Pasal 54

(1) Pengawasan Arsip dilakukan untuk mengontrol arsip Pengaduan yang dipinjam, sehingga terjamin ketersediaan arsip yang dimiliki Komnas HAM. (2) Pengawasan arsip dilakukan oleh Arsiparis setelah sebelumnya melapor kepada dan mendapat tugas dari Kepala Subbagian Arsip Pengaduan. (3) Arsiparis melakukan pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dengan cara : a. membuat daftar peminjaman arsip yang sudah melewati masa jatuh tempo, paling sedikit memuat informasi:

1. nomor peminjaman;
2. batas waktu peminjaman yang melewati batas;
3. judul arsip; dan
4. peminjam. b. menyampaikan daftar pengawasan arsip tersebut kepada Kepala Subbagian Arsip Pengaduan untuk mendapatkan persetujuan/disposisi dengan menggunakan format surat sebagaimana tercantum dalam Lampiran XIV yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Komnas HAM ini;

c. meminta keterangan kepada peminjam arsip untuk mengembalikan arsip yang belum dikembalikan; d. dalam hal permintaan keterangan sebagaimana dimaksud dalam huruf c tidak ditanggapi atau tidak diindahkan maka Kepala Subbagian arsip Pengaduan menyampaikan surat kepada atasan peminjam; e. menerima arsip dari peminjam dan memperbaharui data peminjaman; f. meminta kembali berkas yang dipinjam sesuai dengan prosedur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52; dan g. menyimpan kembali arsip yang dikembalikan pada lemari penyimpanan sesuai dengan kode penyimpanan. (4) Pejabat yang menerima surat klarifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf d, harus membalas dan menyampaikan alasannya.