PEDOMAN PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL DI LINGKUNGAN

KEPUTUSAN MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 280 TAHUN 2024

TENTANG

PEDOMAN PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL DI LINGKUNGAN

KEMENTERIAN KEUANGAN

MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa untuk melaksanakan pengawasan kearsipan internal di lingkungan Kementerian Keuangan berdasarkan ketentuan dalam Pasal 20 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 152/PMK.01/2022 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan, telah ditetapkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 512/KMK.01/2020 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan Internal di Lingkungan Kementerian Keuangan;

• bahwa untuk melaksanakan penyempurnaan terhadap proses bisnis pengawasan kearsipan internal di lingkungan Kementerian Keuangan sesuai dengan prinsip efektivitas, terhadap ketentuan mengenai pedoman pengawasan kearsipan internal di lingkungan Kementerian Keuangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu dilakukan penyesuaian dan penetapan kembali;
• bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Keputusan Menteri Keuangan tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan Internal di Lingkungan Kementerian Keuangan;

Mengingat : 1. Keputusan Presiden Nomor 113/P Tahun 2019;

1. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 1660) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan

---

Menteri Keuangan Nomor 152/PMK.01/2022 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 1096);

1. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 118/PMK.01/2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2021 Nomor 1031) sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 135 Tahun 2023 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 118/PMK.01/2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 977);
2. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 610/KMK.01/2020 tentang Penunjukan Organisasi Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN MENTERI KEUANGAN TENTANG

PEDOMAN PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL DI

LINGKUNGAN KEMENTERIAN KEUANGAN.

KESATU : Menetapkan pedoman pengawasan kearsipan internal di lingkungan Kementerian Keuangan yang merupakan proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kementerian Keuangan, yang selanjutnya disebut Pengawasan Kearsipan Internal. KEDUA : Pengawasan Kearsipan Internal sebagaimana dimaksud dalam Diktum KESATU terdiri atas:

• perencanaan pengawasan kearsipan internal;
• pelaksanaan pengawasan kearsipan internal; dan
• pelaporan pengawasan kearsipan internal. KETIGA : Pengawasan Kearsipan Internal sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEDUA dilaksanakan dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip perilaku (principles of conduct) yang terdiri atas:
• integritas;
• objektivitas;
• kerahasiaan; dan
• kompetensi. KEEMPAT : Pengawasan Kearsipan Internal sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEDUA dilaksanakan terhadap objek pengawasan yang terdiri atas:
• unit kearsipan, merupakan unit organisasi pada Kementerian Keuangan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan; dan

---

• unit pengolah, merupakan unit organisasi pada Kementerian Keuangan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungan masing-masing unit. KELIMA : Pengawasan Kearsipan Internal sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEDUA dilaksanakan melalui penilaian terhadap objek pengawasan sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEEMPAT dalam aspek:
• pengawasan sistem kearsipan internal, terdiri atas:

1. pengelolaan arsip dinamis, meliputi penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip; dan
2. sumber daya kearsipan, meliputi sumber daya manusia kearsipan dan prasarana dan sarana kearsipan; dan

• pengawasan pengelolaan arsip aktif, meliputi pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif yang disesuaikan dengan daftar isian pelaksanaan anggaran (DIPA) masing-masing objek pengawasan. KEENAM : Perencanaan pengawasan kearsipan internal sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEDUA huruf a dituangkan dalam program kerja pengawasan kearsipan tahunan, yang disusun oleh tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan, sesuai dengan sistematika dan contoh format sebagaimana tercantum dalam Lampiran huruf A yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan Menteri ini. KETUJUH : Pelaksanaan pengawasan kearsipan internal sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEDUA huruf b, dilakukan dalam bentuk:
• audit kearsipan, merupakan proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif, dan profesional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan penyelenggaraan kearsipan; dan
• monitoring, merupakan kegiatan yang dilaksanakan untuk mengukur tingkat perkembangan dan status tindak lanjut hasil pengawasan pada objek pengawasan. KEDELAPAN : Audit kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Diktum KETUJUH huruf a dilaksanakan dengan ketentuan:
• audit kearsipan diawali dengan penyusunan rencana kerja audit oleh tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan;
• berdasarkan rencana kerja audit sebagaimana dimaksud dalam huruf a, tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan melaksanakan audit kearsipan pada objek pengawasan menggunakan instrumen audit kearsipan;

