Pasal 54

Pembuatan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53, dilaksanakan melalui proses: a. membuat draft naskah dinas berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi Arsip, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip oleh pejabat yang berwenang; b. mengoreksi draft naskah dinas oleh pejabat yang berwenang dan memberikan paraf persetujuan secara elektronik; c. menandatangani secara elektronik naskah dinas; d. registrasi naskah dinas dengan ketentuan:

1. dilakukan secara lengkap dan konsisten;
2. dilakukan dengan memberikan kode unik untuk merekam informasi ringkas mengenai Arsip; dan
3. jika diperlukan perubahan karena terjadi kesalahan

teknis, harus dilakukan pencatatan perubahan; e. distribusi naskah dinas dengan mengirimkan naskah dinas ke unit kerja lain atau instansi tujuan naskah dinas dengan ketentuan:

1. dilakukan setelah dinyatakan lengkap; dan
2. dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap, dan aman dengan berpedoman pada sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis; f. pengendalian naskah dinas melalui sarana pencatatan untuk mengetahui posisi dan tindak lanjut dari naskah dinas yang telah didistribusikan secara elektronik; dan g. pendokumentasian naskah dinas melalui kegiatan pencatatan naskah dinas atau surat keluar dalam agenda elektronik.