Pasal 39

(1) Pemberkasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf b dilakukan berdasarkan sistem subjek. (2) Pemberkasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui prosedur: a. pemeriksaan; b. penentuan indeks; c. pengkodean; d. pemberian tunjuk silang; e. pelabelan berkas; f. penataan; dan g. penyusunan daftar Arsip Terjaga. (3) Pemeriksaan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a dilakukan dengan memeriksa kelengkapan berkas dan mengecek tanda perintah atau disposisi pimpinan untuk menyimpan berkas. (4) Penentuan indeks sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b dilakukan dengan menentukan kata tangkap terhadap isi informasi Arsip yang akan disimpan sebagai judul berkas. (5) Pengkodean sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c dilakukan dengan menuliskan kode klasifikasi terhadap kata tangkap yang terpilih menjadi indeks di sudut kanan atas Arsip. (6) Pemberian tunjuk silang sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf d dilakukan jika ditemukan informasi yang terkandung dalam suatu berkas surat lebih dari satu subjek, sub subjek, atau memiliki lebih dari satu peristilahan dan mempunyai arti yang sama. (7) Pelabelan berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf e dilakukan dengan memberikan label sebagai

tanda pengenal berkas pada sekat atau tab folder dimana berkas surat akan disimpan. (8) Penataan berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf f dilakukan dengan menggunakan sistem subjek atau masalah dengan menggunakan klasifikasi Arsip sebagai dasar penataan. (9) Penyusunan daftar Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf g dilakukan dengan membuat daftar identifikasi Arsip Terjaga. (10) Format daftar identifikasi Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud pada ayat (9) tercantum dalam Contoh 6 Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.