---

• hasil pelaksanaan audit kearsipan sebagaimana dimaksud dalam huruf b dituangkan dalam risalah hasil audit sementara; dan
• rencana kerja audit sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan risalah hasil audit sementara sebagaimana dimaksud dalam huruf c disusun sesuai dengan sistematika dan contoh format sebagaimana tercantum dalam Lampiran huruf B yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan Menteri ini. KESEMBILAN : Monitoring sebagaimana dimaksud dalam Diktum KETUJUH huruf b dilaksanakan melalui:
• monitoring aktif, yang dilaksanakan melalui pengamatan langsung (visitasi) pada objek pengawasan; atau
• monitoring pasif, yang dilaksanakan melalui verifikasi bukti yang disampaikan dan/atau wawancara pada objek pengawasan. KESEPULUH : Monitoring sebagaimana dimaksud dalam Diktum KESEMBILAN dilaksanakan dengan ketentuan:
• monitoring dilaksanakan setelah dilakukan audit kearsipan;
• monitoring diawali dengan penyusunan rencana kerja monitoring oleh tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan;
• berdasarkan rencana kerja monitoring sebagaimana dimaksud dalam huruf b, tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan melaksanakan monitoring pada objek pengawasan menggunakan instrumen monitoring kearsipan;
• hasil pelaksanaan monitoring sebagaimana dimaksud dalam huruf c dituangkan dalam risalah hasil monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan; dan
• rencana kerja monitoring sebagaimana dimaksud dalam huruf b dan risalah hasil monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam huruf d disusun sesuai dengan sistematika dan contoh format sebagaimana tercantum dalam Lampiran huruf C yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan Menteri ini. KESEBELAS : Hasil pelaksanaan audit kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEDELAPAN dan hasil pelaksanaan monitoring sebagaimana dimaksud dalam Diktum KESEPULUH disampaikan oleh tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan kepada unit kearsipan I Kementerian Keuangan. KEDUABELAS : Hasil pelaksanaan audit kearsipan dan hasil pelaksanaan monitoring sebagaimana dimaksud dalam Diktum KESEBELAS untuk seluruh objek pengawasan kearsipan internal, disampaikan oleh unit kearsipan I Kementerian Keuangan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia paling lambat pada tanggal 30 Juni tahun berjalan untuk dilakukan verifikasi.

---

KETIGABELAS : Hasil verifikasi Arsip Nasional Republik Indonesia terhadap hasil pelaksanaan audit kearsipan dan hasil pelaksanaan monitoring sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEDUABELAS:

• ditetapkan menjadi nilai hasil pengawasan kearsipan internal Kementerian Keuangan oleh Sekretaris Jenderal untuk dan atas nama Menteri Keuangan; dan
• dicantumkan dalam laporan audit kearsipan internal dan laporan hasil monitoring. KEEMPATBELAS : Pelaporan pengawasan kearsipan internal sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEDUA huruf c, dituangkan dalam:
• laporan audit kearsipan internal, yang terdiri atas:

1. laporan audit kearsipan internal objek pengawasan; dan
2. laporan audit kearsipan internal konsolidasi Kementerian Keuangan, yang merupakan gabungan masing-masing laporan audit kearsipan internal objek pengawasan; dan

• laporan hasil monitoring, yang terdiri atas:

