Pasal 4

(1) Penghitungan retensi atau jangka waktu simpan jenis arsip dimulai setelah kegiatan dinyatakan selesai atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak berubah lagi atau closed file. (2) Closed file sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditentukandengan pernyataan antara lain: a. sejak berakhirnya masa satu tahun anggaran; b. setelah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan; c. sejak penetapan keputusan yang terbaru atau sejak keputusan lama dinyatakan tidak berlaku; d. sejak peraturan perundang-undangan diundangkan; e. setelah perjanjian, kontrak, kerjasama berakhir dan kewajiban para pihak telah ditunaikan; f. sejak hak dan kewajiban para pihak berakhir; g. sejak selesainya pertanggungjawaban suatu penugasan; h. setelah kasus/perkara mempunyai kekuatan hukum tetap (inkracht van gewisjde). i. setelah kegiatan dipertanggungjawabkan/diaudit;

j. setelah serah terima proyek dan retensi pemeliharaanya berakhir; k. setelah suatu perijinan masa berlakunya berakhir; l. setelah hasil sensus dipublikasikan; m. setelah laporan hasil penelitian dipublikasikan; n. setelah data di perbaharui (update); dan o. setelah sistem aplikasi ditingkatkan dan dikembangkan (upgrade). (3) Pencantuman pernyataan closed file sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diletakan pada kolom retensi arsip aktif di dalam suatu Jadwal Retensi Arsip.