Peraturan Badan Nomor 31 Tahun 2016 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Pemilihan Umum

Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan:

1. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

3. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

5. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

6. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

7. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional

dan/atau lembaga kearsipan. 8. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 9. Arsip Nasional Republik INDONESIA yang selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. 10. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 11. Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. 12. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa. 13. Nilai Guna Kesejarahan adalah nilai yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana organisasi yang

bersangkutan dibentuk, dikembangkan, diatur, dilaksanakannya fungsi dan tugas serta bagaimana terjadinya peristiwa kesejarahan tanpa dikaitkan secara langsung dengan penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.

(1) Pedoman Retensi Arsip Urusan Pemilihan Umum disusun oleh ANRI bersama dengan Komisi Pemilihan Umum. (2) Ketentuan mengenai Retensi Arsip Urusan Pemilihan Umum tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

(1) Pedoman Retensi Arsip Urusan Pemilihan Umum memuat jenis arsip, retensi atau jangka waktu simpan minimal, dan keterangan. (2) Penentuan retensi arsip dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai hak dan kewajiban atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak bertambah lagi. (3) Penentuan retensi arsip didasarkan pada akumulasi retensi arsip aktif dan inaktif dengan 2 (dua) pola: a. 2 (dua) tahun; dan b. 5 (lima) tahun. (4) Khusus bagi jenis arsip surat suara, penentuan retensi akan ditentukan oleh Komisi Pemilihan Umum bersama ANRI yang ditetapkan dalam JRA Komisi Pemilihan Umum.

Retensi arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran Peraturan Kepala ini memperhatikan: a. ketentuan peraturan perundang-undangan yang mewajibkan arsip disimpan dalam jangka waktu tertentu;

b. ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur daluarsa penuntutan hukum; dan c. kepentingan pertanggungjawaban keuangan.

Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan dan dipermanenkan ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. keterangan musnah ditentukan apabila pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki nilai guna lagi; dan b. keterangan permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder.

(1) Pedoman Retensi Arsip Urusan Pemilihan Umum digunakan untuk menyusun JRA lembaga negara dan pemerintah daerah yang berkaitan dengan urusan Pemilihan Umum. (2) Retensi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan batas minimal jangka waktu penyimpanan arsip Urusan Pemilihan Umum. (3) Dalam MENETAPKAN JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1), lembaga negara dan pemerintahan daerah: a. MENETAPKAN retensi tidak kurang dari batas minimal jangka waktu penyimpanan sebagaimana dimaksud pada ayat (2); dan b. MENETAPKAN rekomendasi sesuai dengan pedoman retensi.

Pedoman Retensi Arsip Urusan Pemilihan Umum meliputi: a. kebijakan; b. data pemilihan umum; c. teknis dan hubungan masyarakat; d. logistik; e. pengawasan pemilihan umum; dan

f. penerapan kode etik penyelenggara pemilihan umum.

Peraturan Kepala ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal 25 Agustus 2016nua ri 2015

KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

ttd

tMUSTARI IRAWAN

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 2 September 2016

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA