Pasal 25

(1) Pengurusan surat masuk dilaksanakan dengan beberapa tahapan, yaitu: a. penerimaan; b. pencatatan; c. penilaian; d. pengolahan; dan e. penyimpanan. (2) Kegiatan pada tahap penerimaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi: a. surat masuk harus diteliti kebenaran alamat, kelengkapan, dan keadaan fisiknya dan apabila tidak sesuai dengan kondisi surat yang diterima, surat tersebut harus dikonsultasikan atau dikembalikan kepada pengirim atau pembawa surat; b. surat masuk diterima dalam keadaan amplop tertutup, kemudian dipilah/dikelompokkan berdasarkan derajat dan klasifikasi surat; c. surat yang berklasifikasi Sangat Rahasia, Rahasia, dan Konfidensial disampaikan kepada alamat dalam keadaan amplop tertutup setelah surat tersebut diagendakan, kecuali ada pelimpahan wewenang dari pimpinan untuk membukanya; d. surat yang berklasifikasi Biasa dapat dibuka amplopnya dan diberi lembar disposisi; e. petugas penerima surat wajib menandatangani dan membubuhkan nama terang dan NRP/NIP pada tanda terima.

2007, No 16 16 (3) Kegiatan pada tahap pencatatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi: a. surat diterima oleh petugas, dicatat dengan memprioritaskan derajat surat; b. surat masuk dicatat pada buku agenda sesuai klasifikasi surat, dan diberi lembar disposisi; c. pencatatan surat berklasifikasi Sangat Rahasia, Rahasia atau Konfidensial dilakukan oleh pejabat tertentu atau pejabat yang ditunjuk; d. pencatatan surat masuk dimulai dengan nomor satu pada tanggal pertama penerimaan surat pada bulan Januari dan nomor terakhir pada tanggal 31 Desember tahun itu juga. (4) Kegiatan pada tahap penilaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c meliputi: a. penilaian surat dilakukan dengan berpedoman kepada derajat dan klasifikasi serta isi surat; b. penilaian dilakukan untuk menentukan apakah surat akan disampaikan kepada pimpinan satuan atau disampaikan kepada pejabat yang menanganinya dengan mempertimbangkan apakah surat tersebut asli atau tembusan; c. penilaian isi surat, dilakukan untuk memproses surat, antara lain apakah perlu diolah dengan tata naskah atau tidak. (5) Kegiatan pada tahap pengolahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d sebagai berikut: a. dilakukan oleh pimpinan/pejabat yang berwenang untuk MEMUTUSKAN/ menentukan tindakan apa yang perlu diambil atas surat tersebut; b. prosesnya bergantung pada isi surat/masalah yang harus ditangani; c. hasil pengolahan ada yang langsung disimpan atau menghasilkan pengolahan naskah dinas baru. (6) Kegiatan pada tahap penyimpanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf e yaitu naskah dinas yang telah selesai diproses, disimpan sesuai ketentuan Tata Kearsipan. (7) Pengawasan dan pengendalian penerimaan surat masuk dipusatkan di Sekretariat Umum atau bagian yang diberi wewenang melaksanakan tugas tersebut.

2007, No 16 17