Pasal 15

(1) Pemeliharaan lingkungan arsip inaktif dilakukan terhadap ruang arsip, rak arsip dan kebersihan fisik arsip. (2) Pemeliharaan terhadap ruang arsip meliputi: a. lokasi gedung atau ruang arsip harus bebas dari kesibukan industri, sebab kotoran udara sebagai hasil pembakaran minyak dan arang batu berbahaya untuk kertas, untuk menghindari ini, maka ruangan penyimpanan arsip perlu diberi filter untuk penyaring udara; dan b. ruangan penyimpanan arsip perlu terpisah dari ruangan unit kerja lainnya, dengan pertimbangan sebagai berikut:

1. keamanan; a) arsip sifatnya rahasia; b) mengurangi lalu lintas pegawai lainnya; dan c) menghindari pegawai lain memasuki ruangan arsip dan untuk menghindari pencurian.
2. efisiensi : a) pembagian ruangan kerja harus baik, sehingga efisiensi kerja akan timbul; dan b) ruangan penyimpanan harus tahan api, air dan terhindar dari serangan serangga, sebab itu perlu dihindari pemakaian peralatan dari kayu, terutama sekali serangan rayap harus dapat dihindari.
3. suhu/temperatur : a) suhu/temperatur dan kelembaban udara, dalam ruang penyimpanan arsip suhu/temperatur dan tingkat kelembaban udara merupakan faktor penting untuk arsip khususnya untuk arsip yang mempunyai retensi/jangka simpan lama (arsip vital), ruangan yang memenuhi syarat untuk menyimpan arsip yakni jika dilengkapi dengan alat pendingin (AC), karena :

1. AC, memungkinkan pertukaran dan kebersihan udara dengan sempurna; dan 2) AC dapat mengatur suhu dan tingkat kelembaban dan mencegah munculnya hama arsip. b) suhu yang ideal bagi kertas adalah

2. sekitar 22-25 derajat celcius dan kelembaban sekitar 45–55% RH (Relative Humidity);

3. film hitam putih 10-15 derajat celcius dengan kelembaban 40% RH;

4. film warna 5–0 derajat celcius dengan kelembaban 40% RH;

5. slide 15–20 derajat celcius dengan kelembaban 40% RH; dan 5) mikro film 18–21 derajat celcius dengan kelembaban 40% RH. c) di setiap ruangan penyimpanan perlu dipasang termometer dan hygrometer; dan d) bagi ruangan yang tidak mempunyai AC, dengan membuka pintu/jendela ruangan pada waktu panas dan dipasang kipas angin untuk pertukaran udara. (3) Rak Arsip, yang digunakan ada 2 (dua) macam rak arsip, yaitu rak statis (tidak bergerak) dan rak bergerak, untuk menghemat ruangan lebih baik menggunakan rak bergerak. (4) Kebersihan mencakup kebersihan ruangan/tempat penyimpanan maupun kebersihan fisik arsip, ruangan tempat penyimpanan arsip yang kotor akan berakibat berbagai sumber kerusakan arsip baik yang bersifat biologis (serangga dan sebagainya), kimiawi (pencemaran udara), maupun fisik. (5) Dalam rangka menjaga kebersihan ruangan/tempat penyimpanan arsip perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. secara rutin ruangan harus dibersihkan minimal satu minggu sekali dibersihkan dengan alat penghisap debu; dan b. tidak membawa makanan atau makan/minum serta merokok dalam ruangan penyimpanan arsip.