Pasal 138
BAB 2 — DIREKTORAT JENDERAL KESATUAN BANGSA DAN POLITIK KEMENTERIAN DALAM NEGERI
(1) Subbagian Tata Usaha sebagaimana dimaksud dalam Pasal 122 huruf f mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan program kerja, penyusunan laporan, dan melakukan urusan kepegawaian, rumah tangga dan urusan tata usaha direktorat. (2) Uraian tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut: a menyusun rencana kegiatan Subbagian Tata Usaha berdasarkan kegiatan tahun sebelumnya dan sumber data yang ada sebagai bahan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan; b membagi tugas atau kegiatan kepada para bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha dengan memberikan arahan, baik secara tertulis maupun lisan sesuai dengan permasalahan dan bidang tugasnya masing- masing; c memberikan petunjuk kepada para bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha, agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan yang berlaku; d memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha guna penyempurnaan lebih lanjut; e menilai prestasi kerja bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha berdasarkan hasil yang telah dicapai untuk dipergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karier; f menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, pedoman pelaksanaan dan petunjuk teknis serta
bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan bidang tugas Direktorat Kewaspadaan Nasional; g memberikan saran pertimbangan kepada Direktur Kewaspadaan Nasional tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil di bidang tugasnya; h mencari, mengumpulkan, menghimpun serta mengolah data dan informasi yang berhubungan dengan Direktorat Kewaspadaan Nasional; i menyiapkan bahan-bahan dalam rangka penyusunan kebijaksanaan, pedoman dan petunjuk teknis mengenai standar Direktorat Kewaspadaan Nasional; j menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan tugas Subbagian Tata Usaha dan menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pemecahan masalah; k melakukan pengurusan surat menyurat dengan cara:
mencatat surat masuk dan surat keluar dalam buku agenda dan kartu kendali;
mengajukan surat-surat masuk ke Direktur dan selanjutnya mendistribusikan serta mengendalikan ke pengolah sesuai dengan bidang tugas satuan kerja masing-masing dalam lingkungan Direktorat;
mengetik surat-surat keluar, mengkoreksi dan meminta tanda tangan, pemberian nomor dan pengiriman ke alamat yang dituju melalui Bagian Tata Usaha Sekretariat Direktorat Kesatuan Bangsa dan Politik;
mengadakan pemberkasan, penyimpanan dan penyusutan arsip sesuai dengan Tata Kearsipan. l melakukan kursus dan pelatihan Subbagian Tata Usaha dengan cara:
menginventarisasi tugas atau kegiatan Subbagian Tata Usaha berdasarkan hasil yang dicapai dalam jangka waktu satu tahun anggaran;
memprioritaskan tugas atau kegiatan ketatausahaan yang dianggap mendesak untuk diselesaikan. m melakukan inventarisasi kebutuhan alat-alat tulis dan peralatan kantor dalam lingkungan Direktorat Kewaspadaan Nasional dengan cara:
menghitung/memperkirakan kebutuhan alat-alat tulis dan peralatan kantor pada Direktorat Kewaspadaan Nasional selama satu tahun anggaran;
mencatat alat-alat kantor yang tidak dapat dipergunakan dan mengajukan surat untuk dapat diperbaiki atau diganti. n melakukan inventarisasi produk-produk yang telah dibuat dan dikeluarkan Direktorat Kewaspadaan Nasional dengan cara:
menghimpun dan membuat katalog produk-produk Direktorat Kewaspadaan Nasional;
mengelompokkan produk-produk Direktorat berdasarkan jenis dan tahun pembuatan. o melakukan hubungan kerja dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas ketatausahaan dengan cara saling tukar menukar informasi dan melakukan koordinasi/konsultasi secara fungsional dengan Bagian Perencanaan, Bagian Keuangan, Bagian Umum, serta Bagian Tata Usaha dalam lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal serta hubungan kerja dengan Subbagian Tata Usaha Direktorat dalam lingkungan Direktorat Jenderal Kesatuan Bangsa dan Politik; p melakukan perawatan/pemeliharaan barang-barang inventaris kantor yang dimanfaatkan dan menjadi tanggungjawab Direktorat dengan cara:
mengatur pemakaian/pemeliharaan barang-barang/peralatan dengan berpedoman kepada petunjuk pengoperasian serta memelihara daftar inventaris ruangan; dan
mengusulkan perbaikan, perawatan secara berkala, dan incidental bila keadaan darurat terhadap alat-alat, sarana operasional yang senantiasa siap pakai. q melakukan pengetikan dan penggandaan surat-surat dengan cara menggunakan komputer, mesin elektronik, mesin tik manual, foto copy dan mesin stensil; r menyiapkan surat perintahperjalanan dinas (SPPD) pejabat/pegawai dengan cara:
meminta data tugas, tujuan dan lamanya pejabat/pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas; dan
menghubungi Bagian Umum untuk memproses SPPD pejabat/pegawai yang diperintahkan melaksanakan perjalanan dinas.
