Pasal 25

(1) Pendataan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf a dilakukan oleh Unit Kearsipan terhadap seluruh Unit Pengolah. (2) Pendataan dilakukan dengan cara: a. melakukan analisis terhadap organisasi untuk menentukan unit kerja yang memiliki potensi menciptakan Arsip Vital; b. mengidentifikasi substansi informasi Arsip yang tercipta pada unit kerja potensial sebagai Pencipta Arsip Vital; c. membuat daftar Arsip Vital; dan d. menggunakan formulir pendataan yang berisi informasi:

1. organisasi pencipta dan unit kerja;

2. series Arsip;

3. media simpan;

4. sarana temu kembali;

5. volume;

6. periode;

7. retensi;

8. tingkat keaslian;

9. sifat kerahasiaan;

10. lokasi simpan;

11. sarana simpan;

12. kondisi Arsip;

13. nama pendata; dan

14. waktu pendataan. (3) Formulir pendataan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf d tercantum dalam Contoh 4 Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.