Pasal 21

(1) PPID wajib mengoordinasikan pencatatan permohonan Informasi Pemasyarakatan dalarn buku register permohonan. (2) PPID wajib memastikan formulir permohonan yang telah diberikan nomor pendaftaran sebagai tanda bukti permohonan Informasi Pemasyarakatan diserahkan kepada Pemohon. (3) Dalam hal permohonan Informasi Pemasyarakatan dilakukan melalui surat elektronik atau Pemohon datang langsung, PPID wajib memastikan diberikannya nomor pendaftaran pada saat permohonan diterima. (4) Dalam hal permohonan Informasi Pemasyarakatan dilakukan melalui surat atau faksimili atau cara lain yang tidak memungkinkan untuk memberikan nomor pendaftaran secara langsung, PPID wajib memastikan nomor pendaftaran dikirimkan kepada Pemohon. (5) Nomor pendaftaran sebagaimana pada ayat (4) dapat diberikan bersamaan dengan pengiriman Informasi Pemasyarakatan. (6) PPID wajib menyimpan salinan formulir permohonan yang telah diberikan nomor pendaftaran sebagai tanda bukti permohonan Informasi Pemasyarakatan. (7) Buku register permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat: a. nomor pendaftaran permohonan; b. tanggal permohonan; c. nama Pemohon; d. alamat; e. nomor kontak; f. Informasi Pemasyarakatan yang diminta; g. tujuan penggunaan Informasi; h. status Informasi Pemasyarakatan untuk mencatat apakah Informasi sudah berada dibawah penguasaan Direktorat Jenderal Pemasyarakatan, Kantor Wilayah, dan UPT Pemasyarakatan atau telah didokumentasikan; i. format Informasi Pemasyarakatan yang dikuasai; j. jenis permohonan untuk mencatat apakah Pemohon ingin melihat atau mendapatkan salinan Informasi Pemasyarakatan; www.djpp.kemenkumham.go.id

k. keputusan untuk menerima, menolak, atau menyarankan ke badan publik lain bila Informasi yang diminta berada di bawah kewenangan badan publik lain; I. alasan penolakan bila permohonan Informasi Pemasyarakatan ditolak; m. hari dan tanggal pemberitahuan secara tertulis serta pemberian Informasi Pemasyarakatan; dan n. biaya dan cara pembayaran untuk mendapatkan Informasi Pemasyarakatan yang diminta.