Pangan Nasional. (2) Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis yang termasuk ke dalam kategori Arsip Biasa/Terbuka sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis yang termasuk ke dalam kategori Arsip Terbatas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b merupakan Arsip yang dari segi bobot informasinya memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja unit kerja. (2) Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis yang termasuk ke dalam kategori Arsip Rahasia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c merupakan Arsip yang dari segi bobot informasinya memiliki dampak luas sehingga mengganggu kinerja Badan Pangan Nasional. (2) Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Klasifikasi akses Arsip Dinamis menjadi acuan seluruh unit kerja di lingkungan Badan Pangan Nasional dalam mengelola Arsip Dinamis dan menyediakan informasi yang dapat diakses secara luas bagi publik. (2) Klasifikasi akses Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh: a. Pengguna Internal; dan b. Pengguna Eksternal.

(1) Pengguna Internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf a terdiri atas: a. Penentu Kebijakan; b. Pelaksana Kebijakan; dan c. Pengawas Internal. (2) Pengguna Internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat menggunakan Akses Arsip Dinamis untuk kepentingan perorangan atau unit kerja di lingkungan Badan Pangan Nasional.

(1) Penentu Kebijakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) huruf a berwenang untuk mengakses seluruh Arsip Dinamis yang berada di bawah kewenangannya. (2) Kewenangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat didelegasikan kepada pejabat 1 (satu) tingkat di bawahnya. (3) Pelaksana Kebijakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) huruf b menggunakan akses seluruh Arsip Dinamis sesuai tugas dan fungsinya dengan tingkat klasifikasi keamanan Biasa/Terbuka. (4) Pelaksana Kebijakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) huruf b tidak diberikan hak akses untuk Arsip Dinamis dengan tingkat klasifikasi keamanan Terbatas dan Rahasia kecuali telah mendapat izin dari Penentu Kebijakan. (5) Pengawas Internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) huruf c berwenang untuk mengakses seluruh Arsip Dinamis guna melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pengguna Eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf b terdiri atas: a. publik; b. Pengawas Eksternal; dan c. aparat penegak hukum.

(1) Publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf a berhak untuk mengakses seluruh Arsip Dinamis dengan tingkat klasifikasi keamanan Biasa/Terbuka.

(2) Pengawas Eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf b berhak untuk mengakses Arsip Dinamis guna melaksanakan fungsi pengawasan eksternal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Aparat penegak hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf c berhak untuk mengakses Arsip Dinamis terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditangani guna melaksanakan fungsi penegakan hukum.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 31 Mei 2024

KEPALA BADAN PANGAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

Œ

ARIEF PRASETYO ADI

Diundangkan di Jakarta pada tanggal Д

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

Ѽ

ASEP N. MULYANA

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2024 NOMOR Ж