Peraturan Menteri Nomor p-33-menhut-ii-2013 Tahun 2013 tentang JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN KEMENTERIAN KEHUTANAN

Dalam Peraturan Menteri ini, yang dimaksud dengan:

1. Arsip Kementerian Kehutanan yang selanjutnya disebut arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Kehutanan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. www.djpp.kemenkumham.go.id

2. Arsip Keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan/fiskal yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pertanggungjawaban keuangan.

3. Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kementerian Kehutanan yang selanjutnya disebut Jadwal Retensi Arsip Keuangan adalah daftar yang berisi sekurang kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip keuangan.

4. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dan dari Unit Kearsipan ke Unit Pusat Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan yaitu Arsip Nasional Republik INDONESIA.

5. Pemindahan Arsip Inaktif adalah kegiatan pengurangan arsip inaktif dan pengalihan tanggung jawab pengelolaan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dan dari Unit Kearsipan ke Unit Pusat Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.

6. Pemusnahan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang tidak bernilai guna dan pengamanan informasi yang dilakukan dengan cara penghancuran fisik arsip sampai tidak dapat dikenali lagi.

7. Penyerahan Arsip Statis adalah kegiatan pengurangan arsip dan pengalihan tanggung jawab pengelolaan arsip statis dari Kementerian Kehutanan ke Arsip Nasional Republik INDONESIA dalam rangka penyelamatan dan pelestarian memori kolektif dan bahan pertanggungjawaban.

8. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.

9. Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan Kementerian Kehutanan.

10. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga atau instansi lain dan atau kepentingan umum diluar Kementerian Kehutanan dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional.

11. Jenis Arsip adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur dan dikelola sebagai suatu unit karena berhubungan secara fungsi atau subyek, merupakan hasil dari kegiatan yang sama.

12. Jangka Waktu Simpan adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah, Unit Kearsipan dan Unit Pusat Kearsipan. www.djpp.kemenkumham.go.id

13. Jangka Waktu Simpan Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah.

14. Jangka Waktu Simpan Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan dan Unit Pusat Kearsipan.

15. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Kementerian Kehutanan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

16. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

17. Unit Pusat Kearsipan Kementerian Kehutanan adalah satuan kerja pada Kementerian Kehutanan yang mempunyai tugas pokok menyusun kebijakan dibidang kearsipan, menerima, mengolah, menyimpan, menyusutkan arsip inaktif, melakukan penataan sistem kearsipan, pelayanan jasa kearsipan dan penyuluhan, perawatan koleksi dan pelacakan arsip serta pengembangan teknologi kearsipan, menganalisis nilai guna, preservasi dan konservasi arsip, penyelamatan dan pengamanan arsip vital, serta melakukan akuisisi arsip Kementerian Kehutanan.

18. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah selesai, dan tidak memiliki nilai guna lagi.

19. Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum dapat ditentukan nasib akhirnya apakah disimpan kembali, musnah atau permanen, sehingga perlu dilakukan penilaian kembali dan pengkajian lagi.

20. Keterangan Permanen adalah arsip-arsip yang karena memiliki nilai guna sekunder wajib diserahkan ke Arsip Nasional Republik INDONESIA.

Jadwal Retensi Arsip Keuangan sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan ini dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

Jadwal Retensi Arsip Keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip keuangan di lingkungan Kementerian Kehutanan.

Bentuk dan susunan Jadwal Retensi Arsip Keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 meliputi kolom : Nomor, Jenis Dokumen/Arsip, www.djpp.kemenkumham.go.id

Jangka Waktu Simpan dan Keterangan yang berisi pernyataan musnah, dinilai kembali atau permanen.

(1) Jangka waktu simpan arsip aktif dihitung sejak arsip ditetapkan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah dinas selesai diproses. (2) Setiap arsip keuangan ditentukan retensinya atas dasar nilai guna yang dituangkan dalam Jadwal Retensi Arsip Keuangan.

Kegiatan penyusutan arsip yang telah dilaksanakan berdasarkan Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.55/MENHUT-II/2007 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Departemen Kehutanan dinyatakan sah dan berlaku, selanjutnya menyesuaikan dengan Peraturan ini.

Dengan ditetapkannya peraturan ini, maka Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.55/MENHUT-II/2007 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Departemen Kehutanan, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 25 Juni 2013 MENTERI KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA,

ZULKIFLI HASAN

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 5 Juli 2013 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

AMIR SYAMSUDIN

www.djpp.kemenkumham.go.id