Pasal 11

(1) Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan menggunakan metode yang paling cepat dan tepat. (2) Koordinasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sejak tahap penyusunan konsep awal, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari. (3) Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan prosedur surat menyurat sebagai sarana komunikasi resmi. (4) Jawaban terhadap surat masuk wajib diberikan dengan ketentuan sebagai berikut:

a. instansi pengirim harus segera mengkonfirmasikan kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi tanpa keterangan yang jelas; dan b. instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim. (5) Salinan surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, yang dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam tembusan yang dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut: a. tembusan, yaitu

surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait; b. laporan, yaitu

surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang; dan c. untuk arsip, yaitu

surat yang disimpan untuk kepentingan pemberkasan arsip. (6) Kriteria kecepatan penyampaian surat terdiri atas: a. amat segera/kilat, adalah surat dinas yang harus diselesaikan/ dikirim/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam; b. segera, adalah surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/ kurir; dan c. biasa, adalah surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir. (7) Penggunaan untuk perhatian (u.p) dipergunakan untuk: a. mempermudah penyampaian surat kepada pejabat yang dituju; dan b. mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan cukup dilakukan oleh pejabat tertentu.