Pasal 733
BAB 8 — DIREKTORAT JENDERAL KEUANGAN DAERAH KEMENTERIAN DALAM NEGERI
(1) Subbagian Tata Usaha sebagaimana dimaksud dalam Pasal 717 huruf f mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan program kerja, penyusunan laporan, dan melakukan urusan kepegawaian, rumah tangga dan urusan tata usaha direktorat. (2) Uraian tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut: a menyusun rencana kegiatan Subbagian Tata Usaha berdasarkan pada kegiatan tahun sebelumnya dan mencari sumber data sebagai bahan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan; b memberikan petunjuk kepada para bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan yang berlaku; c membagi tugas atau kegiatan kepada para bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha dengan memberikan arahan baik secara tertulis maupun lisan sesuai dengan permasalahan dan bidang tugasnya masing- masing; d memeriksa, Mengecek, Mengoreksi dan Mengontrol hasil kerja bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha guna penyempurnaan lebih lanjut; e menilai prestasi kerja bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha berdasarkan hasil yang telah dicapai untuk dipergunakan sebagai bahan
dalam peningkatan karier; f menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman JUKLAK dan JUKNIS dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan bidang tugas Direktorat Anggaran Daerah sebagai pedoman dan landasan kerja; g mencari, mengumpulkan, menghimpun dan mengolah data dan informasi yang berhubungan dengan mengenai program Direktorat Anggaran Daerah; h menyiapkan bahan-bahan dalam rangka penyusunan kebijaksanaan, pedoman dan petunjuk teknis mengenai program Direktorat Anggaran Daerah; i menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan tugas Subbagian Tata Usaha dan menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pemecahan masalah; j melakukan pengurusan surat menyurat dengan cara:
- mencatat surat masuk dan surat keluar dalam buku agenda dan kartu kendali;
- mengajukan surat-surat masuk ke Direktur dan selanjutnya mendistribusikan serta mengendalikan ke pengolah sesuai dengan bidang tugas satuan kerja masing-masing dalam lingkungan Direktorat;
- mengetik surat-surat keluar mengoreksi meminta tanda tangan, pemberian nomor dan pengiriman ke alamat yang dituju melalui Tata Usaha Sekretariat Direktorat Administrasi Anggaran Jenderal Bina Administrasi Keuangan Daerah ;
- mengadakan pemberkasan, menyimpan dan penyusutan sesuai dengan Tata Kearsipan. k melakukan penyusunan program kerja Subbagian Tata Usaha, dengan cara:
- menginventarisir tugas atau kegiatan Subbagian Tata Usaha berdasar hasil yang dicapai dalam jangka waktu satu tahun anggaran;
- memprioritaskan tugas atau kegiatan ketatausahaan yang dianggap mendesak untuk diselesaikan.
l melakukan inventarisasi kebutuhan alat-alat tulis dan peralatan kantor, dalam lingkungan Direktorat Anggaran Daerah dengan cara:
menghitung/memperkirakan kebutuhan alat-alat tulis dan peralatan kantor pada Direktorat Anggaran Daerah selama satu tahun anggaran;
mencatat alat-alat kantor yang tidak dapat dipergunakan pemakaian (surat) untuk dapat diganti. m melakukan inventarisasi produk-produk yang telah dibuat dan dikeluarkan Direktorat Anggaran Daerah dengan cara:
menghimpun dan membuat katalog produk-produk Direktorat Anggaran Daerah; dan 2) mengelompokkan produk-produk Direktorat berdasarkan jenis dan tahun dibuat/dikeluarkan. n melakukan hubungan kerja dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas ketatausahaan dengan cara:
saling tukar menukar informasi dan koordinasi/konsultasi secara fungsional dengan Bagian Perencanaan, Bagian Keuangan, Bagian Rumah Tangga dan Bagian Umum, serta Bagian Tata Usaha dalam lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Keuangan Daerah:
