Pasal 13

Kementerian Pertahanan pada Bagian Takahdissip Biro TU Setjen;

Mabes TNI pada Bagian Arsip Sekretariat Umum Mabes TNI;

TNI AD pada Subdit Minu Direktorat Ajudan Jenderal Angkatan Darat;

TNI AL pada Bagian Arsip Sekretariat Umum Angkatan Laut; dan

TNI AU pada Bagian Arsip Sekretariat Umum Angkatan Udara. b. arsip inaktif disimpan di Pusat Arsip (Record Center); dan c. pada dasarnya penataan arsip inaktif sama dengan penataan pada masa arsip aktif. (2) Tujuan : a. terwujudnya informasi dan tertata dalam seri arsip sehingga arsip mudah ditemukan ketika diperlukan; b. tercapainya keamanan fisik dan informasi arsip instansi; dan c. mengurangi jumlah arsip di ruang kerja. (3) Peralatan : a. rak arsip :

rak statis; dan

rak bergerak/mobile aisle files. b. boks arsip, berupa kotak/boks khusus dengan ukuran panjang 38 cm, lebar 10 cm atau 20 cm dan tinggi 27 cm; c. label, merupakan judul/title berkas yang berupa nomor dan ditempelkan pada bagian luar boks; d. sampul/folder, sarana untuk menempatkan arsip (volume kecil) yang akan disimpan ke dalam boks arsip, untuk volume arsip yang besar dapat tetap mempergunakan ordner; e. daftar arsip (DA), merupakan sarana/alat bantu temu arsip berupa daftar seri arsip (jenis arsip) dan nomor lokasi penyimpanan; dan f. buku peminjaman, adalah buku yang digunakan untuk pengendalian peminjaman dan pelayanan informasi arsip. (4) Prosedur pemindahan arsip ke Pusat Arsip (Record Center) : a. menyeleksi arsip inaktif yang akan dipindahkan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan berdasarkan pada Jadwal Retensi Arsip (JRA); b. membuat Daftar Arsip yang akan dipindahkan rangkap 2 (lembar 1 : Unit Pengolah, lembar 2 : Unit Kearsipan); c. mempersiapkan Berita Acara pemindahan rangkap 2 (dua); d. mengajukan persetujuan pemindahan kepada Pimpinan Unit Pengolah; e. mempersiapkan boks arsip; f. memberi label boks yang memuat informasi tentang :

nomor boks;

unit pengolah;

nomor urut arsip; dan

tahun terciptanya arsip. g. memindahkan boks arsip inaktif ke Pusat Arsip (Record Center). (5) Prosedur penyimpanan arsip inaktif di Pusat Arsip (Record Center) : a. pemeriksaan fisik arsip, petugas memeriksa kelengkapan arsip yang dipindahkan dan sekaligus mencocokkannya dengan Daftar Arsip yang dipindahkan; b. pemberian nomor boks pada label sesuai dengan urutan (melanjutkan nomor urut selanjutnya), meliputi :

nomor lajur rak;

nomor rak; dan

nomor boks. c. pencatatan nomor boks baru ke dalam Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dari Unit Pengolah; dan d. menempatkan boks pada rak arsip inaktif sesuai dengan urutan. (6) Prosedur peminjaman arsip inaktif : a. permintaan peminjaman arsip inaktif dapat dilakukan secara tertulis, lisan maupun telepon; b. setiap peminjaman arsip inaktif harus dicatat dalam sarana peminjaman dan/ atau out indicator; c. jangka waktu peminjaman arsip inaktif maksimal adalah 1 (satu) minggu dan apabila masih diperlukan lagi bisa diperpanjang; dan d. arsip yang sudah dikembalikan harus diteliti kelengkapannya dan dikembalikan ke tempat semula.