1. laporan hasil monitoring objek pengawasan; dan
2. laporan hasil monitoring konsolidasi Kementerian Keuangan, yang merupakan gabungan masing-masing laporan hasil monitoring objek pengawasan, yang disusun sesuai dengan sistematika dan contoh format sebagaimana tercantum dalam Lampiran huruf D yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan Menteri ini. KELIMABELAS : Penyusunan dan penyampaian laporan audit kearsipan internal dan laporan hasil monitoring sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEEMPATBELAS dilaksanakan dengan ketentuan:

• laporan audit kearsipan internal dan laporan hasil monitoring disusun oleh tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan;
• laporan audit kearsipan internal objek pengawasan dan laporan hasil monitoring objek pengawasan ditandatangani oleh ketua tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan dan diketahui oleh penanggung jawab tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan;
• laporan audit kearsipan internal konsolidasi Kementerian Keuangan dan laporan hasil monitoring konsolidasi Kementerian Keuangan ditandatangani oleh penanggung jawab tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan dan diketahui oleh pengarah tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan;
• laporan audit kearsipan internal objek pengawasan dan laporan hasil monitoring objek pengawasan disampaikan kepada objek pengawasan kearsipan internal; dan

---

• laporan audit kearsipan internal konsolidasi Kementerian Keuangan dan laporan hasil monitoring konsolidasi Kementerian Keuangan disampaikan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia. KEENAMBELAS : Dalam melaksanakan Pengawasan Kearsipan Internal sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEDUA, dibentuk tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan oleh Sekretaris Jenderal untuk dan atas nama Menteri Keuangan, yang beranggotakan pejabat/pegawai dari unit kearsipan dan unit yang melaksanakan fungsi pengawasan dan/atau unit yang melaksanakan fungsi kepatuhan internal. KETUJUHBELAS : Tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEENAMBELAS mempunyai struktur, tugas, dan ketentuan pelaksanaan operasional tim sebagaimana tercantum dalam Lampiran huruf E yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan Menteri ini. KEDELAPANBELAS : Tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan sebagaimana dimaksud dalam Diktum KETUJUHBELAS memiliki kompetensi pengawasan kearsipan yang diperoleh melalui bimbingan teknis dan/atau pendidikan dan pelatihan pengawasan kearsipan. KESEMBILANBELAS : Bimbingan teknis dan/atau pendidikan dan pelatihan pengawasan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEDELAPANBELAS dilaksanakan oleh:
• Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau unit yang melaksanakan fungsi pelaksanaan pendidikan dan pelatihan di bidang keuangan negara setelah berkoordinasi dengan Arsip Nasional Republik Indonesia, untuk kegiatan bimbingan teknis pengawasan kearsipan dan/atau kegiatan pendidikan dan pelatihan pengawasan kearsipan; dan/atau
• unit yang melaksanakan fungsi pembinaan dan pemberian dukungan arsip kementerian keuangan u.p. unit kearsipan I Kementerian Keuangan setelah berkoordinasi dengan Arsip Nasional Republik Indonesia, untuk kegiatan bimbingan teknis pengawasan kearsipan. KEDUAPULUH : Pada saat Keputusan Menteri ini mulai berlaku, Keputusan Menteri Keuangan Nomor 512/KMK.01/2020 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan Internal di Lingkungan Kementerian Keuangan, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. KEDUAPULUHSATU : Keputusan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

---

Keputusan Menteri ini disampaikan kepada:

1. Sekretaris Jenderal, Inspektur Jenderal, para Direktur Jenderal, dan para Kepala Badan di lingkungan Kementerian Keuangan;
2. Kepala Lembaga National Single Window;
3. para Sekretaris Direktorat Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, dan para Sekretaris Badan di lingkungan Kementerian Keuangan;
4. Sekretaris Lembaga National Single Window;
5. Kepala Biro Umum, Sekretariat Jenderal; dan
6. Kepala Biro Hukum, Sekretariat Jenderal.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 28 Juni 2024

MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA,

Ditandatangani secara elektronik

SRI MULYANI INDRAWATI

---

LAMPIRAN

KEPUTUSAN MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 280 TAHUN 2024

TENTANG

PEDOMAN PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL

DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KEUANGAN

A. Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan

1. Sistematika program kerja pengawasan kearsipan tahunan Sistematika program kerja pengawasan kearsipan tahunan terdiri atas:

• pendahuluan;
• dasar penyusunan;
• rencana pengawasan kearsipan, yang meliputi:

1. jadwal waktu pengawasan;
2. objek pengawasan;
3. prioritas;
4. anggaran;
5. jenis dan metode pengawasan; dan
6. langkah kerja; dan

• penutup.

---

1. Contoh format program kerja pengawasan kearsipan tahunan Program kerja pengawasan kearsipan tahunan disusun sesuai dengan contoh format sebagai berikut:

Judul program kerja PROGRAM KERJA PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUNAN pengawasan kearsipan tahunan dan tahun KEMENTERIAN KEUANGAN TAHUN … pelaksanaan ditulis dengan huruf kapital

Memuat latar belakang A. PENDAHULUAN pelaksanaan pengawasan ...................................................................................................... kearsipan

B. DASAR PENYUSUNAN Memuat dasar hukum pelaksanaan pengawasan

1. .................................................................................................. kearsipan

2. ..................................................................................................

3. dst. Memuat jadwal waktu pelaksanaan pengawasan C. RENCANA PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUN … kearsipan, yang terdiri atas ...................................................................................................... kegiatan,pelaksanawaktu, output,kegiatandan

4. Jadwal Waktu Pengawasan pengawasan kearsipan ................................................................................................ Memuat objek pengawasan,

5. Objek Pengawasan yang terdiri atas unit ................................................................................................ pengolahkearsipan dan unit

6. Prioritas Memuat sasaran prioritas ................................................................................................ pengawasan kearsipan

7. Anggaran Memuat alokasi anggaran ................................................................................................ kegiatan pengawasan kearsipan

8. Jenis dan Metode Pengawasan ................................................................................................ Memuat jenis dan metodologi pelaksanaan

9. Langkah Kerja pengawasan kearsipan ................................................................................................ Memuat langkah kerja pelaksanaan pengawasan D. PENUTUP kearsipan ......................................................................................................

[Nama kota], [tanggal, bulan, tahun] Memuat kota dan tanggal penandatanganan

Mengetahui, Pengarah, Penanggung Jawab, Memuat nama jabatan dan nama lengkap penanda tangan (pengarah dan penanggung jawab tim pengawas kearsipan nternal Kementerian Nama Lengkap Nama Lengkap Keuangan)

---

B. Rencana Kerja Audit dan Risalah Hasil Audit Sementara

1. Rencana kerja audit

• Sistematika rencana kerja audit terdiri atas:

1. sasaran;
2. ruang lingkup;
3. metodologi, yang meliputi:

• penentuan waktu;
• bukti yang akan diuji;
• sampling; dan
• standar peraturan perundang-undangan; dan

1. alokasi sumber daya.

---

• Contoh format rencana kerja audit Rencana kerja audit disusun sesuai dengan contoh format sebagai berikut:

RENCANA KERJA AUDIT

Memuat sasaran audit

1. Sasaran kearsipan dan objek ................................................................................................................... pengawasan

2. Ruang Lingkup Memuat ruang lingkup ................................................................................................................... audit kearsipan

3. Metodologi Memuat jumlah waktu

• Penentuan waktu yang diperlukan dalam pelaksanaan audit ............................................................................................................ kearsipan

Memuat jenis bukti

• Bukti yang akan diuji untuk pengujian ............................................................................................................

