Pasal 681
BAB 7 — DIREKTORAT JENDERAL KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KEMENTERIAN DALAM NEGERI
(1) Subbagian Tata Usaha sebagaimana dimaksud dalam Pasal 665 huruf f mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan program kerja, penyusunan laporan, dan melakukan urusan kepegawaian, rumah tangga dan urusan tata usaha direktorat. (2) Uraian tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut a menyusun rencana kegiatan Subbagian Tata Usaha berdasarkan kegiatan tahun sebelumnya dan sumber data yang ada sebagai bahan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan; b membagi tugas atau kegiatan kepada para bawahan di lingkungan Subbagian Tata usaha dengan memberikan arahan, baik secara tertulis maupun lisan sesuai dengan permasalahan dan bidang tugasnya masing- masing; c memberikan petunjuk kepada para bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha, agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan yang berlaku; d memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha guna penyempurnaan lebih lanjut; e menilai prestasi kerja bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha berdasarkan hasil yang telah dicapai untuk dipergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karier; f menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, pedoman pelaksanaan dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan bidang tugas Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan; g memberikan saran pertimbangan kepada Direktur Pengembangan Kebijakan Kependudukan tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil di bidang tugasnya; h mencari, mengumpulkan, menghimpun serta mengolah data dan informasi yang berhubungan dengan Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan; i menyiapkan bahan-bahan dalam rangka penyusunan kebijaksanaan, pedoman dan petunjuk teknis mengenai standar Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan;
j menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan tugas Subbagian Tata Usaha dan menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pemecahan masalah; k melakukan pengurusan surat menyurat dengan cara :
mencatat surat masuk dan surat keluar dalam buku agenda dan kartu kendali;
mengajukan surat-surat masuk ke Direktur dan selanjutnya mendistribusikan serta mengendalikan ke pengolah sesuai dengan bidang tugas satuan kerja masing-masing dalam lingkungan Direktorat;
mengetik surat-surat keluar, mengkoreksi dan meminta tanda tangan, pemberian nomor dan pengiriman ke alamat yang dituju melalui Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil; dan 4) mengadakan pemberkasan, penyimpanan dan penyusutan arsip sesuai dengan Tata Kearsipan. l melakukan kursus dan pelatihan Subbagian Tata Usaha dengan cara :
menginventarisasi tugas atau kegiatan Subbagian Tata Usaha berdasarkan hasil yang dicapai dalam jangka waktu satu tahun anggaran;
memprioritaskan tugas atau kegiatan ketatausahaan yang dianggap mendesak untuk diselesaikan. m melakukan inventarisasi kebutuhan alat-alat tulis dan peralatan kantor dalam lingkungan Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan dengan cara :
menghitung/memperkirakan kebutuhan alat-alat tulis dan peralatan kantor pada Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan selama satu tahun anggaran;
mencatat alat-alat kantor yang tidak dapat dipergunakan dan mengajukan surat untuk dapat diperbaiki atau diganti. n melakukan inventarisasi produk-produk yang telah dibuat dan dikeluarkan Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan dengan cara:
menghimpun dan membuat katalog produk-produk Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan;
mengelompokan produk-produk direktorat berdasarkan jenis dan tahun pembuatan. o melakukan hubungan kerja dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas ketatausahaan dengan cara saling tukar menukar informasi dan melakukan koordinasi/konsultasi secara fungsional dengan bagian Perencanaan, bagian Keuangan, Bagian Umum, serta Bagian Perundang-undangan dan Kepegawaian dalam lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal serta hubungan kerja dengan Subbagian Tata Usaha Direktorat dalam lingkungan Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil; p melakukan perawatan/pemeliharaan barang-barang inventaris kantor yang dimanfaatkan dan menjadi tanggung jawab Direktorat dengan cara:
mengatur pemakaian/pemeliharaan barang-barang /peralatan dengan berpedoman kepada petunjuk pengoperasian serta memelihara daftar inventaris ruangan;
mengusulkan perbaikan, perawatan secara berkala, dan insidental bila keadaan darurat terhadap alat-alat, sarana operasional yang senantiasa siap pakai. q melakukan pengetikan dan penggandaan surat-surat dengan cara menggunakan komputer, mesin elektronik, mesin tik manual, foto copy dan mesin stensil; r menyiapkan surat perintah perjalanan dinas (SPPD) pejabat/pegawai dengan cara:
meminta data tugas, tujuan dan lamanya pejabat/pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas;
menghubungi Bagian Umum untuk memproses SPPD pejabat/pegawai yang diperintahkan melaksanakan perjalanan dinas. s melakukan pembuatan daftar hadir pegawai dalam lingkungan Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan dengan cara:
setiap hari kerja melakukan absensi pegawai, mencatat sekaligus merepak jumlah yang masuk dan yang tidak masuk kerja berikut alasannya (cuti, izin, dan tanpa keterangan);
menyiapkan daftar hadir tersebut kepada Bagian Perundang- undangan dan Kepegawaian.
t menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pelaksanaan rapat-rapat seminar, lokakarya di lingkungan Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan dengan cara:
menghubungi Subdirektorat yang melaksanakan kegiatan rapat seminar, lokakarya dan lain-lain, untuk membantu menyiapkan sarana tempat, kebutuhan ATK, konsumsi dan lain-lain;
menyiapkan dana yang diperlukan. u menyiapkan usulan mutasi pegawai dalam lingkungan Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan dengan cara:
meneruskan permohonan pindah pegawai;
menyiapkan surat pemberitahuan kepada Bagian Perundang- undangan dan Kepegawaian, bahwa pegawai/pejabat dalam lingkungan Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan sudah waktunya diusulkan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala; dan 3) memberitahukan kepada yang bersangkutan, sekaligus menyiapkan syarat-syarat administrasinya untuk mutasi dan promosi. v melakukan pengurusan hak dan kesejahteraan pegawai dalam lingkungan Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan dengan cara:
mengurus dan mengatur kerja lembur pegawai dan pembayarannya;
meneruskan permohonan permintaan atau penggantian kartu TASPEN dan ASKES kepada Bagian Perundang-undangan dan Kepegawaian;
meneruskan pengajuan permohonan cuti pegawai yang telah disetujui oleh atasan langsungnya kepada Bagian Perundang- undangan dan Kepegawaian dan menyampaikan cuti yang telah disetujui oleh Pimpinan kepada yang bersangkutan. w melakukan penyusunan laporan pelaksanaan tugas Subbagian Tata Usaha dengan cara:
mengumpulkan data dan bahan-bahan yang diperlukan;
menginventarisasi surat masuk dan surat keluar dan merekapitulasi, perhari, bulan dan tahun;
mengelompokkan jenis/macam surat dan naskah dinas, teleks dan lain-lain;
menyusun surat/naskah dinas yang masuk dan keluar bersangkutan dengan urutan tanggal, bulan dan tahun;
menyimpan dan menyusun serta mengklasifikasi kartu kendali. x membuat laporan pelaksanaan kegiatan Subbagian tata Usaha sesuai dengan sumber data yang ada dan berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan untuk dipergunakan sebagai bahan masukan bagi atasan; dan y melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Direktur Pengembangan Kebijakan Kependudukan, baik secara tertulis maupun lisan sesuai bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan.