Peraturan Menteri Nomor 06-prt-m-2013 Tahun 2013 tentang PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

Dalam Peraturan Menteri ini, yang dimaksud dengan:

1. Naskah Dinas Elektronik adalah informasi yang terekam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum;
2. Tata Naskah Dinas Elektronik yang selanjutnya disingkat TNDE adalah pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi;
3. Sistem TNDE adalah kesisteman pengelolaan naskah secara elektronik yang meliputi aplikasi perangkat lunak dan databasenya yang terhubung dengan jaringan dan dapat diakses oleh semua pengguna;
4. Arsitektur Sistem TNDE adalah desain sistem secara keseluruhan yang menggambarkan proses dan hubungan antar entitas di dalam sistem TNDE;
5. Aplikasi TNDE adalah perangkat lunak beserta databasenya yang digunakan untuk pengelolaan naskah secara elektronik;
6. Unit organisasi adalah satuan administrasi setingkat Eselon I;
7. Unit kerja adalah satuan administrasi setingkat Eselon II;
8. Templat/borang acu adalah format surat baku yang disusun secara elektronik;
9. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan bidang pekerjaan umum.

(1) Peraturan Menteri ini dimaksudkan sebagai acuan dalam pelaksanaan TNDE pada setiap unit organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum; (2) Peraturan Menteri ini bertujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi kedinasan secara elektronik antar unit organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dalam mendukung penyelenggaraan reformasi birokrasi dan administrasi pemerintahan; www.djpp.kemenkumham.go.id

(3) Lingkup pengaturan dalam Peraturan Menteri ini meliputi: a. Desain Sistem TNDE; b. Spesifikasi Sistem TNDE; c. Unsur Pendukung Sistem TNDE; d. Pengelola TNDE; dan e. Petunjuk Pengoperasian Aplikasi TNDE.

Desain sistem TNDE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (3) huruf a meliputi: a. Arsitektur Sistem TNDE; b. Topologi Jaringan Sistem TNDE; dan c. Cakupan Sistem TNDE.

Pada arsitektur Sistem TNDE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a Sistem TNDE terhubung dengan jaringan komputer ke seluruh unit organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum.

Topologi Jaringan TNDE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b terhubung dengan jaringan komputer ke seluruh unit organisasi/unit kerja yang dapat diakses melalui server di setiap unit organisasi/unit kerja.

Cakupan Sistem TNDE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c terdiri atas: a. Komunikasi Eksternal; b. Komunikasi Internal; c. Disposisi; d. Pembuatan Surat dengan Templat; e. Penggunaan Penelusuran Surat; f. Agenda Harian Pimpinan; dan g. Petunjuk Pengoperasian Aplikasi TNDE.

www.djpp.kemenkumham.go.id

Spesifikasi sistem TNDE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (3) huruf b meliputi: a. Spesifikasi Fungsional; dan b. Spesifikasi Non Fungsional.

Spesifikasi fungsional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf a terdiri atas: a. Manajemen Pengguna; b. Agenda Surat Masuk; c. Agenda Surat Keluar; d. Manajemen Templat/Borang Acu; dan e. Pencarian Dokumen Naskah Dinas.

Spesifikasi Non Fungsional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf b meliputi: a. Keamanan Aplikasi; b. Pencatatan Log Aktivitas Pengguna; c. Fitur Penghapusan dan Pembatalan; dan d. Keamanan Penyimpanan.

Unsur pendukung sistem TNDE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (3) huruf c wajib disediakan oleh setiap unit organisasi/unit kerja di Kementerian Pekerjaan Umum.

Unsur pendukung sistem TNDE yang wajib disediakan oleh unit organisasi/unit kerja meliputi: a. Jaringan Komputer; b. Perangkat Keras (Hardware); dan c. Perangkat Lunak (Software). www.djpp.kemenkumham.go.id

(1) Pengelola TNDE di Kementerian Pekerjaan Umum adalah Biro Umum; (2) Pengelola Sistem TNDE di lingkup Eselon I masing-masing adalah Sekretariat Inspektorat Jenderal, Sekretariat Direktorat Jenderal, Sekretariat Badan, dan Biro Umum Sekretariat Jenderal;

(1) Pembinaan pelaksanaan TNDE lingkup Kementerian Pekerjaan Umum dilakukan oleh Biro Umum yang meliputi: a. pengembangan konsep sistem TNDE; b. pembinaan teknik operasional TNDE; c. monitoring dan evaluasi pelaksanaan TNDE. (2) Unit organisasi/unit kerja di Kementerian Pekerjaan Umum membentuk Tim Pengelola sistem TNDE, untuk: a. Melaksanakan TNDE; b. Menyusun pelaporan TNDE dari Unit Kerja ke pimpinan Unit Organisasi.

Pembinaan teknik sistem TNDE terkait teknologi informasi dan komunikasi lingkup Kementerian Pekerjaan Umum dilakukan oleh Pusat Pengelolaan Data yang meliputi: a. Pengembangan sistem TNDE; b. Pengembangan infrastruktur dan jaringan sistem TNDE; c. Pengelolaan infrastruktur dan jaringan sistem TNDE.

Petunjuk Pelaksanaan TNDE Kementerian Pekerjaan Umum tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Petunjuk Pengoperasian Aplikasi TNDE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (3) huruf e meliputi petunjuk untuk: a. Menjalankan Aplikasi;

b. Agenda Surat Masuk; www.djpp.kemenkumham.go.id

c. Lampiran Fisik Surat (Attachment); d. Disposisi Masuk; e. Disposisi Keluar; f. Pencarian Surat/Penelusuran Tindak Lanjut; g. Mencetak Rekap Surat Masuk; h. Agenda Surat Keluar; i. Templat Naskah Dinas; j. Agenda Kerja Pimpinan; k. Pelaporan Tindak Lanjut Disposisi, dan l. Mengakhiri Aplikasi.

Petunjuk Pengoperasian Aplikasi TNDE digunakan sebagai acuan bagi Unit Organisasi/Unit Kerja dalam mengoperasikan aplikasi TNDE.

Petunjuk Pengoperasian Aplikasi TNDE secara rinci tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 12 Juni 2013 MENTERI PEKERJAAN UMUM REPUBLIK INDONESIA,

DJOKO KIRMANTO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 25 Juni 2013 2013 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

AMIR SYAMSUDIN www.djpp.kemenkumham.go.id