Memuat jumlah

• Sampling sampling dalam ............................................................................................................ pengujian

Memuat acuan/kaidah

• Standar peraturan perundang-undangan penyelenggaraan ............................................................................................................ kearsipan

Memuat sumber daya

1. Alokasi Sumber Daya yang diperlukan di ................................................................................................................... antaranya jumlah anggota tim, alokasi anggaran, dan bahan referensi [Nama kota], [tanggal, bulan, tahun] Memuat kota dan Disetujui oleh, Dibuat oleh, tanggal penandatanganan Penanggung Jawab, Ketua Tim,

Memuat nama jabatan dan nama lengkap penanda tangan (penanggung jawab dan Nama Lengkap Nama Lengkap ketua tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan)

---

1. Risalah hasil audit sementara Risalah hasil audit sementara disusun sesuai dengan contoh format sebagai berikut:

RISALAH HASIL AUDIT SEMENTARA

BIRO …

KEMENTERIAN KEUANGAN

TAHUN … Memuat dasar ......................................................................................................... pelaksanaan pengawasan kearsipan ......................................................................................................... dan unit yang ......................................................................................................... melaksanakan pengawasan kearsipan

ASPEK/SUBASPEK KONDISI FAKTUAL

Memuat kondisi (Nomor) (Diisi dengan aspek yang dilakukan pengawasan) faktual atas setiap (Nomor) (Diisi Subaspek yang (Diisi kondisi faktual aspek/subaspek dilakukan pengawasan) di lapangan) dalam pengawasan kearsipan

Memuat kota dan [Nama kota], [tanggal, bulan, tahun] tanggal penandatanganan Mengetahui, Dibuat oleh, Pimpinan Objek Pengawasan, Ketua Tim, Memuat nama jabatan dan nama lengkap penanda tangan (pimpinan objek pengawasan dan ketua tim pengawas kearsipan internal Nama Lengkap Nama Lengkap Kementerian Keuangan)

---

C. Rencana Kerja Monitoring dan Risalah Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan

1. Rencana kerja monitoring

• Sistematika rencana kerja monitoring Sistematika rencana kerja monitoring terdiri atas:

1. sasaran;
2. ruang lingkup;
3. metodologi, yang meliputi:

• penentuan waktu;
• bukti yang akan diuji;
• sampling; dan
• standar peraturan perundang-undangan; dan

1. alokasi sumber daya.

---

• Contoh format rencana kerja monitoring Rencana kerja monitoring disusun sesuai dengan contoh format sebagai berikut:

RENCANA KERJA MONITORING

Memuat sasaran

1. Sasaran monitoring dan objek ................................................................................................................... pengawasan

Memuat ruang lingkup

1. Ruang Lingkup monitoring ...................................................................................................................

Memuat jumlah waktu

1. Metodologi yang diperlukan dalam

• Penentuan waktu pelaksanaan ............................................................................................................ monitoring

Memuat jenis bukti

• Bukti yang akan diuji untuk pengujian ............................................................................................................ Memuat jumlah
• Sampling sampling dalam pengujian ............................................................................................................ Memuat acuan/kaidah
• Standar peraturan perundang-undangan penyelenggaraan kearsipan ............................................................................................................ Memuat sumber daya

1. Alokasi Sumber Daya yang diperlukan di antaranya jumlah ................................................................................................................... anggota tim, alokasi anggaran, dan bahan referensi

[Nama kota], [tanggal, bulan, tahun] Memuat kota dan tanggal Disetujui oleh, Dibuat oleh, penandatanganan Penanggung jawab, Ketua Tim, Memuat nama jabatan dan nama lengkap penanda tangan (penanggung jawab dan ketua tim pengawas kearsipan Nama Lengkap Nama Lengkap internal Kementerian Keuangan)

---

1. Risalah hasil monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan Risalah hasil monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan disusun sesuai dengan contoh format sebagai berikut:

RISALAH HASIL MONITORING

TINDAK LANJUT HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN

BIRO …

KEMENTERIAN KEUANGAN

TAHUN … Memuat dasar pelaksanaan ......................................................................................................... pengawasan kearsipan dan unit yang ......................................................................................................... melaksanakan ......................................................................................................... pengawasan kearsipan

