Pasal 26

(1) Proses pengurusan surat keluar melalui tahapan: a. pengolahan; b. penggandaan; dan c. pengiriman. (2) Kegiatan dalam tahap pengolahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi: a. penyusunan konsep naskah oleh perwira staf yang membidangi urusan tersebut atau pejabat yang ditunjuk; b. setiap konsep yang diajukan kepada pimpinan, terlebih dahulu dikoordinasikan isinya dengan pejabat atasannya untuk menjamin isi dan bahasa surat tersebut, sesuai dengan kebijaksanaan dan arahan serta dapat dipertanggungjawabkan; c. setelah naskah dinas tersebut diparaf oleh para pejabat yang bersangkutan dan tidak ada kesalahan yang harus diperbaiki, diajukan kepada pejabat yang akan menandatangani dengan disertai catatan atau pengantar dari konseptor/atasan konseptor; d. surat yang telah ditandatangani diberi nomor dengan sistem satu pintu yaitu melalui Sekretariat Umum Polri/Polda (apabila ditandatangani oleh Kapolri/Kapolda atau yang mengatasnamakan Kapolri/Kapolda) dan melalui pengemban fungsi kesekretariatan pada Satuan organisasi (apabila ditandatangani oleh Kepala Satuan organisasi atau pimpinan instansi yang bersangkutan); e. penomoran disesuaikan dengan bentuk dan kode klasifikasi surat serta dicatat di dalam buku verbal dan nomor urut dimulai dari nomor satu pada tanggal 1 bulan Januari dan nomor terakhir pada tanggal 31 Desember tahun itu juga; f. satu lembar/eksemplar naskah asli beserta lampirannya, yang telah ditandatangani pejabat yang berwenang dan telah diberi nomor, ditinggalkan sebagai arsip di bagian penomoran. (3) Penulisan paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c, memenuhi ketentuan sebagai berikut: a. paraf dibubuhkan di bawah tajuk tanda tangan atau di bawah tembusan;

2007, No 16 18 b. apabila ruang tidak memungkinkan, paraf dibubuhkan di sebelah kiri tajuk tanda tangan; c. pejabat yang terlibat di dalam pemberian paraf, paling sedikit adalah Konseptor, Pejabat pengemban fungsi kesekretariatan, dan Pejabat satu tingkat di bawah pejabat yang akan menandatangani naskah dinas tersebut. (4) Contoh penulisan paraf sebagaimana tercantum dalam lampiran yang tidak terpisahkan dengan peraturan ini. (5) Kegiatan dalam tahap penggandaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi: a. penggandaan hanya dilakukan setelah surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, diberi nomor dan dikoordinasikan dengan Setum Polri/Pejabat Pengemban Administrasi Umum di Kewilayahan; b. penggandaan naskah harus memperhatikan kebersihan, kerapian dan kejelasan hasilnya; c. pembubuhan cap jabatan/dinas pada hasil penggandaan harus cap basah (bukan fotokopi); d. penggandaan surat keluar yang berklasifikasi konfidensial dan sangat rahasia diawasi dengan ketat demi kepentingan keamanan. (6) Kegiatan dalam tahap pengiriman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c adalah kegiatan menyampaikan atau meneruskan naskah dinas dari satu pihak kepada pihak lain atau dari seorang pejabat kepada pejabat lainnya. (7) Penyampaian surat/tulisan dinas dilakukan secara tepat guna dengan memperhatikan faktor hemat, tepat, dan aman. (8) Pengawasan dan pengendalian surat ke luar dilakukan melalui Sekretariat Umum/pengemban fungsi tata usaha masing-masing satuan organisasi.