Pasal 16

(1) Dalam hal pemeliharaan dan perawatan fisik arsip inaktif perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. arsip tidak boleh secara langsung terkena sinar matahari/lampu, sebab akan mengakibatkan kertas menjadi kering dan getas/rapuh yang menjadikan mudah sobek; b. tempat penyimpanan (rak/lemari arsip dan sebagainya) diusahakan terbuat dari besi, karena kayu mudah dimakan rayap; c. kapasitas tempat penyimpanan harus sesuai dengan jumlah arsip dalam boks arsip, jangan terlalu ketat ataupun longgar, penyimpanan yang terlalu ketat akan mengakibatkan sulit untuk mengambil/menempatkan kembali dan dapat mempercepat kerusakan sedangkan apabila terlalu longgar, arsip akan melengkung yang juga dapat mengakibatkan kerusakan; d. arsip–arsip dan lampirannya dijaga jangan sampai terlipat; dan e. lampiran–lampiran harus disatukan, jangan terlepas/terpisah dan hindarkan penggunaan paper clip, staples, binder yang menyebabkan timbulnya karat. (2) Pemeliharaan dan perawatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) juga harus memperhatikan faktor penyebab kerusakan arsip: a. faktor biologis, antara lain :

1. jamur : a) jamur akan merusakkan cellulose dalam kertas, perekat dan melengketkan antara kertas yang satu dengan kertas yang lainnya, biasanya kertas berubah warna menjadi kuning, coklat atau berbintik-bintik hitam, jamur timbul

terutama oleh faktor lingkungan seperti kebersihan, suhu dan kelembaban ruangan; b) usaha mencegah timbulnya jamur :

1. menjaga kebersihan;
2. menjaga agar suhu dan kelembaban ruangan pada tingkat yang ideal.

2. serangga;

a) berbagai jenis serangga yang sering merusak kertas antara lain rayap, ngengat, kutu buku dan kecoa; b) serangga biasanya membuat sarang pada bagian belakang arsip, lemari, rak atau laci yang menjadi sasaran selain kertasnya juga lem/perekat khususnya yang terbuat dari kanji; dan c) untuk mencegah timbulnya serangga, hal-hal yang perlu dilakukan adalah :

1. menjaga kebersihan ruangan/tempat penyimpanan arsip;
2. sebelum arsip disimpan khususnya arsip-arsip lama yang akan disimpan di Pusat Arsip (Record Center), arsip perlu difumigasikan terlebih dahulu untuk selanjutnya setidak-tidaknya 6 (enam) bulan sekali arsip-arsip yang telah disimpan difumigasikan lagi;
3. harus sering diadakan pengontrolan ruangan, bahan-bahan atau peralatan yang ada maupun arsip-arsipnya; dan 4) pada bagian atas rak harus selalu diletakkan kapur barus pada jarak yang berdekatan. b. bahaya api, untuk menjaga kemungkinan terjadinya kebakaran :

1. di dalam ruangan penyimpanan arsip tidak diperkenankan merokok atau membawa barang-barang yang mudah terbakar; dan
2. pada setiap ruangan disediakan alat pemadam api. c. bahaya air, untuk menghindari rusaknya arsip akibat air, perlu diperhatikan :
3. setiap saat ruangan harus dikontrol dari kemungkinan bocor (terutama pada musim hujan);
4. jangan menyimpan arsip dekat saluran air;
5. apabila mengambil/memegang arsip, tangan dalam keadaan kering dan bersih; dan
6. untuk mengeringkan arsip yang basah, jangan dipanaskan secara langsung kena sinar matahari, melainkan dengan cara diangin-anginkan. (3) Pemeliharaan dan perawatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) perlu juga mempertimbangkan penggunaan teknik mikrofilm agar: a. efisiensi tempat penyimpanan; dan b. pemeliharaan kondisi fisik arsip, khususnya yang memiliki retensi lama.