Pasal 14

Tahapan dalam pendokumentasian informasi meliputi: a. pendeskripsian Informasi yang dibuat oleh setiap satuan kerja dalam bentuk ringkasan untuk masing-masing jenis informasi; b. pemverifikasian Informasi sesuai dengan jenis kegiatannya; c. pengotentifikasian Informasi yang dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap satuan kerja; d. pemberian kode informasi dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan melalui metode pengkodean yang ditentukan oleh masing-masing satuan kerja meliputi:

1. kode klasifikasi disusun dan ditentukan dengan menggunakan kombinasi huruf dan angka;
2. kode huruf digunakan untuk memberi tanda pengenal kelompok primer atau fungsi; dan 3) kode angka dua digit untuk memberi tanda pengenal kelompok tersier atau kegiatan. e. penataaan dan penyimpanan informasi yang dilakukan dengan memanfaatkan teknologi informasi.