Pasal 53

(1) Layanan permintaan informasi arsip Pengaduan dilakukan oleh Arsiparis Pengaduan dan pihak-pihak yang hendak meminta Arsip Pengaduan, harus menyampaikan permohonan secara tertulis. (2) Arsip Pengaduan yang dapat dimintakan informasinya adalah arsip-arsip hasil Tim Ad Hoc dan hasil Tim Bentukan Sidang Paripurna yang sudah dapat dipublikasikan sesuai keputusan sidang paripurna. (3) Para Pihak sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah: a. Komisioner Komnas HAM; b. pejabat Komnas HAM atas persetujuan dari Kepala Biro Dukungan Penegakan HAM; dan c. pihak luar atas persetujuan dari pimpinan Komnas HAM. (4) Arsiparis melayani permintaan arsip Pengaduan meliputi: a. melakukan wawacara awal kepada pihak yang hendak meminta berkas; b. melakukan penelusuran informasi; c. memeriksa berkas yang diminta dan memberikan penilaian terhadap arsip tersebut dan melaporkan kepada Kepala Subbagian Arsip Pengaduan; d. Arsiparis menyiapkan formulir permintaan berkas dan memperbaharui data pada aplikasi kearsipan dan Sistem Pengaduan Terpadu dengan menggunakan format surat sebagaimana tercantum dalam Lampiran XIII yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Komnas HAM ini; dan e. Arsiparis menyerahkan berkas kepada pengguna serta meminta tanda tangannya sebagai bukti bahwa arsip sudah diserahterimakan. (5) Arsiparis menindaklanjuti setiap permintaan arsip Pengaduan jika surat permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), telah mendapat disposisi yang

ditandatangani oleh Ketua Komnas HAM, Kepala Biro Dukungan Penegakan HAM, Kepala Bagian Dukungan Pelayanan Pengaduan dan Kepala Subbagian Arsip Pengaduan. (6) Arsip Pengaduan yang diserahterimakan merupakan berkas salinan yang telah tercatat dan dibubuhi stempel. (7) Arsip Pengaduan yang diserahterimakan juga dapat berbentuk salinan lunak (softcopy) dalam format PDF yang telah direkam dalam bentuk Cakram Padat (Compact Disk/CD) yang berisi data.