Peraturan Menteri Nomor 3 Tahun 2009 tentang JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan :

1. Arsip Kepegawaian adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara di Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral.

2. Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di lingkungan Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral adalah jadwal retensi mengenai arsip Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara yang berdinas di Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral.

3. Pegawai Negeri Sipil adalah Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dimaksud dalam UNDANG-UNDANG Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan UNDANG-UNDANG Nomor 43 Tahun 1999.

4. Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga Negara dan pejabat lainnya berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di lingkungan Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan Menteri ini yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Setiap satuan organisasi di lingkungan Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral dalam melaksanakan kegiatan Penyusutan Arsip Kepegawaian bagi Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara wajib berpedoman pada ketentuan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2. (2) Dalam melaksanakan kegiatan Penyusutan Arsip Kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib berkoordinasi dengan Sekretariat Jenderal Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral sebagai Unit Pembina Kearsipan Departemen.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 6 Februari 2009 MENTERI ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL REPUBLIK INDONESIA,

PURNOMO YUSGIANTORO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 6 Februari 2009 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ANDI MATTALATTA

AKTIF IN AKTIF 1 3 4 5 1 Formasi Pegawai a. 2 tahun, setelah tahun anggaran 2 tahun Musnah b. 2 tahun, setelah tahun anggaran 3 tahun Musnah c. 2 tahun, setelah tahun anggaran 3 tahun Musnah d. 2 tahun, setelah tahun anggaran 3 tahun Musnah 2 a. 2 tahun setelah semua diangkat PNS 2 tahun Musnah - Pengumuman - Seleksi Administrasi - Pemanggilan Peserta Test - Pelaksanaan Ujian Tertulis - Keputusan Hasil Ujian - Wawancara b. 2 tahun setelah semua diangkat PNS 2 tahun Musnah c. Berkas Lamaran yang tidak diterima 1 tahun setelah tahun anggaran - Musnah d. Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP - - Masuk berkas perseorangan e. Nota Usul Pengangkatan CPNS menjadi PNS 1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun Masuk berkas perseorangan f. 3 a 1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah - Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Izin - Laporan Kegiatan Pengembangan Diri b. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPL)/Sertifikat - - Masuk berkas perseorangan c. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP 3) 1 tahun setelah SK ditetapkan 3 tahun Musnah d. Daftar Usul Penetapan Angka Kredit 1 tahun anggaran berjalan 2 tahun Musnah, kecuali SK PAK masuk berkas perseorangan Penetapan Pengumuman Kelulusan SK CPNS/PNS Kolektif Pembinaan Karir Pegawai Dinilai kembali 2 tahun setelah petikan SK ditetapkan 3 tahun Diklat/Kursus/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Izin Belajar Pegawai JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL LAMPIRAN PERATURAN MENTERI ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL NOMOR : 03 Tahun 2009 TANGGAL : 6 Februari 2009 NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN KETERANGAN 2 Usulan dari unit kerja Usulan Permintaan Formasi kepada Menpan dan Ka BKN Persetujuan Menpan Penetapan Formasi Pengadaan Pegawai Proses Penerimaan Pegawai, meliputi:

e. Disiplin Pegawai 1 tahun anggaran berjalan 2 tahun Musnah - Daftar Hadir - Rekapitulasi Daftar Hadir f. Berkas Hukuman Disiplin 1 tahun anggaran berjalan 2 tahun Musnah, kecuali BAP & SK masuk berkas perseorangan g. Penghargaan dan Tanda Jasa 2 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah kecuali SK masuk berkas perseorangan 4 1 tahun setelah memperoleh keputusan tetap 5 tahun Dinilai kembali, kecuali SK penetapan masuk berkas perseorangan 5 a. 1 tahun, setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah, kecuali Nota dan SK masuk berkas perseorangan b. Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN - - Masuk berkas perseorangan c. - Surat Izin Pernikahan/Perceraian - Surat Penolakan Izin Pernikahan/Perceraian - Akta Nikah/Cerai - Akta Kelahiran Anak - Surat Keterangan Meninggal Dunia d. 1 tahun, setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah, kecuali Nota & SK masuk berkas perseorangan e. 1 tahun, setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan f. 1 tahun, setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah, kecuali Surat Persetujuan & SK masuk berkas perseorangan g. 2 tahun, setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah, kecuali Nota & SK masuk berkas perseorangan h. 1 tahun, setelah SK ditetapkan 5 tahun Musnah Alih Status, Pindah Instansi, Pindah Wilayah Kerja, Diperbantukan, Dipekerjakan, Penugasan Sementara, Pemindahan Sementara, Mutasi antar Unit Berkas Baperjakat Peninjauan Masa Kerja Mutasi Pegawai Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai Masuk berkas perseorangan Usul Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan Usul Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional Usul Penetapan Perubahan Data Dasar/Status/Kedudukan Hukum Pegawai Mutasi Keluarga - -

