Peraturan Menteri Nomor 4 Tahun 2011 tentang STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI

Dalam Peraturan Menteri ini, yang dimaksud dengan:

1. Standar Operasional Prosedur, yang selanjutnya disebut SOP, adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas Kementerian Dalam Negeri.

2. Format Standar Operasional Prosedur adalah bentuk penuangan SOP berupa tulisan dan diagram alur.

3. Verifikasi SOP adalah suatu proses menilai atau mengecek kebenaran dan kesesuaian SOP.

4. Proses kerja adalah langkah-langkah yang sistematis dalam melaksanakan suatu pekerjaan untuk memperoleh hasil kerja tertentu.

5. Diagram alur adalah gambar yang menjelaskan alur proses, prosedur atau dokumen suatu kegiatan yang menggunakan simbol-simbol atau bentuk- bentuk bidang, untuk mempermudah memperoleh informasi. www.djpp.kemenkumham.go.id

6. Hasil akhir adalah produk/output dari suatu pekerjaan yang dilaksanakan berupa barang dan jasa.

7. Penyempurnaan Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian kegiatan dalam rangka meningkatkan kualitas Standar Operasional Prosedur yang terdiri dari melengkapi, membuat, menambah/ mengurangi, menyusun, dan mengevaluasi Standar Operasional Prosedur.

8. Pelaksana adalah pegawai yang melaksanakan SOP dalam pekerjaannya.

9. Atasan adalah pejabat yang mengepalai unit kerja yang lebih tinggi.

10. Unit kerja eselon I adalah Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Direktorat Jenderal, Badan dan IPDN di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri.

11. Unit kerja Eselon II adalah Biro, Pusat, Sekretariat Direktorat Jenderal, Sekretariat Inspektorat Jenderal, Sekretariat Badan, Direktorat, Sekretariat KORPRI di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri.

12. Unit kerja Eselon III adalah Bagian, Bidang, Subdirektorat di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri.

13. Unit kerja Eselon IV adalah Subbagian, Seksi, Subbidang di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri.

14. Menteri adalah Menteri Dalam Negeri.

Prinsip penyusunan SOP meliputi: a. efisiensi dan efektifitas; b. berorientasi pada pengguna; c. kejelasan dan kemudahan; d. keselarasan; e. keterukuran; f. dinamis; g. kepatuhan hukum; dan h. kepastian hukum. www.djpp.kemenkumham.go.id

(1) Prinsip efektifitas dan efisiensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a, merupakan prosedur yang distandarkan singkat dan cepat dalam mencapai target pekerjaan dan memerlukan sumberdaya yang paling sedikit. (2) Prinsip berorientasi pada pengguna sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b, merupakan prosedur yang distandarkan mempertimbangkan kebutuhan pengguna. (3) Prinsip kejelasan dan kemudahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf c, merupakan prosedur yang distandarkan dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan. (4) Prinsip keselarasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf d, merupakan prosedur yang distandarkan sejalan dengan prosedur standar lain yang terkait. (5) Prinsip keterukuran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf e, merupakan hasil dan proses pencapaian hasil pekerjaan dapat diukur kuantitas serta kualitasnya. (6) Prinsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf f, merupakan prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan. (7) Prinsip kepatuhan hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf g, merupakan prosedur yang distandarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. (8) Prinsip kepastian hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf h, merupakan prosedur yang distandarkan, ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan, dan menjadi instrumen untuk melindungi pegawai dari tuntutan hukum.

(1) Tahapan pengembangan SOP meliputi: a. persiapan; b. identifikasi kebutuhan SOP; c. penyusunan; www.djpp.kemenkumham.go.id

d. pelaksanaan; e. pengawasan pelaksanaan; f. pengkajian ulang dan penyempurnaan; dan g. evaluasi dan pelaporan. (2) Tahapan Pengembangan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran I Peraturan Menteri ini.

(1) Persiapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a, dilakukan dengan membentuk tim. (2) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) melaksanakan dan/atau mengkoordinasikan semua tahapan pengembangan SOP, menyusun rencana pelaksanaan, dan sosialisasi kegiatan pengembangan SOP pada masing-masing unit kerja. (3) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. Ketua; b. Sekretaris; c. Koordinator; dan d. Anggota.

