Peraturan Menteri Nomor 26 Tahun 2021 tentang PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DINAMIS KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Kearsipan adalah hal-hal yang berkaitan dengan Arsip. 3. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Kementerian dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 5. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 6. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Kementerian, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 7. Arsip Terjaga adalah Arsip negara berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 8. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Kementerian karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA. 9. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan yang meliputi kebijakan, pembinaan, pengawasan, dan pengelolaan Arsip dalam suatu sistem Kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lainnya. 10. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta Penyusutan Arsip. 11. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan kembali dan pemanfaatan Arsip.

12. Arsiparis adalah seorang pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan yang diangkat oleh pejabat yang berwenang di Kementerian.
13. Audit Kearsipan adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif dan profesional berdasarkan standar Kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan Penyelenggaraan Kearsipan.
14. Berita Acara Pemindahan Arsip adalah pernyataan yang menyatakan bahwa pada hari, tanggal, bulan, serta tahun yang telah ditentukan pada pernyataan tersebut terjadi Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.
15. Berita Acara Pemusnahan Arsip adalah pernyataan yang menyatakan bahwa pada hari, tanggal, bulan, serta tahun yang telah ditentukan pada pernyataan tersebut telah dilakukan Pemusnahan Arsip yang tercantum dalam daftar lampiran.
16. Berita Acara Penyerahan Arsip Statis adalah pernyataan yang menyatakan bahwa pada hari, tanggal, bulan, serta tahun yang telah ditentukan pada pernyataan tersebut telah dilakukan Penyerahan Arsip Statis dari Kementerian yang dikoordinasikan oleh Unit Kearsipan I kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA.
17. Berkas adalah himpunan Arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesamaan jenis kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah.
18. Sentral Arsip Aktif adalah tempat penyimpanan Arsip Aktif yang dirancang untuk penyimpanan Arsip secara efisien, efektif, dan aman.
19. Daftar Arsip adalah daftar yang mengidentifikasi Arsip yang dikelola, yang sekurang-kurangnya memberikan

informasi tentang nama Pencipta Arsip, nomor Arsip, kode Klasifikasi Arsip, uraian informasi/judul Arsip, kurun waktu, jumlah, dan keterangan. 20. Indeks adalah tanda pengenal Arsip atau judul Berkas Arsip yang berfungsi untuk membedakan antara Berkas Arsip yang satu dengan Berkas Arsip yang lain dan sebagai sarana bantu untuk memudahkan penemuan kembali Arsip. 21. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip. 22. Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan Arsip yang disusun secara logis dan sistematis berdasarkan kesamaan urusan kegiatan organisasi serta berfungsi sebagai pedoman pemberkasan dan penemuan kembali. 23. Klasifikasi Keamanan Arsip adalah pengkategorian/penggolongan Arsip Dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik, dan perseorangan. 24. Laporan Audit Kearsipan Internal yang selanjutnya disingkat LAKI adalah laporan yang disusun oleh Unit Kearsipan I berdasarkan hasil audit sistem Kearsipan internal dan/atau laporan hasil audit pengelolaan Arsip Aktif yang dilaksanakan di Kementerian. 25. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang Pengelolaan Arsip Dinamis. 26. Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar Kearsipan dengan Penyelenggaraan Kearsipan.

27. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara memindahkan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, Pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan Penyerahan Arsip Statis kepada lembaga Kearsipan.
28. Pemindahan Arsip Inaktif adalah kegiatan Penyusutan Arsip dengan cara Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan setelah retensi aktifnya habis berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.
29. Pemusnahan Arsip adalah kegiatan Penyusutan Arsip dengan cara Pemusnahan Arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna lagi berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, dan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
30. Penyerahan Arsip Statis adalah kegiatan Penyusutan Arsip dengan cara penyerahan Arsip Statis Kementerian kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA.
31. Program Kerja Pengawasan Kearsipan Internal Tahunan yang selanjutnya disingkat PKPKIT adalah rencana kegiatan Pengawasan Kearsipan internal Kementerian untuk jangka waktu satu tahun anggaran.
32. Sentral Arsip Inaktif adalah tempat penyimpanan Arsip Inaktif pada bangunan yang dirancang untuk penyimpanan Arsip.
33. Supervisi adalah peninjauan dan penilaian terhadap objek Supervisi untuk mengukur tingkat kualitas pelaksanaan kaidah-kaidah Kearsipan.
34. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Kementerian yang mempunyai tugas, fungsi, dan tanggung jawab dalam Penyelenggaraan Kearsipan.
35. Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang ketenagakerjaan.
36. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang ketenagakerjaan.

(1) Penyelenggaraan Kearsipan dinamis Kementerian dilaksanakan berdasarkan pedoman penyelenggaraan Kearsipan dinamis. (2) Pedoman penyelenggaraan Kearsipan dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. pendahuluan; b. organisasi Kearsipan; c. Klasifikasi Arsip; d. pemeliharaan Arsip Dinamis; e. program Arsip Vital; f. pengelolaan Arsip Terjaga; g. Penyusutan Arsip; h. alih media Arsip; i. pembinaan dan Pengawasan Kearsipan; dan j. penutup. (3) Pedoman penyelenggaraan Kerasipan dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 15 Tahun 2017 tentang Tata Kearsipan Kementerian Ketenagakerjaan (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2017 Nomor 1401), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 30 Desember 2021

MENTERI KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA,

ttd

IDA FAUZIYAH

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 31 Desember 2021

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

BENNY RIYANTO