Pasal 51

(1) Pelayanan peminjaman arsip Pengaduan diselenggarakan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam bidang kearsipan. (2) Layanan peminjaman arsip Pengaduan hanya untuk keperluan internal Komnas HAM dan tidak dapat diserahkan kepada pihak luar. (3) Pihak yang dapat meminjam arsip Pengaduan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) adalah: a. Komisioner Komnas HAM; b. pemangku jabatan di lingkungan Biro Dukungan Penegakan HAM, yang sedang melaksanakan tugas jabatan; dan c. pihak lain yang mendapat ijin dari Ketua Komnas HAM. (4) Arsiparis menerima pernyataan permintaan peminjaman dari pihak yang akan meminjam arsip Pengaduan. (5) Arsiparis melakukan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (3), meliputi: a. melakukan Penelusuran data melalui aplikasi kearsipan dan Sistem Pengaduan Terpadu untuk mengetahui Nomor Panggil Berkas Pengaduan dan Status Peminjaman Berkas; b. menyiapkan dan mengisi Formulir Peminjaman sesuai data pada aplikasi kearsipan dan Sistem Pengaduan Terpadu dengan menggunakan format formulir peminjaman berkas sebagaimana tercantum dalam Lampiran XI yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Komnas HAM ini, yang paling sedikit memuat:

1. tanggal peminjaman;
2. nomor peminjaman;
3. nama peminjam;
4. informasi berkas yang dipinjam;
5. nama Arsiparis yang melayani; dan
6. tanggal kembali; c. meneruskan Formulir Peminjaman kepada Kepala Subbagian Arsip Pengaduan Arsip Pengaduan untuk mendapat persetujuan; d. menyerahkan berkas kepada peminjam dan memperbaharui data status peminjaman berkas pada aplikasi kearsipan dan Sistem Pengaduan Terpadu; dan e. meminta tanda tangan kepada peminjam pada lembar formulir peminjaman sebagai bukti bahwa berkas sudah diserahterimakan. (6) Kepala Subbagian Arsip Pengaduan sebagaimana dimaksud pada ayat (5) huruf c, melakukan: a. pemeriksaan permintaan peminjaman arsip Pengaduan; b. memberikan persetujuan peminjaman arsip Pengaduan; dan c. meneruskan permintaan peminjaman Berkas Pengaduan kepada Arsiparis. (7) Batas waktu peminjaman dibatasi selama 3 (tiga) bulan terhitung setelah formulir peminjaman ditandatangani. (8) Perpanjangan waktu peminjaman dibatasi selama 1 bulan dan dapat dilakukan paling banyak 3 (tiga) kali perpanjangan. (9) Arsiparis dapat meminta kembali Berkas Pengaduan setelah habis masa peminjaman.