Peraturan Menteri Nomor 26 Tahun 2013 tentang JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan :

1. Arsip Keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan pertanggungjawaban keuangan/fiskal sehubungan pelaksanaan kegiatan administrasi keuangan, meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan pertanggungjawaban.

2. Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral adalah jadwal retensi mengenai arsip kegiatan pengelolaan keuangan di lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yang berisi jenis arsip, retensi dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip keuangan di lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. www.djpp.kemenkumham.go.id

3. Penyusutan Arsip Keuangan adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan.

4. Jenis Arsip adalah kelompok dokumen yang diatur dalam suatu sistem pemberkasan tertentu atau dipertahankan sebagai satuan unit karena mereka tercipta dari kesamaan proses akumulasi dan pemberkasan, kesamaan aktivitas, memiliki bentuk khusus, atau karena beberapa keterkaitan erat lain yang muncul dari penerimaan, penciptaan atau penggunaannya.

5. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.

6. Retensi Arsip Aktif adalah jangka waktu penyimpanan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah terhitung sejak arsip diciptakan mulai diregistrasi hingga selesai diproses.

7. Retensi Arsip Inaktif adalah jangka waktu penyimpanan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/Pusat Arsip terhitung sejak habisnya masa retensi arsip aktif sampai nilaigunanya untuk kepentingan referensi berakhir.

(1) Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral digunakan sebagai pedoman setiap satuan organisasi di lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dalam Penyusutan Arsip Keuangan. (2) Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral memuat Jenis Arsip, Retensi Arsip, dan keterangan. (3) Ketentuan mengenai Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) memuat rekomendasi penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dipermanenkan atau dinilai kembali, yang ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. keterangan musnah ditetapkan apabila pada masa akhir Retensi Arsip tersebut tidak memiliki nilai guna lagi; b. keterangan permanen ditetapkan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder; dan c. keterangan dinilai kembali ditetapkan pada arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan sengketa hukum. www.djpp.kemenkumham.go.id

Penyusutan Arsip Keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dilakukan dengan cara : a. memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral; b. memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kaedah-kaedah kearsipan yang berlaku; c. menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA.

Setiap satuan organisasi di lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dalam melaksanakan kegiatan Penyusutan Arsip Keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) dan Pasal 4 wajib berkoordinasi dengan Sekretariat Jenderal Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sebagai Unit Pembina Kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 5 September 2013 MENTERI ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL REPUBLIK INDONESIA,

JERO WACIK

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 5 September 2013 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

AMIR SYAMSUDIN

www.djpp.kemenkumham.go.id