hubungan kerja dengan Subbagian Tata Usaha Direktorat dalam lingkungan Direktorat Anggaran Daerah. o melakukan perawatan/pemeliharaan barang-barang inventaris kantor yang dimanfaatkan dan menjadi tanggung jawab Direktorat dengan cara:
mengatur pemakaian/pemeliharaan barang-barang/peralatan dengan berpedoman kepada petunjuk pengoperasian serta memelihara daftar inventaris ruangan; dan 2) mengusulkan perbaikan, perawatan secara berkala alat-alat, sarana operasional yang senantiasa siap pakai. p melakukan pengetikan dan penggandaan surat-surat dengan cara menggunakan komputer, mesin elektronik, mesin tik manual, foto copy dan mesin stensil. q menyiapkan surat perintah perjalanan dinas (SPPD) pejabat/pegawai dengan cara:
meminta data tugas, tujuan dan lamanya pejabat/pegawai yang akan dinas; dan 2) menghubungi Bagian Rumah Tangga untuk memproses SPPD pejabat/Pegawai yang diperintahkan melaksanakan perjalanan dinas. r melakukan pembuatan daftar hadir pegawai dalam lingkungan Direktorat Anggaran Daerah dengan cara:
setiap hari kerja melakukan absensi pegawai mencatat sekaligus merekap jumlah yang masuk dan yang tidak masuk kerja berikut alasannya (cuti, izin, dan tanpa keterangan);
menyiapkan daftar hadir tersebut kepada Kepegawaian. s menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pelaksanaan rapat-rapat seminar, lokakarya di lingkungan Direktorat Anggaran Daerah dengan cara:
menghubungi Subdirektorat yang melaksanakan kegiatan rapat seminar, lokakarya dan lain-lain, untuk membangun menyediakan sarana tempat, kebutuhan ATK, konsumsi dan lain-lain;
menyiapkan dana yang diperlukan. t menyiapkan usulan mutasi pegawai dalam lingkungan Direktorat Anggaran Daerah dengan cara:
meneruskan permohonan pindah pegawai;
menyiapkan surat pemberitahuan kepada bagian Umum bahwa pegawai/pejabat dalam lingkungan Direktorat Anggaran Daerah sudah waktunya diusulkan pangkatnya dan kenaikan gaji berkala;
memberitahukan kepada yang bersangkutan, sekaligus menyiapkan syarat-syarat administrasinya untuk mutasi dan promosi. u melakukan pengurusan hak dan kesejahteraan pegawai dalam lingkungan Direktorat Anggaran Daerah dengan cara:
mengurus dan mengatur kerja lembur pegawai dan pembayarannya;
meneruskan permohonan permintaan atau penggantian kartu TASPEN dan ASKES kepada Bagian Rumah Tangga dan Kepegawaian;
meneruskan pengajuan permohonan cuti pegawai yang telah disetujui oleh atasan langsungnya kepada Bagian Umum dan menyampaikan cuti yang telah disetujui oleh Pimpinan kepada yang bersangkutan.
v melakukan penyusunan laporan pelaksanaan tugas Subbagian Tata Usaha dengan cara:
- mengumpulkan data dan bahan-bahan yang diperlukan;
- menginventarisir surat-surat masuk dan surat-surat keluar, dan merekapitulasi, perhari, bulan dan tahun;
- mengelompokkan jenis/macam surat-surat dan naskah dinas, telex dan lain-lain;
- menyusun surat-surat/naskah dinas yang masuk dan keluar bersangkutan dengan urutan tanggal, bulan dan tahun;
- menyimpan dan menyusun serta mengklarifikasikan kartu kendali. w memberikan saran pertimbangan kepada Direktur Anggaran Daerah tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil di bidang tugasnya; x membuat laporan pelaksanaan kegiatan Subbagian Tata Usaha berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan untuk dipergunakan sebagai bahan masukan bagi atasan; dan y melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Direktur Anggaran Daerah baik secara tertulis maupun lisan sesuai bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas Subbag Tata Usaha Direktorat Anggaran Daerah.