6 a. 2 tahun, setelah pelaksanaan 2 tahun Musnah kecuali SK masuk berkas perseorangan b. 1 tahun, setelah SK ditetapkan - Masuk berkas perseorangan c. 1 tahun, setelah pelaksanaan 2 tahun Musnah d. 1 tahun, setelah pelaksanaan 2 tahun Musnah e. Cuti di Luar Tanggungan Negara ( CLTN ) 3 tahun setelah pelaksanaan - Masuk berkas perseorangan f. 1 tahun, setelah identitas ditetapkan 2 tahun Musnah - Usul Penetapan Karpeg/KPE/Karis/Karsu - Keanggotaan Organisasi Profesi/Kedinasan - Laporan Pajak Penghasilan Pribadi (LP2P) - Keterangan Penerimaan Pembayaran Penghasilan Pegawai/KP4 g. 2 tahun - Musnah 7 a. 2 tahun - Musnah b. c. d. e. f. g. Berkas tentang Layanan Pengurusan Jenazah 8 Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pensiun 1 tahun, setelah SK ditetapkan 2 tahun Masuk berkas perseorangan 9 1 tahun, setelah memperoleh keputusan bersifat tetap 2 tahun setelah hak dan kewajibannya habis Dinilai kembali 10 1 tahun, setelah SK ditetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan Perselisihan/Sengketa Kepegawaian Administrasi Pegawai Surat Perintah Dinas/Surat Tugas Cuti Sakit, Cuti Bersalin, Cuti Tahunan Dokumentasi Identitas Pegawai Cuti Besar Cuti Alasan Penting Usul Pemberhentian dan Penetapan Pensiun Pegawai/Janda/Duda & PNS yang Tewas Berkas Kepegawaian & Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Berkas tentang Layanan Tabungan Perumahan Berkas tentang Layanan Bantuan Sosial Berkas tentang Layanan Pemeliharaan Kesehatan Pegawai Berkas tentang Layanan Asuransi Pegawai Berkas tentang Layanan Olahraga dan Rekreasi Berkas tentang Layanan Beras/Pakaian Dinas Kesejahteraan Pegawai

1 tahun, setelah berhenti/ pensiun 2 tahun, setelah hak Musnah, kecuali Pejabat Eselon I a. dan kewajiban habis dan Pejabat-pejabat lain yang b. secara individual ditentukan c. oleh Instansi dan PNS d. yang berjasa/terlibat e. peristiwa berskala f. Nasional g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. q. r. s. t. u. v. w. x. y. z. aa. Akta Kelahiran bb. Isian Formulir PUPNS cc. dd. Akta Nikah / Cerai SK Pengangkatan dalam atau Pemberhentian dari Jabatan Struktural/Fungsional SK Peninjauan Masa Kerja Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/Menduduki Jabatan/Surat Pernyataan Pelantikan Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN Hasil Pengujian Kesehatan SK Pengangkatan PNS SK Pengangkatan CPNS SK Kenaikan Pangkat Nota Penetapan NIP dan kelengkapannya Berkas Perseorangan Pegawai Negeri Sipil : Berita Acara Pemeriksaan SK Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS SK Perbantuan/Dipekerjakan diluar Instansi Induk SK Penarikan Kembali dari Perbantuan/ Dipekerjakan SK Pemberian Uang Tunggu SK Pemberhentian sebagai PNS SK Pembebasan Dari Jabatan Organik Karena Diangkat Sebagai Pejabat Negara. SK Pengalihan PNS Surat Keterangan Pernyataan Hilang Sk Pemberhentian Sementara SK Penggantian Nama Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran Surat Keterangan Kembalinya PNS Yang Dinyatakan Hilang SK Perpindahan Antar Instansi SK Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN) Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji PNS dan Jabatan Surat Izin Menjadi Anggota Parpol SK Perpindahan Wilayah Kerja

ee. 1 tahun, setelah berhenti/ pensiun 2 tahun, setelah hak Musnah, kecuali Pejabat Eselon I ff.

dan kewajiban habis dan Pejabat-pejabat lain yang gg. secara individual ditentukan hh. oleh Instansi dan PNS ii. yang berjasa/terlibat jj. peristiwa berskala kk. Nasional ll. mm. nn. Ijazah/Sertifikat oo. pp.

qq. rr. ss. 12 Berkas Perseorangan Pejabat Negara Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral 1 tahun setelah berhenti dari jabatan 2 tahun setelah hak dan kewajibannya habis Permanen 13 Berkas Perseorangan Pejabat Lainnya a. Staf Ahli Menteri 1 tahun setelah berhenti dari jabatan - Permanen 1 tahun setelah berhenti dari jabatan - Permanen 1 tahun setelah berhenti dari jabatan - Permanen Dicalonkan sebagai Kepala/Wakil Kepala Daerah Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus Surat Keterangan Meninggal Dunia Surat Keterangan Mutasi Keluarga SK Penempatan Pegawai SK Pengangkatan Pada Jabatan Di Luar Instansi Induk Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala Surat Tugas/Izin Belajar Dalam/Luar Negeri Keputusan PRESIDEN RI b. Staf Khusus Menteri c. Pejabat DESDM yang diangkat berdasarkan Keputusan Menteri ESDM/ SK Pensiun Surat Pertimbangan Status PNS SK Pengaktifan Kembali Sebagai PNS Surat izin Berpergian Ke Luar Negeri Surat Pernyataan Pengunduran Diri Dari Jabatan Organik Karena

MENTERI ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL,

PURNOMO YUSGIANTORO