ASPEK/SUBASPEK KONDISI TINGKAT STATUS Memuat kondisi FAKTUAL PERKEMBANGAN TINDAK faktual atas setiap LANJUT aspek/subaspek (Nomor) (Diisi dengan aspek yang dilakukan pengawasan) dalam pengawasan (Nomor) (Diisi (Diisi (Diisi tingkat (Diisi status kearsipan, tingkat Subaspek kondisi perkembangan tindak lanjut perkembangan, dan yang faktual atas kondisi hasil status tindak lanjut dilakukan di lapangan) faktual) pengawasan) pengawasan) Memuat kota dan tanggal [Nama kota], [tanggal, bulan, tahun] penandatanganan

Mengetahui, Dibuat oleh, Pimpinan Objek Pengawasan, Ketua Tim, Memuat nama jabatan dan nama lengkap penanda tangan (pimpinan objek pengawasan dan ketua tim pengawas kearsipan internal Kementerian Nama Lengkap Nama Lengkap Keuangan)

---

D. Laporan Audit Kearsipan Internal dan Laporan Hasil Monitoring

1. Laporan audit kearsipan internal Sistematika laporan audit kearsipan internal terdiri atas:

• pendahuluan, yang meliputi:

1. latar belakang;
2. dasar hukum;
3. maksud dan tujuan;
4. ruang lingkup;
5. objek pengawasan;
6. penilaian hasil pengawasan kearsipan internal; dan
7. tim pengawas kearsipan internal;

• uraian hasil pengawasan, berisi kondisi faktual, pemenuhan standar, catatan audit, dan rekomendasi; dan
• kesimpulan, berisi kesimpulan akhir berdasarkan nilai hasil pengawasan kearsipan internal.

---

1. Contoh format laporan audit kearsipan internal Laporan audit kearsipan internal disusun sesuai dengan contoh format sebagai berikut:

BAB I

PENDAHULUAN

Memuat alasan A. Latar Belakang perlunya pengawasan ............................................................................................................ kearsipan internal

Memuat peraturan yang B. Dasar Hukum menjadi dasar ............................................................................................................ pelaksanaan pengawasan kearsipan internal

Memuat maksud C. Maksud dan Tujuan dan tujuan ............................................................................................................ pelaksanaan pengawasan kearsipan internal

Memuat ruang D. Ruang Lingkup lingkup ............................................................................................................ pengawasan kearsipan internal

Memuat unit E. Objek Pengawasan pengolah dan ............................................................................................................ unit kearsipan sebagai objek pengawasan

F. Penilaian Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Memuat kriteria ............................................................................................................ nilai pengawasan kearsipan internal

G. Tim Pengawas Kearsipan Internal Memuat anggota ............................................................................................................ tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan

---

BAB II

URAIAN HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL

DI LINGKUNGAN …

KEMENTERIAN KEUANGAN

Unit Pengolah

ASPEK/SUBASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN CATATAN AUDIT REKOMENDASI

STANDAR (Nomor) (Diisi dengan aspek yang dilakukan pengawasan) (Nomor) (Diisi Subaspek yang (Diisi kondisi faktual (Diisi dengan (Diisi dengan (Diisi dengan dilakukan pengawasan) di lapangan) dasar hukum catatan audit) rekomendasi atas pemenuhan catatan audit) standar)

Unit Kearsipan

ASPEK/SUBASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN CATATAN AUDIT REKOMENDASI

STANDAR (Nomor) (Diisi dengan aspek yang dilakukan pengawasan) (Nomor) (Diisi Subaspek yang (Diisi kondisi faktual (Diisi dengan (Diisi dengan (Diisi dengan dilakukan pengawasan) di lapangan) dasar hukum catatan audit) rekomendasi atas pemenuhan catatan audit) standar)

