Peraturan Menteri Nomor 35 Tahun 2013 tentang JADWAL RETENSI ARSIP DAN PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

3. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

4. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

5. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA dan/atau lembaga kearsipan.

6. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

7. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

(1) Jadwal Retensi Arsip terdiri atas: a. Jadwal Retensi Arsip fasilitatif; dan b. Jadwal Retensi Arsip substantif. (2) Penyusutan Arsip dilaksanakan melalui prosedur yang ditentukan. (3) Jadwal Retensi Arsip dan prosedur Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Jadwal Retensi Arsip dan prosedur Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (3) memuat: a. pendahuluan; b. Jadwal Retensi Arsip; c. prosedur Penyusutan Arsip; dan d. penutup.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku: a. penghitungan jangka waktu simpan Arsip dalam Jadwal Retensi Arsip yang telah dilaksanakan, tetap dihitung berdasarkan Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor M.02-UM.04.10 Tahun 2007 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Prosedur Penyusutan Arsip Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia, dengan penyesuaian Jadwal Retensi Arsip berdasarkan Peraturan Menteri ini; dan b. perbedaan jangka waktu simpan Arsip sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor M.02-UM.04.10 Tahun 2007 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Prosedur Penyusutan Arsip Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia harus disesuaikan dengan Peraturan Menteri ini dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan terhitung sejak tanggal Peraturan Menteri ini diundangkan.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor M.02-UM.04.10 Tahun 2007 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Prosedur Penyusutan Arsip Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 31 Desember 2013 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, AMIR SYAMSUDIN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 22 Januari 2014 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, AMIR SYAMSUDIN