Pasal 1
BAB 1 — KETENTUAN UMUM
Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu
Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah kategori kerahasiaan informasi Arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat dan perorangan.
Akses arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah kategori pembatasan akses terhadap Arsip berdasarkan kewenangan penggunaan Arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu, baik pengguna internal maupun pengguna eksternal.
Pengamanan arsip adalah program perlindungan fisik dan informasi Arsip berdasarkan klasifikasi keamanannya.
Biasa/Terbuka adalah Arsip yang memiliki informasi yang jika diketahui oleh orang banyak tidak merugikan siapapun.
Terbatas adalah Arsip yang memiliki informasi jika diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.
Rahasia adalah Arsip yang memiliki informasi jika diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat pada Arsip bersifat sensitif bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privasi, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi.
Informasi yang dikecualikan adalah informasi yang jika dipertimbangkan bahwa membuka informasi publik tersebut dapat menimbulkan konsekuensi sebagaimana diatur dalam Pasal 17 UNDANG-UNDANG Keterbukaan Informasi Publik serta setelah dipertimbangkan secara seksama bahwa dengan menutup informasi dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya.
Penggunaan Arsip adalah adalah kegiatan penyediaan dan pemanfaatan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
Pengguna Internal adalah setiap orang atau unit kerja yang menggunakan arsip dan berasal dari lingkungan Badan Pangan Nasional.
Pengguna Eksternal adalah setiap orang atau badan hukum yang menggunakan arsip dan berasal dari luar lingkungan Badan Pangan Nasional.
Pengawas Internal adalah pejabat pimpinan tinggi pratama yang mempunyai tugas melaksanakan pengawasan intern di lingkungan Badan Pangan Nasional.
Penentu Kebijakan adalah Kepala Badan Pangan Nasional, pejabat pimpinan tinggi madya, dan pejabat pimpinan tinggi pratama di lingkungan Badan Pangan Nasional.
Pelaksana Kebijakan adalah pejabat administrator, pejabat pengawas, pejabat fungsional, dan pelaksana di lingkungan Badan Pangan Nasional.