(1) Penyusunan SOP didahului dengan identifikasi kebutuhan SOP. (2) Identifikasi kebutuhan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun menurut tingkatan unit kerja. (3) Identifikasi kebutuhan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dirumuskan dengan mengacu pada tugas dan fungsi. (4) Hasil identifikasi kebutuhan SOP dirumuskan dalam dokumen inventarisasi judul SOP, yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri. www.djpp.kemenkumham.go.id

SOP disusun berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan SOP.

Syarat penyusunan SOP meliputi: a. kegiatannya dilaksanakan secara berulang-ulang dengan hasil tertentu; b. kegiatannya melibatkan sekurang-kurangnya 2 (dua) orang; c. mengacu kepada peraturan perundang-undangan; d. memperhatikan SOP kegiatan lainnya; e. ditulis dengan jelas, rinci, dan benar; dan f. dapat dipertanggungjawabkan.

(1) Tingkatan SOP mengikuti tingkatan unit kerja Kementerian. (2) SOP unit kerja yang lebih rendah menjabarkan SOP unit kerja diatasnya.

(1) SOP dibuat dalam bentuk tertulis dan diagram alur. (2) Format SOP sebagaimana tercantum dalam Lampiran II Peraturan Menteri ini.

(1) Rancangan SOP disusun oleh pelaksana pekerjaan yang akan dibuatkan SOP-nya. (2) Penyusunan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikoordinasikan oleh pejabat eselon III. www.djpp.kemenkumham.go.id

(3) Penyusunan SOP unit kerja eselon I, II, III, dan IV pada masing-masing unit kerja eselon I dikoordinasikan oleh Sekretaris di lingkungan Unit Kerja Eselon I dan Kepala Biro/Kepala Pusat di lingkungan Sekretariat Jenderal.

(1) Rancangan SOP yang telah disusun oleh pelaksana pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) dilakukan verifikasi. (2) Verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh atasan secara berjenjang dan unit kerja yang menangani SOP. (3) Rancangan SOP hasil verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan ujicoba. (4) Ujicoba sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan secara mandiri oleh unit kerja yang bersangkutan dengan disaksikan oleh atasan secara berjenjang dan unit kerja yang menangani SOP.

Rancangan SOP yang telah dilakukan verifikasi dan ujicoba ditetapkan menjadi SOP dengan Keputusan Menteri.

Syarat pelaksanaan SOP meliputi: a. telah melalui proses verifikasi, ujicoba dan penetapan; b. mudah diakses dan dilihat; c. adanya dukungan sarana dan prasarana yang memadai; d. sumberdaya manusia yang kompeten; dan e. sudah dilakukan sosialisasi dan didistribusikan kepada seluruh pegawai dilingkungan unit kerja.

SOP harus diintegrasikan dengan pengaturan-pengaturan lainnya di dalam organisasi. www.djpp.kemenkumham.go.id

(1) Pelaksanaan SOP harus diawasi secara melekat atau terus menerus oleh atasan secara berjenjang. (2) Pengawasan pelaksanaan SOP juga dilakukan terus menerus oleh unit kerja yang membidangi. (3) Hasil pengawasan pada masing-masing unit kerja disampaikan setiap triwulan kepada atasan secara berjenjang.

(1) Pengkajian ulang SOP dilakukan minimal sekali dalam dua tahun. (2) Pengkajian ulang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh tim yang terdiri dari unsur pimpinan, pelaksana, dan unit kerja yang menangani SOP. (3) SOP yang telah disempurnakan ditetapkan dengan Keputusan Menteri.

(1) Untuk mengetahui kualitas SOP, dilakukan evaluasi pelaksanaan SOP. (2) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai bahan penyempurnaan SOP. (3) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan setiap akhir tahun. (4) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh atasan secara berjenjang dan unit kerja yang membidangi SOP. (5) Hasil evaluasi pelaksanaan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaporkan kepada atasan secara berjenjang. (6) Hasil evaluasi pelaksanaan SOP unit kerja eselon I dilaporkan kepada Menteri Dalam Negeri melalui Sekretaris Jenderal. www.djpp.kemenkumham.go.id

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 17 Januari 2011 MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA, GAMAWAN FAUZI Diundangkan di Jakarta pada tanggal 19 Januari 2011 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, PATRIALIS AKBAR www.djpp.kemenkumham.go.id