Pasal 4

(1) Retensi Arsip dimulai setelah kegiatan dinyatakan selesai. (2) Kegiatan dinyatakan selesai sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditentukan dengan pernyataan: a. Sejak berakhirnya masa 1 (satu) tahun anggaran; b. Setelah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan; c. Sejak penetapan keputusan yang terbaru atau sejak keputusan lama dinyatakan tidak berlaku; d. Sejak peraturan perundang-undangan diundangkan; e. Setelah perjanjian, kontrak, kerjasama berakhir dan kewajiban para pihak telah dilaksanakan; f. Sejak selesainya pertanggungjawaban suatu penugasan. g. Setelah kasus atau perkara mempunyai kekuatan hukum tetap; h. Setelah kegiatan dipertanggungjawabkan atau diaudit; i. Setelah serah terima proyek dan retensi pemeliharaannya berakhir; j. Setelah hasil sensus dipublikasikan;

k. Setelah laporan hasil penelitian dipublikasikan; l. Setelah data diperbaharui; dan/atau m. Setelah sistem aplikasi ditingkatkan dan dikembangkan. (3) Pencantuman pernyataan kegiatan dinyatakan selesai sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diletakkan pada kolom Retensi Arsip Aktif di dalam JRA.