Pasal 58

(1) Penyusutan Arsip dilakukan oleh Arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Arsiparis melakukan retensi arsip dengan menggunakan pedoman SOP Retensi Arsip Komnas HAM. (3) Terhadap arsip yang mempunyai nilai guna sekunder (arsip statis) proses penyerahan kepada lembaga kearsipan dilakukan oleh unit kearsipan Komnas HAM. (4) Arsiparis melakukan retensi sebagaimana dimaksud pada ayat (4), meliputi: a. menyeleksi dan memeriksa Arsip yang telah masuk masa inaktif dengan menggunakan pedoman Jadwal Retansi Arsip Komnas HAM; b. melakukan pengecekan informasi pada aplikasi kearsipan dan Sistem Pengaduan Terpadu; c. menyiapkan daftar retensi arsip yang masuk masa retensi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; d. melakukan penataan fisik arsip sesuai daftar retensi arsip; e. menyiapkan Berita acara serah terima pemindahan arsip kepada unit kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; f. memeriksa ulang kegiatan pada huruf a sampai dengan d; g. mengemas arsip yang akan disusutkan untuk dilakukan serah terima; h. menyerahterimakan fisik arsip yang telah dikemas kepada Unit Kearsipan Komnas HAM disertai dengan penandatanganan Berita Acara Pemindahan Arsip; dan

i. membuat laporan kepada Kepala Subbagian Arsip Pengaduan. (5) Ketentuan lebih lanjut mengenai proses Penyusutan Arsip disesuaikan dengan ketentuan pengelolaan arsip di Komnas HAM sebagaimana tercantum dalam Manual Kearsipan Komnas HAM.