---

BAB III

KESIMPULAN .............................................................................................................. .............................................................................................................. Memuat uraian kesimpulan

Unit Pengolah No. Aspek/ Nilai Jumlah Nilai Bobot Nilai Kategori Subaspek Standar Skor Akhir

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Memuat uraian

penilaian pengawasan Total kearsipan internal pada Unit Kearsipan unit pengolah No. Aspek/ Nilai Jumlah Nilai Bobot Nilai Kategori dan unit kearsipan Subaspek Standar Skor Akhir

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Total

Adapun nilai secara keseluruhan penyelenggaraan kearsipan pada … sebagai berikut: Memuat nilai total No Objek Pengawasan Nilai Hasil Kategori pengawasan kearsipan internal Pengawasan yang merupakan A. Unit Pengolah nilai rata-rata B. Unit Kearsipan pada seluruh unit pengolah dan unit Nilai Total ((Nilai Rata-Rata kearsipan Unit Pengolah + Nilai Unit Kearsipan)/2)

[Nama kota], [tanggal, bulan, tahun] Memuat kota dan tanggal penandatanganan Mengetahui, Dibuat oleh, Pengarah/Penanggung Jawab, Penanggung Jawab/Ketua Tim, Memuat nama jabatan dan nama lengkap penanda tangan (pengarah/ penanggung Nama Lengkap Nama Lengkap jawab/ ketua tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan)

---

1. Laporan hasil monitoring

• Sistematika laporan hasil monitoring terdiri atas:

1. pendahuluan, yang meliputi:

• latar belakang;
• dasar hukum;
• maksud dan tujuan;
• ruang lingkup;
• objek pengawasan;
• penilaian hasil pengawasan kearsipan internal;
• tim pengawas kearsipan internal;

1. uraian hasil monitoring, berisi kondisi faktual, tingkat perkembangan, status tindak lanjut, dan rekomentasi; dan
2. kesimpulan, berisi kesimpulan akhir berdasarkan nilai hasil pengawasan kearsipan internal.

---

• Contoh format laporan hasil monitoring Laporan hasil monitoring disusun sesuai dengan contoh format sebagai berikut:

BAB I

PENDAHULUAN Memuat alasan perlunya pengawasan A. Latar Belakang kearsipan ............................................................................................................ internal

Memuat peraturan yang menjadi dasar B. Dasar Hukum pelaksanaan pengawasan ............................................................................................................ kearsipan internal

Memuat maksud dan tujuan C. Maksud dan Tujuan pelaksanaan ............................................................................................................ pengawasan kearsipan internal

Memuat ruang D. Ruang Lingkup lingkup ............................................................................................................ pengawasan kearsipan internal

Memuat unit E. Objek Pengawasan pengolah dan ............................................................................................................ unit kearsipan sebagai objek pengawasan

F. Penilaian Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Memuat kriteria ............................................................................................................ nilai pengawasan kearsipan internal

G. Tim Pengawas Kearsipan Internal Memuat anggota tim pengawas ............................................................................................................ kearsipan internal Kementerian Keuangan

---

BAB II

URAIAN HASIL MONITORING

TINDAK LANJUT HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL

DI LINGKUNGAN …

KEMENTERIAN KEUANGAN

TAHUN ...

Unit Pengolah

ASPEK/SUBASPEK KONDISI FAKTUAL TINGKAT STATUS TINDAK REKOMENDASI

PERKEMBANGAN LANJUT

(Nomor) (Diisi dengan aspek yang dilakukan pengawasan) (Nomor) (Diisi subaspek yang (Diisi kondisi faktual Diisi tingkat (Diisi status tindak (Diisi dengan dilakukan pengawasan) di lapangan) perkembangan lanjut hasil rekomendasi atas atas kondisi pengawasan) catatan audit) faktual)