s melakukan pembuatan daftar hadir pegawai dalam lingkungan Direktorat Kewaspadaan Nasional dengan cara:
setiap hari kerja melakukan absensi pegawai, mencatat sekaligus merekap jumlah yang masuk dan yang tidak masuk kerja berikut alasannya (cuti, izin, dan tanpa keterangan);
menyiapkan daftar hadir tersebut kepada Bagian Umum. t menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pelaksanaan rapat-rapat seminar, lokakarya di lingkungan Direktorat Kewaspadaan Nasional dengan cara:
menghubungi Subdirektorat yang melaksanakan kegiatan rapat seminar, lokakarya dan lain-lain, untuk membantu menyiapkan sarana tempat, kebutuhan ATK, konsumsi dan lain-lain;
menyiapkan dana yang diperlukan. u menyiapkan usulan mutasi pegawai dalam lingkungan Direktorat Kewaspadaan Nasional dengan cara:
meneruskan permohonan pindah pegawai;
menyiapkan surat pemberitahuan kepada Bagian Umum, bahwa pegawai/pejabat dalam lingkungan Direktorat Kewaspadaan Nasional sudah waktunya diusulkan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala;
memberitahukan kepada yang bersangkutan, sekaligus menyiapkan syarat-syarat administrasinya untuk mutasi dan promosi. v melakukan pengurusan hak dan kesejahteraan pegawai dalam lingkungan Direktorat Kewaspadaan Nasional dengan cara:
mengurus dan mengatur kerja lembur pegawai dan pembayarannya;
meneruskan permohonan permintaan atau penggantian kartu TASPEN dan ASKES kepada Bagian Umum; dan
meneruskan pengajuan permohonan cuti pegawai yang telah disetujui oleh atasan langsungnya kepada Bagian Umum dan menyampaikan cuti yang telah disetujui oleh Pimpinan kepada yang bersangkutan. w melakukan penyusunan laporan pelaksanaan tugas Subbagian Tata Usaha dengan cara:
mengumpulkan data dan bahan-bahan yang diperlukan;
menginventarisasi surat masuk dan surat keluar dan merekapitulasi, perhari, bulan dan tahun;
mengelompokkan jenis/macam surat dan naskah dinas, teleks dan lain-lain;
menyusun surat/naskah dinas yang masuk dan keluar bersangkutan dengan urutan tanggal, bulan dan tahun; dan
menyimpan dan menyusun serta mengklasifikasi kartu kendali. x membuat laporan pelaksanaan kegiatan Subbagian Tata Usaha sesuai dengan sumber data yang ada dan berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan untuk dipergunakan sebagai bahan masukan bagi atasan; dan y melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Direktorat Kewaspadaan Nasional, baik secara tertulis maupun lisan sesuai bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas Direktorat Kewaspadaan Nasional.