Pasal 9

(1) Setiap unit kerja/satuan kerja di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat dalam melakukan kegiatan penciptaan arsip agar dilakukan dengan baik dan benar sesuai norma, standar, prosedur dan kaidah kearsipan yang berlaku. (2) Setiap unit kerja/satuan kerja di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat sebagai pencipta arsip wajib mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat.

(3) Setiap unit kerja/satuan kerja di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat sebagai pencipta arsip wajib menyimpan, menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip aktif. (4) Setiap unit kerja/satuan kerja di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat wajib mengelola dan mengatur dalam perjanjian kerja dengan pihak ketiga yang diberi pekerjaan dengan sumber dana APBN, agar setelah selesai pekerjaannya, menyerahkan arsip yang tercipta dari pekerjaan tersebut kepada unit kerja/satuan kerja pemberi pekerjaan. (5) Setiap pejabat/petugas yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengelolaan arsip aktif wajib menjaga, memelihara dan mengamankan arsip, baik secara fisik maupun informasinya dan dilarang menyampaikan fisik dan atau isi informasinya kepada pihak yang tidak berhak sesuai ketentuan yang berlaku. (6) Pejabat dan atau pelaksana yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat 5 dapat dikenakan sanksi administratif dan atau pidana. (7) UKS dapat memberikan pelayanan peminjaman arsip aktif yang memiliki sifat tertutup, pelaksanaannya dilakukan hanya untuk kepentingan dinas, dengan ketentuan a. peminjaman dilakukan oleh pejabat yang mempunyai tugas pokok di bidang yang terkait dengan subjek arsip yang bersangkutan dan atau pejabat lain yang berkaitan dengan subjek/masalah tersebut. b. peminjaman arsip inaktif dapat dilayani setelah mendapat ijin dari pemilik arsip/unit pengolah. c. setiap peminjaman arsip aktif harus mengisi formulir peminjaman rangkap 3, sebagaimana terlampir pada Lampiran 7-i yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan Peraturan Menteri ini. (8) Setiap unit kerja/satuan kerja up. UKS di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat wajib melakukan penataan berkas kerja yang telah selesai prosesnya dan membuat daftar arsip aktif sebagaimana bagan flowchart pengelolaan arsip terlampir pada Lampiran 7-a yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan Peraturan Menteri ini. (9) Dalam prosedur penataan arsip, prosesnya dilakukan menggunakan sistem klasifikasi arsip, indeks dan tunjuk silang. (10) Tata cara indeks dan tunjuk silang sebagaimana dimaksud pada ayat (9) terlampir pada Lampiran 2 Peraturan Menteri ini.

(11) Tata cara pengelolaan meliputi penataan, penyimpanan, pemeliharaan, dan peminjaman sebagaimana dimaksudkan pada ayat (3), ayat (7), ayat (8), dan ayat (9) terlampir pada Lampiran 3 yang merupakan bagian tak terpisahkan dengan Peraturan Menteri ini. Pengelolaan Arsip Inaktif