Pasal 4

(1) Identifikasi Arsip Vital dilakukan dengan cara: a. analisis substansi Arsip; b. analisis organisasi; c. analisis hukum; dan

d. analisis risiko. (2) Analisis substansi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan berdasarkan kriteria: a. merupakan prasyarat bagi keberadaan organisasi karena tidak tergantikan dari aspek administrasi maupun legalitas; b. sangat dibutuhkan untuk menjamin operasional organisasi; c. merupakan aset kekayaan dan bukti kepemilikan; d. dalam hal hilang akan menimbulkan kerugian secara finansial dan mengganggu eksistensi organisasi; dan/atau e. berkaitan dengan kebijakan strategis instansi. (3) Analisis organisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan berdasarkan: a. tugas, fungsi, dan struktur organisasi; b. fungsi substantif Arsip yang memiliki peran sentral dalam pencapaian tugas, dan tujuan organisasi; c. fungsi fasilitatif Arsip yang dapat memperlancar fungsi operatif organisasi; dan/atau d. kebijakan dan strategi organisasi. (4) Analisis hukum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dilakukan untuk memperoleh data mengenai: a. Arsip yang dianalisis secara hukum mengandung hak dan kewajiban atas kepemilikan negara/warga negara; b. hilangnya Arsip yang dianalisis dapat menimbulkan tuntutan hukum terhadap individu atau organisasi; dan/atau c. hilangnya Arsip yang dianalisis secara hukum harus dibuktikan dengan duplikat Arsip dan surat pernyataan kehilangan bermaterai cukup. (5) Analisis risiko sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d dilakukan dengan menafsirkan kerugian: a. waktu dan biaya yang dibutuhkan organisasi untuk merekontruksi informasi yang hilang/musnah;

b. waktu yang tidak produktif dan biaya yang harus dikeluarkan organisasi apabila Arsip yang dianalisis hilang/musnah; dan/atau c. kesempatan untuk memperoleh keuntungan apabila Arsip yang dianalisis hilang/musnah. (6) Arsip diidentifikasi sebagai Arsip Vital apabila memenuhi 4 (empat) analisis dan setiap analisis memenuhi paling sedikit 2 (dua) kriteria.