Unit Kearsipan

ASPEK/SUBASPEK KONDISI FAKTUAL TINGKAT STATUS TINDAK REKOMENDASI

PERKEMBANGAN LANJUT

(Nomor) (Diisi dengan aspek yang dilakukan pengawasan) (Nomor) (Diisi subaspek yang (Diisi kondisi faktual Diisi tingkat (Diisi status tindak (Diisi dengan dilakukan pengawasan) di lapangan) perkembangan lanjut hasil rekomendasi atas atas kondisi pengawasan) catatan audit) faktual)

---

BAB III

KESIMPULAN .............................................................................................................. .............................................................................................................. Memuat uraian kesimpulan

Unit Pengolah No. Aspek/ Nilai Nilai Audit Nilai Kategori Subaspek Standar Tahun ... Monitoring Tahun ... Skor % Skor % Memuat uraian

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) penilaian

pengawasan kearsipan Total internal pada unit pengolah dan unit Unit Kearsipan kearsipan No. Aspek/ Nilai Nilai Audit Nilai Kategori Subaspek Standar Tahun ... Monitoring Tahun ... Skor % Skor %

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Total

Adapun nilai secara keseluruhan penyelenggaraan kearsipan pada … sebagai berikut: Memuat nilai total pengawasan No Objek Pengawasan Nilai Monitoring Kategori kearsipan internal Tahun ... yang merupakan A. Unit Pengolah nilai rata-rata B. Unit Kearsipan pada unit pengolah dan unit Nilai Total ((Nilai Rata-Rata kearsipan Unit Pengolah + Nilai Unit Kearsipan)/2)

Memuat kota dan [Nama kota], [tanggal, bulan, tahun] tanggal penandatanganan Mengetahui, Dibuat oleh, Pengarah/Penanggung Jawab, Penanggung Jawab/Ketua Tim, Memuat nama jabatan dan nama lengkap penanda tangan (pengarah/ penanggung Nama Lengkap Nama Lengkap jawab/ ketua tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan)

---

E. Tim Pengawas Kearsipan Internal Kementerian Keuangan

1. Tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan, memiliki struktur dan tugas sebagai berikut:

• tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan, terdiri atas:

1. pengarah, diisi oleh pimpinan unit eselon I yang melaksanakan fungsi pembinaan dan dukungan arsip Kementerian Keuangan;
2. penanggung jawab, diisi oleh pimpinan unit eselon II yang melaksanakan fungsi pembinaan dan pengelolaan arsip Kementerian Keuangan;
3. ketua tim, diisi oleh pejabat administrator yang melaksanakan fungsi pembinaan, pengawasan, dan pengelolaan arsip Kementerian Keuangan;
4. anggota, diisi oleh:

• pejabat fungsional arsiparis;
• pejabat/pelaksana yang melaksanakan fungsi pengawasan dan/atau kepatuhan internal; dan/atau
• pejabat/pelaksana yang melaksanakan fungsi kearsipan.
• tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan mempunyai tugas di antaranya:

1. menyusun program kerja pengawasan kearsipan tahunan;
2. menyusun rencana kerja audit dan/atau rencana kerja monitoring;
3. melaksanakan audit kearsipan dan/atau monitoring;
4. menyusun risalah hasil audit sementara dan/atau risalah hasil monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan; dan
5. menyusun laporan audit kearsipan internal dan/atau laporan hasil monitoring, dan rekomendasi kebijakan kearsipan.
6. Dalam pelaksanaan operasional pengawasan kearsipan pada objek pengawasan kearsipan internal, terhadap struktur tim pengawas kearsipan internal Kementerian Keuangan sebagaimana dimaksud dalam angka 1 huruf a, dapat dilakukan penyesuaian dengan menambahkan beberapa subtim, dengan ketentuan subtim minimal terdiri atas:

• 1 (satu) orang ketua subtim; dan
• 2 (dua) orang anggota subtim.

MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA,

Ditandatangani secara elektronik

SRI MULYANI INDRAWATI