Pasal 12

(1) Pengelolaan arsip aktif di Kemhan dan TNI menggunakan asas desentralisasi yang dilaksanakan oleh Petugas Pelaksana Kearsipan dari masing-masing unit pengolah/unit struktural terendah yaitu pada Seksi, Subbag atau Subbid. (2) Tujuan pengelolaan arsip aktif, yaitu : a. ketepatan dan kecepatan dalam penemuan kembali arsip; b. tercapainya keamanan baik fisik maupun informasi; dan c. memudahkan dalam penyusutan arsip. (3) Penataan atau pemberkasan arsip aktif dilaksanakan berpedoman pada skema klasifikasi arsip yang disusun berdasarkan analisis tugas dan fungsi organisasi. (4) Peralatan Penyimpanan Arsip Aktif, peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif terdiri dari : a. filing cabinets, bentuknya bisa bermacam-macam antara lain: Vertical Filing Cabinet dan Lateral Filing Cabinet, yaitu sarana/tempat untuk penyimpanan arsip dalam bentuk himpunan berkas; b. ordner, merupakan wadah untuk menyimpan arsip yang kode dan indeksnya dicantumkan di sisi luar dari ordner, di dalam ordner terdapat sekat yang berfungsi membedakan berkas atau masalah satu dengan yang lainnya; c. sekat/guide merupakan penyekat/pembatas antar file satu dengan file lainnya yang kode klasifikasinya berbeda, pada sekat/guide terdapat tab yang memuat kode (abjad, nomor, alphanumeric), ada jenis sekat/guide, yaitu :

1. sekat/guide primer menunjuk pada pokok masalah;
2. sekat/guide sekunder menunjuk pada sub masalah; dan
3. sekat/guide tersier menunjuk pada sub-sub masalah. d. folder/map merupakan map tempat untuk menyimpan arsip yang menggunakan tab untuk mencantumkan kode dan indeks; e. klasifikasi arsip merupakan pengelompokan arsip menurut urusan atau masalahnya secara logis, sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi. (5) Prosedur filing (pemberkasan), filing pada dasarnya merupakan kegiatan menyimpan arsip ke dalam folder, ordner, filing cabinet atau alat yang lain menurut ketentuan yang berlaku. (6) Penyimpanan arsip aktif di lingkungan Kemhan dan TNI pada dasarnya menggunakan: a. sistem filing subjek, yang didasarkan pada pola/daftar klasifikasi subjek; dan b. berdasarkan sistem numeric/nomor yaitu berdasarkan Nomor Register Pusat (NRP)/Nomor Induk Pegawai (NIP), khususnya untuk personal file. (7) Langkah-langkah menyimpan arsip aktif, yaitu : a. pemeriksaan (inspection), pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui kelengkapan berkas, keadaan fisik dan ada tidaknya tanda siap difile/ disimpan; b. pengkodean (coding), penentuan kode dengan mempergunakan klasifikasi arsip:
4. cara menentukan kode :

a) baca keseluruhan isi informasi; b) tentukan kesimpulan pokok permasalahan/subjek (menyangkut subjek apa ?); dan c) lihat klasifikasi arsip, untuk menentukan kode pokok masalah dan sub masalahnya. 2. cara penulisan kode klasifikasi : a) pokok masalah ditulis pada bagian depan dengan huruf sesuai dengan klasifikasi arsip diberi tanda baca titik (.); b) sub masalahnya ditulis dengan kode angka yang diletakkan di belakang kode huruf diberi tanda baca titik (.); dan c) sub-sub masalah ditulis dengan kode angka diberi tanda baca titik (.) diletakkan setelah kode sub masalah, sebagai berikut :

HK. HUKUM

Pokok Masalah

1. Produk Hukum

Sub Masalah

01.01. Intern

Sub-sub Masalah

kode tentang perihal hukum intern adalah: HK.01.01. c. penentuan indeks (indexing), kegiatan penentuan indeks/tanda pengenal arsip untuk membedakan antara arsip yang satu dengan arsip yang lain dalam satu berkas/kegiatan, pada dasarnya indeks dapat berupa:

1. indeks angka (angka urut, tanggal, tahun);

2. indeks abjad (nama organisasi, badan, tempat, wilayah); dan

3. indeks subjek. d. tunjuk silang (cross reference), tunjuk silang digunakan apabila terjadi hal sebagai berikut:

4. ada surat atau berkas yang informasinya mempunyai 2 (dua) masalah atau lebih;

5. ada pergantian identitas aption (nama orang, organisasi, atau nama tempat); dan

6. ada surat yang lampirannya dalam bentuk tertentu, (foto, disket, film dan lainnya sebagaimana tercantum pada lampiran yang tidak terpisahkan dari Peraturan ini. e. pengelompokan (sorting) kegiatan pengaturan arsip dengan cara mengelompokkan arsip sesuai dengan kelompok masalah dalam klasifikasi arsip; f. pelabelan (labeling), yaitu kegiatan penulisan indeks dan kode klasifikasi sebagai judul berkas yang dituangkan dalam laci, guide, folder maupun ordner; dan g. penyimpanan/penempatan arsip (filing), yaitu memasukkan arsip ke dalam folder/ordner dan almari arsip. (8) Penataan dalam Filing Cabinet.

• Sistem Filing Subjek dengan filing cabinet dilakukan berdasarkan kode klasifikasi yang telah diberikan dan telah ditempel pada folder. (9) Penataan dalam ordner dengan cara: a. satu ordner untuk satu pokok masalah; b. satu ordner untuk beberapa pokok masalah; c. satu ordner untuk satu sub masalah; dan d. satu ordner untuk sub-sub masalah. (10) Peralatan yang dibutuhkan serta tata cara pengklasifikasian arsip, penyimpanan, pencarian kembali, dan penataan dalam filing cabinet sebagaimana tercantum dalam Lampiran I dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan ini.